对工程档案管理工作的几点体会

摘要：档案是工程单位工作的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，档案为单位事业发展提供了依据和条件。面对发展机遇，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，传统的档案管理工作中同时产生了问题和困难。加强档案采取有效措施，提高对档案重要性的认识，做好档案管理工作，实现档案工作自身价值，为发展和谐社会和经济建设提供服务，提升单位管理水平，以下谈谈我工作中的几点体会。

关键词：工程档案管理作用 工程档案建设 措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。

一、工程档案管理的作用

1.1档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用整个过程中直接形成的、必须进行整理立卷的、具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料，包括工程项目前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容，档案是单位工作的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。工程建设是单位不断发展的一项基础工作，按照工程建设规律收集、整理、保存起来的齐全、完整、准确、成套系统的档案资料，是工程管理人员、技术人员在工程项目建设活动中创造的知识成果，对提高单位发展水平，加强单位设施建设力度，增强单位整体档案管理工作合理化、规范化，发挥着重要的作用。

1.2工程项目是指在同一个计划任务书和总体设计内进行施工，由一个或几个单项工程组成，经济上实行统一核算，行政上有独立的组织形式的设施或建筑物，工程项目的特点，决定了档案具有技术含量强、系统成套性、原始记录性、完整准确性等特性，档案为工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用、等工作提供依据和凭证，是单位维权的依据，是工程项目的宝贵财富。档案工作是工程建设的组成部分，按照工程文件材料形成规律进行收集、分类、整理、鉴定、保存的档案资料，实行集中统一管理原则，为工程项目的实施提供档案利用服务，如在筹建一项工程项目的前期工作中，需要进行项目可行性研究、上报建议书、选址、土地规划等工作，必须查阅大量的过去和现在的档案资料，作为申报和编报材料的科学依据，在工程竣工验收阶段，更是需要工程全部档案资料作为验收工程质量的必备条件。所以，需加强工程档案管理工作，为提高工程管理水平发挥档案作用。

1.3档案记录了工程建设的全过程，真实反映了工程项目管理过程和工程实体的现实面貌，档案具有比工程实体本身更长久的寿命，规范、准确的档案是工程进行维修、管理、改扩建、使用的凭证和依据，如有时单位部门需要工程管线的具置，就到档案室查找相关工程竣工图，这时档案资料就发挥了方便、准确的服务功能。档案是工程质量的反映，工程档案管理纳入了工程质量管理体系中，工程质量关系到人员安全、财产保障、使用保证等方面，在工程建设中形成、积累的档案质量好坏控制了工程项目质量，工程人员根据档案规范工程技术管理手段、程序，对工程事故原因分析、认定责任、提出改进方法提供技术依据，通过档案质量管理，提高工程项目质量，随着国家经济建设快速发展，重点工程项目不断增多，提高对档案重要性的认识，齐抓共管，是新形势下档案管理的重要任务。

二、工程档案管理现存的问题

目前工程建设存在着重建设，轻档案，对工程档案缺乏足够的重视，使得工程档案资料不规范、齐全，甚至出现造假现象，同时档案管理人员大多没有参加专业知识训练，管理水平低，服务意识差，工作往往处于被动应付状态，从而大大影响了工程档案的质量。

2.1编制竣工图不规范或不编制竣工图

竣工图是建设工程档案的重要组成部分，是建设工程验收、改建、扩建、维护和管理的重要依据，也是城市规划、设计、施工、管理、抗灾和战备的依据。目前我省除少数重要的市政公用工程尚能编制竣工图外，很多县市的建设工程没有编制竣工图，或简单地以施工图代替竣工图，无法真实反映建设工程竣工后的实际情况。以施工蓝图改绘的竣工图存在着图面不清、变更内容.工作探讨.影响，报送的建设工程档案普遍存在着内容缺项、漏项，签章手续不齐，隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象，直接导致建设工程档案不能真实地反映现状和不能发挥应有的依据和凭证作用，以及无法查找利用等问题。

2.2不按时报送或不报送建设工程档案

在工程档案保证金被取消后，城建档案管理部门对工程竣工档案的报送很难控制，缺乏有效的约束机制，加之目前社会上对城建档案的作用认识不足，重建设、轻档案的现象普遍存在于建设工程各责任单位之中，即便是对建设工程档案有一定了解的单位，往往也存在着本单位产生的档案只属于本单位等错误思想，从而导致不按时报送，甚至根本不报送建设工程档案的后果。

2.3建设工程档案内容不全、数据不准、整理不规范

建设工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。由于种种因素把握建设工程档案的质量。其次，作为唯一对建设工程档案全过程实施监督、指导的城建档案管理部，又缺乏有效的监督措施，且不少城市还缺少素质较高的专业技术人员，导致建设工程档案质量不高，给城市规划、建设和管理带来了不利影响。

2.4产生问题原因

由于建设单位对工程档案工作的不重视，造成档案管理机制不健全，同时由于缺乏一套完整的管理体代化信息管理机制，使得工程档案管理落后，缺乏对工程建设的约束性。

因此，如何加强工程档案的科学管理，建立完善的科学管理体制，使之为城市建设发展提供完备、详实的软件资料，是当前市政工程档案管理的重要研究课题。

首先在于建设工程各责任单位的档案意识不强，普遍存在重实体建设、轻档案管理的现象;建设单位由于自身条件限制，不能有效地对建设工程档案的编制实行控制。施工单位单纯追求经济效益，缺少档案专业人员，忽视工程档案管理;而建设工程其他责任单位也往往只从自身需要出发，不愿从宏观上协助把握建设工程档案的质量。其次，作为唯一对建设工程档案全过程实施监督、指导的城建档案管理部，又缺乏有效的监督措施，且不少城市还缺少素质较高的专业技术人员，导致建设工程档案质量不高，给城市规划、建设和管理带来了不利影响。

三、对档案管理的几点建议

推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向，工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。

3.1 加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。

3.2加强人员培训，提高人员素质。由于工程建设的专业性和复杂性，档案人员的素质直接决定了建设工程档案质量的好坏，建立一支具有高度责任心、事业心、业务精、技术强的档案专业队伍至关重要。城建档案管理部门首先要加强对建设单位、施工单位的工程档案编制及管理人员的技术培训，提高他们的档案意识，重点讲解建设工程档案的归档范围、竣工图的编制方法、建设工程档案的分类及整理方法;其次，建设主管部门的档案管理人员也应加强自身建设，参加上岗培训，自觉钻研专业业务，胜任本职工作。

3.3 档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。

3.4成立城建档案服务中介机构。针对目前不少建设单位缺少档案专业人员，无力整理、编制合格的工程档案的现状，建设单位可聘请城建档案服务机构代为编制，实行有偿服务;城建档案服务中介机构应配合城建档案馆档案业务工作。这样既可满足部分建设单位的需要，又可弥补城建档案馆的经费不足。

四、结语

总之，要使工程档案工作有新的进展和突破，就要抓住当前有利时机，加强学习、不断改革创新，冲破原有的思路、模式，形成一整套新的档案思想、档案观念，才能适应档案事业的发展，并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献。

参考文献：

[1].夏燕玲. 档案信息化建设与档案管理的几点思考[J]. 云南档案, 2010,(03) .

[2].赵甲信. 关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J]. 陕西档案, 2008,(06)