云时代背景下的高校声像档案数字化管理

摘要：高校的声像档案是高等学校历史发展的结晶，是教学、科研、管理等多方面的长期积累，是高校宝贵的文化资源财富。信息技术日新月异的发展带来了各个领域的深刻变革，高校声像档案管理的数字化早已成为高校档案管理的主流趋势，尤其是近年来计算机云技术的广泛渗透，各类信息获取及服务领域全面进入了以“数据网络集中存储”为显著优势的“云时代”，为高校声像档案管理的收集、存储和使用提供了更多可能的技术手段，也为高校声像档案管理提供了更加集约化、规模化和专业化的信息技术整合平台，使高校声像档案有了更为便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于访问的存放位置，使高校声像档案管理全面走向智能化。本文通过对高校声像档案管理工作的主要瓶颈的分析，旨在探索云计算技术在声像档案管理中应用方向，并对云时代背景下高校声像档案数字化管理挑战提出相应应对策略。

关键词；高校声像档案；数字化；云时代

中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2016）27-0279-02

高校的声像档案是高等学校历史发展的结晶，通过画面、声音的生动内容，客观形象地记录和再现一个学校发展的历史面貌和各方面的情况，不仅是教学、科研、管理等多方面的长期积累，是高校宝贵的文化资源财富，更是高校未来发展战略制定的翔实依据。信息技术日新月异的发展带来了各个领域的深刻变革，高校声像档案管理的数字化早已成为高校档案管理的主流趋势，尤其是近年来计算机云技术的广泛渗透，各类信息获取及服务领域全面进入了以“数据网络集中存储”为显著优势的“云时代”，为高校声像档案管理的收集、存储和使用提供了更多可能的技术手段，也为高校声像档案管理提供了更加集约化、规模化和专业化的信息技术整合平台，使高校声像档案有了更为便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于访问的存放位置，使高校声像档案管理全面走向智能化。

1 高校声像档案管理工作的主要瓶颈

1.1 来源复杂 缺乏甄选机制

随着数码相机、摄像机技术的发展，特别是智能手机、移动互联网的广泛应用，微信、美拍、QQ空间、微博等自媒体平台的新兴和发展，使每位师生都有可能成为声像资料的来源，特别是在基层组织的活动中，档案部门往往处于被动地位，无法预先掌握活动信息，对拍摄者水平、声像资料的拍摄质量、保存条件都无法控制，更遑论控制声像档案的质量。在拍摄条件和拍摄水平良莠不齐的情况下所产生海量的声像数据面前，如何进行甄选显得尤为重要，但在实际的操作中，第一手资料的筛选主体是资料产生的部门还是档案管理部门都较为模糊，高校档案管理也没有明确的规范和筛选标准，缺乏完善甄选的机制，要么是简单的资料收集汇总，要么墨守于以往的个人工作经验。

另外，高校原有其他载体的声像档案如实体照片、录音磁带、录像带资料的数字化也是一项巨大的工程，也需要完善的甄选机制来进行甄选，对具有重大历史价值的声像档案进行无损数字化转换、修复、妥善保存和有效开发利用都是高校档案管理中亟待解决的问题。

1.2 归档模糊 检索效率低下

声像档案的归档范围较广，内容也较为繁杂，大多数高校档案管理部门没有明确的规范来界定归档范围和内容；档案的管理分类依循也各不相同，但原有的分类方法的滞后是当前比较突出的问题，无论是以时间为序或是以事件为题，还是以人物为主，单一线性的分类方法都无法满足日后工作的检索需要。

1.3 各自为政 存在共享盲区

学校的声像档案管理部门往往是重大活动和事件发生后的资料整理和汇总部门，事件策划和发生的主体部门有着更丰富和详尽的一手资料，有些生动活泼的画面往往因为不够严谨和严肃而被屏蔽在转交档案管理部门之前，而高校的管理和宣传都应紧跟时代潮流，顺应学生的实际需要，档案部门不仅要保存具有历史记录价值的声像资料，更要注意搜集这些反映时代潮流和思想风向的趣闻趣事，全方位的记录和再现师生的精神面貌。另外，在工作实践中发现，越是有价值的声像档案涉及重大的事件和重要人物，具有较高的观赏性和个人荣誉性，往往越难归档，更容易散落于资料档案发生当事人和当事部门。事件发生部门不知档案管理部门筛选和留存了哪些资料，档案管理部门也不了解当事部门实际的档案交接情况，造成了一定的信息不对称。加之因为检索效率的低下，其他相关部门在使用和查找资料往往不愿大费周章的查阅学校的档案，也免于沉溺浩瀚的资料翻阅查找，更乐于直接向当事人和当事部门索取。

2 云计算技术在高校声像档案数字化管理中的应用

云计算（cloud computing）是基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常基于互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。现阶段广为接受的是美国国家标准与技术研究院（NIST）定义：云计算是一种提供可用的、便捷的、按需的网络访问的模式， 通过进入可配置的计算资源共享池，快速获取包括网络、服务器、存储、应用软件、服务等资源。简而言之，云计算技术与以往IT技术相比较，其优势在于能够通过网络服务模式进行大规模的信息数据处理，对信息的获取、存储及服务实现集约化、规模化和专业化整合。

2.1 云计算技术在声像档案收集方面的作用

云技术在摄影摄像产业的广泛应用，云相机、云摄像机的出现无限地延伸了声像档案的信息量，声像资料的收集不再受相机、摄像机的存储能力所限，可以随意采集尽可能详尽的声像资料，通过这些终端设备所产生的声像文件可以即时直接上传至云服务器，也可以通过微信、百度云端等自媒体平台随时随地的分享，免去了以往活动或事件发生之后档案管理部门逐一向基层部门收集的繁琐，既简化了工作的流程，还将声像资料在收集和交接过程中的流失风险减小到最低程度。

2.2 云计算技术在声像档案存储方面的作用

目前，云存储的市场已形成一定规模，为企业和机构提供的信息服务也日臻成熟。建立高校声像档案的云存储平台与以往将照片、视频、音频文件汇总后刻录光盘的方法有着不可比拟的优越性。其一，多用户共享及共享的权限化。为基层部门开设低级用户，仅授权给基层文件上传、查看和编辑本部门文件的工作权限，档案管理部门只需将他们上传的声像文件进行分类筛选、归档即可；待基层有查找需求时，临时开通权限，既便于对声像档案的管理，又避免重要信息被删、误路径转移等误操作。其二，安全性高。云存储平台的专业的数据加密技术和防火墙设计以及多机房互备，最大可能地保证了声像档案的数据安全，比以往在光盘、移动硬盘、本地硬盘的存储方式更具专业和安全性。其三，协作机制简化工作流程。云存储平台不仅可以实现数据的快速传输，还可以通过档案留言的功能，来建立协同作业的机制，拥有留言权限的使用者可以留言让上传者或其他同事修改，也可组织组员讨论该档案是否有留存的必要和意义以及提出相应的修改和编辑方案；上传者也可以将声像档案的文字描述尽可能细致；一旦修改完成，上传者直接上传修改后文件，档案管理者即可收到消息提醒，实时了解工作进度，免去了以往通过电话、邮件进行通知、询问、文件传输、文件下载、再归档等一系列繁琐工作。

2.3 云计算技术在声像档案使用方面的作用

随着云计算技术的不断发展，云平台不仅是声像档案便捷、安全的存储平台，还是声像档案文件的初级处理平台。通过平台提供的对象存储 OSS 功能可以对图片进行格式转换、缩略图、剪裁、水印、缩放，对音视频转码等操作，档案管理者和上传者都无需掌握专业图像、音频、视频处理软件就可以将声像档案编辑为适当的格式和符合要求的样式和大小，更便于声像档案的使用。

云技术使海量的声像档案数据库中的检索操作变得容易，通过检索声像档案文件的关键字就能迅速地查找到相关的资料，再通过浏览缩略图或在线预览音视频文件，进行下一步的文件下载等操作，比起以往的声像档案检索方法在速度和准确性上有质的飞跃。

云平台的操作日志化，对于多成员共享和编辑的环境，实现了记录用户操作路径的功能，更易于纠正声像档案管理者和使用者的不规范操作，实现了声像档案从上传到使用的全程规范管理。

3 云时代背景下高校声像档案数字化管理的挑战及应对策略

云计算技术为高校的声像档案管理提供了便捷而安全的文件收集、存储平台，为提高声像档案管理效率和使用质量提供了有力的技术支持，也给声像档案管理带来新的挑战。网络文件传输的便捷也使知识产权保护、国家信息安全等相关领域的法规空白点突显，提高和增强档案管理的知识产权和保密意识是档案管理工作者首要任务。与其他职能部门协同，参与建立和完善相关制度法规也是业界同仁严肃思考的首要课题。

由于技术的发展，声像档案的数据安全性已有非常成熟的技术保证，但不时爆出服务商服务器被黑客攻陷造成客户数据外流的新闻，高级别机密文件的云存储安全问题仍然不容忽视。通过多服务器多重备份等技术手段数据的持久性尽管已如云技术平台服务商所标榜的99.99%，但仍有丢失损毁的风险存在，这就要求档案管理者认真筛选合作服务商，选择技术成熟、硬件设备优质、开发维护技术团队实力雄厚的服务商进行合作，多学习多考察，为声像档案管理做好客观技术保证。

云时代的到来为高校声像档案管理水平提供了高质量提升的契机，为档案管理提供了有力的技术支持和保证，所带来的挑战归根结底就是对档案管理人员素质提出的新要求，不仅要求档案管理者需要具备档案管理经验和信息技术的综合能力，还要求具备适应时展不断地学习能力，来处理和解决档案管理工作中信息的收集、归档、开发及挖掘各环节的管理瓶颈，应对不断涌现的技术难题，以先进科学的管理意识、与时俱进的管理手段和踏实稳健的工作态度来开创高校声像档案的新时代。

参考文献：

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