从大地震看档案异地备份基地的建立

档案异地备份基地的选址原则

建立档案异地备份基地的目的是避开同一灾害对档案造成的破坏，所以备份基地应该选择于该灾害所波及的范围之外去建设，这样，才能对档案起到保护作用。因此，基地的选址应遵循以下原则：

1　不同地震带原则。哪些区域属于同一地震带，哪些区域才是不同的地震带?这对于档案部门来说或许比较陌生，因此，国家档案部门应该与地震部门合作，绘制出全国地震带示意图，并明确标注哪些区域的档案馆(或者档案备份基地)建筑应该达到哪一级防震标准，规定位于强震地区的档案馆，须将珍贵档案进行备份，异地存放于不同的地震带(或者弱震区域)的备份基地中。

2　不同流域原则。这主要是针对洪涝灾害而采取的措施。人类至今仅对洪水的一般规律有所了解，而对洪水的特殊规律却没有更多、更深的认识，还没有能力预测哪年哪月将发生特大洪水，无法事先作出防御特大洪水的准备，只能尽一切的努力去减少洪水造成的损失。一般地，同一流域内，如果上游发生洪涝灾害，下游就难以幸免，甚至损失可能更为严重，因而，档案备份基地应该建于不同的流域，这样才能有效地避开同一洪涝灾害对档案造成的破坏。

3　不同气候类型原则。建于与原档案馆不同气候类型区域的备份基地，可以避开同一气象灾害的袭击。我国南方与北方的气候就有很大的不同，两地档案馆的备份档案可以考虑互存，同样的道理，东部与西部的备份档案也可以考虑互为保管。

4　地理远缘原则。备份基地与原档案馆的距离相隔越远，二者的地质构造、水文、气候等方面的差异就越大，无论对地震、洪涝、冰雪等自然灾害，还是对火灾等突发性社会事件，都有很好的回避作用。

档案异地备份基地的建立方式

1　档案馆之间相互保存对方的备份档案。根据前面所述的几项选址原则，选择最合适的异地档案馆作为备份基地。这一方式最经济、最实用，也易于操作，只要各自将备份档案送到对方档案馆即可，前提是需要对方提供相应的档案库房。这样，既可有效地预防各种灾害，又可充分利用各个档案馆的信息资源，共建共享，互惠互利，最大限度地发挥档案的作用。

2　租借现有的其他建筑。若由于某些原因(如库房不足)没能利用异地档案馆建立备份基地的话，则可以租借其他部门的工作用房作为档案备份基地。这种做法同样比较简单易行。

3　在异地专门建造独立的档案备份基地。对于需要异地保存的珍贵档案数量较多、要求较高的备份基地，可以采用这一方式。选址时注意不要靠近容易发生滑坡的山体，并且远离江河、湖泊。此方式的优点是可以依照自己的实际情况去设计、建造最合适的备份基地，日后管理、操作的自由度大，可以充分满足自身保存备份档案的需要。其缺点是建设成本较高，开支较大，适于经济实力较强的档案馆采用。

异地备份基地保存的档案类别

档案异地备份基地由于受到库容等因素的影响，保存的档案数量受到限制，一般只用于存放重要的珍贵档案，主要有以下这些类别：

1　重要档案的缩微件。重要档案经缩微技术处理后，体积大大减小，有利于备份异地保存。同时，也有利于保护档案原件。

2　档案数字化文本。档案经过数字化加工后，不但方便异地保存，而且检索查阅时也变得非常快捷，可节省时间，提高效率。

3　重要档案的重份或者复制件。为了提高应对灾害的能力，防范各种冈险，各级档案馆在收集档案时应尽可能地多接收一些重份，将重要的重份或者复制件分别存放于多个不同的地方，特别是安全系数较低的电子文件，更要实行异地备份，以保障档案的安全。