人事档案管理在事业单位的问题及对策

一、事业单位人事档案管理存在的问题

（一）人事档案利用率低

人事档案的建立从根本来说就是为了提供管理者对个人信息的了解，而目前档案并没有被很好的运用。具体表现为重视保密工作，注重个人的隐私，而忽视了对其利用，即便进行了利用也只是小范围的，没有在管理上依靠档案的记录。这种对档案的管理却不利用的方式有违档案的目的，降低了档案的价值。

（二）思想上不够重视

人事档案作为幕后工作，很少人会了解它的工作内容，所以造成人们对档案工作的不够重视。首先档案拥有人不能接触到自己档案，使得他们忽视对档案流动时的管理工作，造成档案丢失。其次人事管理人员在进行考核时不注重利用档案，认为档案提供的资料少。在档案的登记上面，相关人员也没有认真对待，造成档案登记错误或者虚假信息，在一定程度上使人事人员难以凭借档案来进行人事管理工作。领导在管理时也是敷衍了事，没有对下层管理人员严格要求，把不出差错当成工作的目标。

（三）人员和档案不能很好的对接

由于事业单位流动性强，使得档案要不断跟随人员进行变动，而目前档案流动管理上存在一些问题，让档案与人员不能很好接合，让个人档案在一定时间内出现空白，这对一个人事业的记录有着很不好的影响。例如现在很多人有档案缺失的现象，原因是离职后进入另一家单位，在把档案调出的时候原有档案没有填写，使得这一部分的档案出现空白，而接受单位则不能很好了解此人在这一单位的表现情况和离职原因，这对他以后的发展有不利影响。有的人会把档案留在人才市场，在应聘某家单位后没有及时的提交档案，使得在这段时间内没有档案记录。随着市场经济的发展，人们更加容易变换单位，选择合适自己的工作，然而档案建设工作却不能满足这种快速发展的需求，造成人档分离现象时有发生，这对人才的培养是一大障碍。

（四）人事档案管理信息化应用低

随着信息技术的发展，电脑操作在办公中应用越来越广泛，而目前单位人事档案管理在信息技术上的运用却很少，使得人事档案管理上效率低下，有的管理人员对新技术有排斥的心理，认为信息技术并没有传统纸质记载安全，这不利于单位人事档案管理的进行。

二、事业单位人事档案管理的方法

（一）提高管理人员对档案管理的重视程度

人事档案管理的主要领导应带头加强对人事档案管理的重视程度，带头做好人事档案管理的记录工作，理解人事档案管理在单位人才升迁的必要性。在工作布置上应将人事档案管理列入单位工作要点，接受单位基层员工的反馈，从而更好地改进档案管理工作。定期要举行档案管理研讨会，探究适合的人事档案管理方案，制定短期和长期计划，让人事档案建设有据可依。对于工作中表现良好的档案管理员工要做好奖励工作，提高员工工作的积极性，让职工意识到档案管理也是一项不可或缺的任务。

（二）统一人员和档案的管理

在档案管理中改变目前的人档结合的局面，将各种人事单位的档案管理机构建立用人与管档相分离的人事档案管理体制。要改革现行“人档合一”的局面，单位、部门所有的人事档案管理机构的职能与劳务市场的档案管理机构相分离，将档案管理工作收回政府的统一管理，将事业单位的档案管理工作移交给政府机构有利于档案规范、统一的管理。在人事档案管理处设立非盈利性机构，为人员档案管理提供便捷。目前档案管理收费上还有一定问题，将来应改革为由政府全面负责档案管理资金问题，建立公立化的档案管理制度。

（三）加强档案管理信息化建设

事业单位人事管理应逐步采用信息化的管理方法，引进先进的档案管理软件，早日做到档案无纸化的建设，从而提高单位管理效率和档案的保存寿命。具体管理方面应做好档案数据库的建设，对档案记录能进行实时的更新管理，提高档案记录的真实性和准确性。将档案管理进行实时化记录的改革，档案登记上应能记录职工的工作表现、重大活动参与情况，还能记录员工的业绩、学历等情况，让人事管理人员通过档案能很好的判断一个人的真实情况。

（四）加强与人才市场的沟通

事业单位应主动地同人才管理机构进行沟通，进行档案管理的交流，吸取社会档案管理工作的优点，探究人才流动管理方面上的问题。在流动人员管理上应确保他们的档案中不会留下档案空白，让他们的工作生涯做到有据可依。

三、结语

事业单位人事档案作为人才管理重要的依据，在人才管理上起了很大作用，通过人事档案，人事管理人员可以了解到一个人的受教育情况、工作表现、取得的荣誉等方面，从而能够从各个方面对一个人做出综合的评判。但是目前事业单位人事档案管理上还存在着很多问题，如对其重要性认识不够，档案信息化程度太低，管理上存在这记录混乱或者记录错误的情况。人事档案伴随着一个人一生的信息，能够反映出他的工作能力、人格品行，通过档案记录也能规范一个人的行为，使其不敢做有违道德的事情，对社会的稳定也有一定的促进作用。

作者：刘宏妍 单位：河南省有色金属地质矿产局第二地质大队