新形势下高校档案管理目标的实现

摘 要: 新时期高校档案工作是一种复合型工作,随着高校事业的迅速发展,高校的档案管理工作也进入了一个新的阶段,应该明确定位,正视其现状,如何在新时期搞好档案管理工作,这给高校档案管理工作者提出了新的要求,高校档案管理工作如何应对新形势的各种挑战,是一个亟待解决的问题。

关键词: 高校档案管理工作 网络化建设 管理目标

现代信息技术的飞速发展把档案工作带入了自动化与网络化的新阶段,高校校园网的迅速完善给高校档案工作提出了严峻的挑战,也为高校档案馆网络化建设带来了难得的机遇。随着高校体制改革的不断深入,各项建设的不断推进,高校档案呈现出数量急剧增长、内容逐渐丰富、类型日趋复杂、利用范围日益扩大、作用日益明显、要求也日益提高的趋势。但面对入世后的新形势和新要求,高校档案管理应阔步改革,通过对基础设施,档案工作信息化、社会化和自身队伍等诸多方面的创新和建设,依据现代化的管理方式,不断挖掘和开阔生存和发展空间,进一步发挥高校档案在经济建设和社会发展中的重要作用。

一、新形势下加强高校档案管理工作的必要性

在自动化与网络化的新形势下加强高校档案管理工作的必要性要从三个方面进行分析。

1.从档案内容拓展的客观要求来看,只有加强档案管理,才能使档案工作与时俱进,提高到新水平。当今时代是信息化时代,计算机大量应用于高校管理,产生了大量的数字化文件,数字化档案信息资源与日俱增,与此同时,校园网的开通,网上学校的开办,远程教育的发展,以及入世后高等教育面临的来自国际上的竞争等,这些不仅极大地拓展了档案的内容,还为档案资料的收集、整理、贮存和使用带来了许多新情况和新问题,客观上要求必须加强高校的档案管理工作。

2.从目前高校档案工作中突出的薄弱环节来看,只有加强管理,才能使档案工作符合要求,走上规范。档案管理工作的基础和前提,是档案资料的收集和整理。目前高校档案工作中普遍存在的问题是人员的档案意识不强,从领导到教职工,对档案资料的收集、整理、建档、保管及使用的重要性,普遍缺乏认识,在实际工作中不能摆到正确的位置,结果是许多重要的工作,甚至有重大影响的教学科研成果,只依稀地存在于人们的记忆中,却找不到或难以找到主要历史资料,有的资料收集又过繁过多,缺乏整理,质量不高。这些情况,既不符合档案收集的基本要求,又严重影响到档案作用的发挥。只有加强教育,提高相关人员对档案的认识,坚决按照档案法规办事,才能使高校的档案管理工作走上规范化的轨道。

3.从档案管理工作的目的来看,只有加强档案管理工作,才能更好地发挥档案的功能和作用。档案是历史,但历史可以借鉴,我们重视档案工作,是因为档案可以作为今天和明天的历史。档案工作的目的,是为今天服务,为现实服务。但是相当多的高校档案工作者扮演的是保管员的角色,注重档案的管理,不注重服务,由于服务意识不强,许多高校的档案绝大多数被束之高阁,无人问津,档案的价值只体现在保存上,而不是体现在为学校各项工作服务上。在一些同志看来,档案工作做得好不好,主要是看其保存是否完整,而不是看其借阅的频率,不看其实际发挥作用的大小。只有加强档案管理工作,特别是加强服务意识,让档案工作主动为教学、科研和学校建设发展服务,才能凸显档案的功能和作用。

二、当前加强高校档案管理应努力的目标

1.集中管理。

所谓档案信息资源集中管理,就是统一业务领导、统一管理制度、统一分类方法,为各档案分室、档案的整合奠定基础。在信息化社会的今天,知识和信息已成为重要的战略资源。占有的资源越多,信息量越大越有利于自身的发展,因此,档案信息资源一定要全面整合,集中管理。随着高校合并和学校二级学院的增多,档案信息资源量急剧增加,很多高校都建有分档案室。因此,档案管理也应随之进行不断的完善和调整。

2.模块化管理。

高校档案管理工作也是一项系统工程,有其独特的管理模式。传统的档案和电子档案都应该将其纳入模块化管理,这样有利于提高管理水平和档案的利用价值。这种模块化的管理的方式,一方面可以通过档案管理软件的开发来实现,另一方面则可通过管理机制、管理方法、管理手段的创新来实现。模块化管理的结果将是档案管理人员在工作中能够较为方便地对档案进行归档、分类、数字化,既能提高档案管理工作的效率,又有利于实现档案管理的科学化、规范化,查询人员也能够较为快速地查找到自己想要索取的档案资料,从而大大节省人力和物力。

3.档案信息化。

档案信息化也就是加强档案信息化建设。办公自动化的快速发展,政府上网工程的实施,电子文件的形成和归档,信息共享与信息安全等问题,使得档案信息化日趋紧迫。就目前而言,档案信息化就是要加强电子文件和电子档案的管理,研究制定电子文件和电子档案管理规划,制定相关电子文件和电子档案管理办法与标准,加强档案管理软件的优化和推广。对有较高价值的图像、文本、音像、软件和科学数据等档案资料进行收集整理,并加以高质量的保管,实现知识增值,并提供在广域网上横向跨库的电子存取服务,实现档案管理的现代化、档案利用的网络化。

4.人员专业化。

新时期的高校档案工作者应该既懂档案学的专业知识,又懂电脑与网络知识,将二者有机地结合起来。按照国家的要求,档案工作者在新形势下应该是具有较强的政治素质、崭新的知识结构,视野开阔、思维敏捷、有创新能力。在《全国档案事业“十五计划”》中,也提出了“以岗位培训和继续教育为重点,着重抓好档案业务人员培训,全面推行持证上岗制定”的目标,以达到档案管理人员专业化的要求,并把精通档案专业知识、懂计算机、会外语的复合型人才作为培养重点,建立相应的培训体系,招揽高级自动化管理人才,提高他们的综合素质,增强他们对信息的管理、加工、合成、运用能力。

三、新形势下加强高校档案管理工作的对策

1.传统管理与现代管理相结合,更注重现代管理。

这里所说的现代管理,就是新形势下的档案电脑化管理。一方面,要将有价值的、应该长期保存的、可以公开的档案通过电脑和相配套的软件进行管理。另一方面,要将高校各部门产生、形成的电子文件或资料通过电脑进行分类处理,从而形成电子档案。要制定统一的规范和标准,对档案尤其是电子档案加强信息化管理。在电子档案管理过程中,一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响,采取有效措施进行保管。如把好质量关,多贮存一份;定期抽查、普查检测,加强病毒防范;适时转录、拷贝或迁移信息;重要信息采取再生性保护技术;完善有关电子文件的管理制度;提高计算机人员的操作水平,防止电子邮件信息的丢失。

2.管理与服务相结合,注重服务。

在知识经济时代,高校档案的服务功能应该逐渐完善。信息技术的快速发展,网上政府、远程教育的出现,越来越多的档案将直接通过网络为学校的发展服务。因此,档案工作者要在发挥“管好”档案职能的同时,更好地发挥“用好”档案的职能。要在保证真实、可靠的前提下,将有价值的、可以公开的学校相关信息通过一定的加工、处理后公之于众,加强对学校各项工作的宣传,提升档案的服务水平,变被动提供查阅为主动提供信息,提高档案的价值,使其发挥更大的作用。可以说,在高校里,更好地发挥档案的服务功能,就是要发挥其资源作用、凭证作用、宣传作用、教育作用。此外,要加强对档案管理的效果评估,将其作为检验档案管理效益和效率的基本依据,通过正式与非正式评估、内部与外部评估、事前事中和事后评估、量化与非量化评估相结合,达到有效配置资源、提高服务水平的目的。

3.业务学习与业务创新相结合,更注重业务创新。

创新在新时期的高校档案管理工作中显得尤为重要。档案工作者在系统地掌握档案学、管理学等相关知识的同时,要加强对计算机知识的学习和运用,特别是要在如何利用网络平台提升服务功能、拓展宣传手段上下功夫,培养具备应用与管理的复合型档案人才。在业务上,要把继承和创新有机地结合起来,对我们多年来形成的好传统、好做法坚持下去,同时面对变化的新形势、新情况,必须不断探索和总结新的实践经验,进行新的理论概括,使档案事业工作思路、工作对策和工作方法随着时代和实践的发展而发展。可以说,网络为档案工作者开辟了新的工作天地,同时也为人们提供了许多创新的机会。要将档案管理过程中的新的经验和好的方法加以总结,要学会用计算机网络开展档案工作研究,提高自己的业务水平。

总之,新形势下的高校档案管理工作,要充分利用网络的优势,与时俱进,成为学习与服务体系的一个重要组成部分,在激烈竞争中继续健康、平稳地向前发展。

参考文献:

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