刍议高职院校院长办公室接待

摘要：随着我国高职教育的蓬勃发展，高职院校接待任务日益频繁，各种接待已成院长办公室必不可少的日常工作。高职院校院长办公室人员只有不断地加强学习，见微知著，大处着眼，小处着手，才能全面提升接待水平，为学校的建设、发展添砖加瓦。

关键词：院长办公室接待

高职院校院长办公室接待是指院长办公室人员对来自上级、平级和其他相关组织的来宾进行接洽与招待，是一种有着公共关系职能的具体活动。接待工作的成功与否，直接反映出一个学校的工作作风和外在形象，也直接体现了院长办公室人员本身的素质、能力和形象。

1 接待工作的意义

1.1 可以使学校获得信息 院长办公室人员在日常接待中，会接触到各类人士，获得通过别的途径难以获得的信息。例如，接待上级领导或其他管理部门人员时，可以获得有关社会、政策、管理等方面的信息，可以辅助领导决策；接待兄弟院校参观考察，在为客人介绍经验的同时，也可以听到一些对自身有益的经验和教训，可以促进和完善本校的工作。

1.2 可以改善学校外部环境 得体的接待可以使学校与外界彼此之间建立信任，获得友谊，化解矛盾，消除误会；可以创造出和谐坦诚的合作气氛，树立良好的学校形象，争取更广泛的理解和支持，从而使学校处在一个融洽、积极、健康的社会关系之中，创造一个良好的外部环境。

1.3 可以使学校扩大对外影响 从某种意义上讲，院长办公室人员素质的优劣，反映出一个学校的精神面貌；正确的公关礼仪，代表着一个学校的群体形象，直接影响到来宾对学校的评价。热情、礼貌、耐心、细致的接待能使人有宾至如归的感觉，从而留下美好的印象。来宾则由此观察到学校认真严谨的工作作风，因而在无形之中也就提高了学校知名度，扩大了学校的影响力。

1.4 可以成为联系合作的桥梁 随着我国高职教育的蓬勃发展，学校与各级行政机关、企事业单位、行业组织及院校之间的联系日益频繁。各种评估、创建、检查、验收、校企合作、参观、访问、学术交流等接待已成为学校的日常事务，院长办公室则在其中起到了穿针引线、牵线搭桥的作用。

2 接待工作的原则

2.1 热情诚恳 热情诚恳的态度是人际交往成功的起点，也是待客之道的首要之点。热情、友好的言谈举止，会使来宾产生一种温暖、愉悦的感觉。因此，对于来访者，无论是来自上级机关，还是平级、下级单位，也无论其身份、职位、资历如何，都应诚恳热情，不卑不亢，落落大方，平等相待。

2.2 讲究礼仪 学校和院长办公室能否给来宾留下良好的印象，除了看学校本身的建设和发展水平外，院长办公室人员素质也是一个很重要的因素。因此在接待过程中，接待人员要注重接待礼仪，符合礼仪要求，操作规范标准，举止庄重大方，言谈热情文明，注意把握分寸和尺度。对来宾提出的任何问题或要求，都要作出热情、礼貌的回应。

2.3 细致周到 接待工作的内容往往具体而琐碎，常常涉及到学校许多部门和人员。这就要求院长办公室人员在接待工作中要开动脑筋，考虑周全，准备充分，把工作做到面面俱到、细致入微、有条不紊、善始善终，即工作要有章法，环环相扣，一丝不苟地办好每一件事。

2.4 按章办事 高职院校应参照《党政机关国内公务接待管理规定》，结合本校实际情况，制定具体而又有操作性的规章制度，使接待工作有章可循、有法可依。此外，还要加强监督，使接待工作公开化、透明化，防止在接待过程中滋生腐败行为，维护好学校领导及院长办公室的良好形象。

2.5 厉行节约 接待工作从某种意义上讲是一项消费活动，院长办公室人员要严格遵守学校有关规章制度，在接待活动中要注重勤俭节约。同时，针对不同的接待对象执行不同的接待标准。在餐饮、住宿方面，要精打细算，不大手大脚，不相互攀比。提倡用地方特色菜肴招待客人，既让客人了解当地的饮食文化，又要体现节约之精神，力争少花钱多办事，让学校领导和来宾都满意。

3 接待工作的流程

高职院校院长办公室接待主要包括上级领导检查指导工作，人才培养工作水平评估，国家示范（骨干）性高等职业院校创建、验收，同类院校参观交流，举办各类会议等。下面，以接待同类院校来访为例，简述接待工作的基本流程。

3.1 准备阶段

3.1.1 接到来访函或来访电话后，及时登记，送院长办公室主任签阅，再呈相关院领导审阅。

3.1.2 主动与对方联系，核实来访时间、来访目的、来宾姓名和职务、是否需要安排住宿等。

3.1.3 制订接待方案，确定接待规格。包括：①来宾姓名和职务；②参观交流的主要内容；③本校陪同人员姓名和职务；④日程安排；⑤双方联系人姓名和电话号码等。

3.1.4 根据来宾要求预定住宿宾馆。

3.1.5 搜集有关背景资料，为院领导准备发言材料。

3.1.6 准备具有本校元素或地方特色的小礼品、纪念品。

3.2 实施阶段

3.2.1 布置会议室。做好会议室卫生保洁工作和茶水供应；会议桌上放置主、客双方人员的座位卡、接待方案、学校简介、稿纸、铅笔等；检查会议室音响、笔记本电脑、投影机、空调机等设备能否正常使用。

3.2.2 在学校大门口或办公楼门前准备好LED欢迎屏或放置欢迎标语牌；通知来宾拟要参观的单位做好相关接待准备；通知宣传部门做好宣传报道工作等。

3.2.3 与对方联系人联系，随时了解其行程方位，并知其正确的行车路线，重要来宾需到高速路口、机场、车站、码头迎候。

3.2.4 来宾到达前，及时通知本校领导和陪同人员到办公楼前迎接。

3.2.5 参观交流结束后，引导来宾入住宾馆（也可在来宾到达时安排入住）。

3.2.6 做好宴请的安排工作，告知来宾和陪同人员宴请时间和地点；按照学校有关规定确定宴请标准，准备好酒水；重要来宾需准备好席卡。

3.2.7 来宾结束来访返程时，安排相关人员送行。

3.3 总结阶段 接待活动结束后，院长办公室要对整个活动进行认真全面的回顾，反思哪些方面客人比较满意，哪些方面还存在改进的空间，做好接待工作总结并会同相关资料一并存档。

参考文献：

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