采购流程内部控制的改进措施

【文章摘要】

在现代化的企业管理中，采购管理越来越受到人们的重视。本文提出了在采购流程内部控制的改进中找到关键点，并且将关键点逐一的进行改进，从而使企业的采购活动能下一个高效稳定的状态下运转。

【关键词】

采购管理；内部控制；关键点

1 采购流程内部控制措施的改进思路

作为一名采购管理者，在采购管理的过程中一般不会与采购物发生直接的接触，因此采购管理者要想直接地对采购物进行控制的难度很大，但是采购管理者可以通过对合同、资金及相关制度的合理把握来实现对采购的活动及物品的有效管理。

基于采购管理内部控制措施的改进思路，应该首先去解决关于采购合约的管理问题，进而在采购活动过程中去严格地控制采购流程中的关键点与关键内容，确保整个采购活动在一个顺利和高效的运转环境下运行。

2 采购流程中关键点的控制措施

在对采购流程进行内部控制时，应纵观整个采购流程的全局来选取其中的关键点，并加以控制，同时要突出强调采购流程制度化的管理思想。

采购流程中的应重点关注请购、订购、验收以及审计等环节。

2.1 请购环节的控制

众所周知，请购环节是企业里采购管理的起点也是重点，其中包括提出采购需求和描述采购需求两个部分，这两个部分主要的目的是要明确需要采购的物料或服务的特征、数量及时间。

当发生采购需求时，请购的部门要在规定的请购期由经办请购的人员依据库存管理的基准和请购的预算，并参考库存情况来开具请购单，并注明请购材料的名称、规格、数量、需求日期等，如果对请购品有特殊的工艺要求，还应当给予相应的注明，若有需要还应该附上工艺图纸等。

采购单应该进行系统的分类，把采购日期相同且是由同一供应商供应的物料，采购部门应该采用以一张采购单来采购的方式来出请购。当发生了紧急采购的情况时，请购的部门应该在请购单的说明栏中注明原因，并加盖“紧急”的公章。当然，这种紧急采购必须事先得到有关主管领导的许可，对由于紧急采购引起的各项额外的费用，也都应该详细地记入该请购部门的请购费用里。对于办公通用型采购的物料，应由采购管理部门按各个部门的月耗用及库存实际情况来填写请购单。

2.2 订购环节的控制

订购环节是采购整个流程的一个重要环节，包括供应商的评估与选择、采购价格的确定和采购条件的谈判、订购单的发送三个主要部分。订购环节值得注意的是，必须明确采购的权限设立，也就是说必须首先指派企业中非常熟悉市场的采购部门的采购人员来确定货源和控制订购的单据，而不是由企业的使用部门来确定。这里需要强调的是，控制购货订单的几个重要的方面。

（1）订货环节首先必须对定单进行恰当的编号，这是为了确保以后能够将定单完整地保存下来，以便企业的会计对所有购货定单进行记录和处理。

（2）当准备妥当定单时，就应该向供应商发出定单，但是在发出之前必须先由检查人员对定单的授权进行确认，以及检查订购单的有效性，以确保采购工作订购环节的有效性。

（3）检查工作之后，应该派人员对定单的编制过程和定单的内容进行复查，复查的内容包括订购的价格、数量和金额的计算等。订购的价格则需要根据以往的订购记录与订购经验来确定价格的真实性，以保证定单的正确性。

（4）在完成了办理订购手续后，应将办理好的定单一式三份，一份用于登记部门对请购单位进行登记工作，第二份回执给请购部门对购货定单的内容进行确认，第三份用于验收部门作为在收到货物时的验收的凭据的标准。

2.3 验收环节的控制

采购流程的验货环节主要包括两个部分，一个是根据的标准进行的催货部分另一个是在收到货物后，对货物进行验收的部分。值得注意的是，在企业中，在收到货物后对货物进行验收是必须的控制环节，但是验收这种事后控制的行为无法对可能发生的货物的短发、漏发、错发及货物品质问题起到有效的防范作用，所以应该采取一些措施来预防可能发生的事件，比如对定货前样品进行确认、定单跟踪、或派专人去供应商处对货物进行检查货物。

企业应该建立相应的处理制度，来对不合格品进行适当的处理。当遇到采购的货品达不到预先的要求的情况时，应该由采购部门组织会议，应包括检验部门、生产部门、管理部门及技术部门共同参加，并收集各部门的评审意见来决定下一步的处理方法，比如退货或者让步接收，还应该根据由这批货物给企业造成的损失的大小来决定是否保留这次供货的供应商的供货资格。

在收货过程中，必须依据之前提到的购货定单的副本作为验收的依据。根据检验的流程，检验部门人员对到货的物品进行抽样检验。验收的报告必须由专门的验收人员去填写并对验收报告进行编号，并对验收的报告的副本应该分送至财务部门、采购部门和质量部门。采购部门在这个环节中应该掌握货物的记录、供应商的信息、运送人员的信息和定单号码等。

在验收环节中，对于可能发生的事件应该有不同的处理方法去解决。比如当发生超过定单数量的进货时，验收人员请示有关领导，并得到相应的批准，才能够进行入库工作。但是如果在验收过程中发生了货物的短发、漏发和错发等情况，则验收员必须马上通知财务部门和采购部门的相关人员来及时的确保会计工作的处理和追货工作。

2.4 审计环节的控制

采购流程中的审计环节包括两个主要内容，即货款的支付工作和保证准确记录审计信息的工作，审计环节的是为了防止采购过程中出现的错误和舞弊问题的发生。采购的审计具体工作很复杂，比如确保采购业务的有效合法性、确保采购的货物的价格合理、确保核算采购成本正确性、确保采购记录真实性和完整性。整个审计工作关注的重点是完成采购工作后的凭证、采购程序和达到效益，工作的重点是确保公司的各种管理标准能够在各个部门中有效地执行。

审计环节的控制应该设计成对整个采购的全过程进行监督，并将监督的重点放在制定计划、订立合同、检验货物的验收质量和对于货款的支付四个环节上。另外，还应该提倡进行面向全体员工的全方位的监督行动，对于行政的监察、财务的审计工作、制度的考核工作中发生的舞弊现象给与坚决的打击。

【参考文献】

[1]陈娟 邵阳纺织机械有限责任公司采购管理研究 [学位论文]. 湖南大学，2004年.