关于教学档案管理的几点思考

教学档案管理工作是教学管理中的一个重要环节，它贯穿教学活动始终，是衡量教学管理水平和教育质量的重要标志之一。我院是一所成人师范类高等院校，现有在籍学生4000余人。随着教育改革的不断深化和教育事业的迅速发展，逐年在扩大办学规划，增加了不少新专业、新课程。教学档案对加强教学研究、深化教学改革、提高教学质量、推广教学经验等方面都具有重要的作用。结合工作实际，就如何管理好教学档案，谈几点看法。

一、 教学档案概述

凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案，它是学校档案的重要组成部分。成人高校根据成人教育的特殊性，教学档案形成了自己特点：1．内容丰富。起点不一的多层次脱产、函授、业余等学历教育与各种培训班(岗位培训、校长培训)、研究生课程班、继续教育等非学历教育的办学形式，决定了成人高校教学档案的内容非常丰富。2．来源广泛。成人高校由于办学形式的多样化，使教学档案的来源十分广泛。有来自上级教育部门下发的政策性、指令性文件；与兄弟院校合作办学产生的材料；学校、分校、教务管理部门、招生部门产生的材料；还有来自教师在教学过程中，学生在学习过程中直接形成的各种材料。3．形式多样。成人高校教学档案不仅内容丰富，来源广泛，载体形式也呈多样化，除了单一的纸质外，还有照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等不同载体。

按照教学档案的特点并结合我院具体工作，我们有如下材料属于归档范围：1.在教学管理中形成的材料。如招生宣传方面的材料、各种与教学有关的制度规定、教师进修、培训材料、课堂教学、科研成果、课堂质量测评、教学评估、工作量统计、课程进度表、学生成绩单、毕业分配方案、毕业生调查表等。2.在教学实践活动中形成的材料。如教学大纲、教学计划、课程设置、教案、讲义、教学参考材料、自编教材、考试试卷、教育实习和社会实践材料、教师论文、优秀教学成果、各类获奖证书、出版著作、电子讲稿、幻灯片、教学录像、录音、照片、胶卷底片等与教学活动实践有关的材料。

二、畅通渠道，全面收集整理工作

这么多的材料，收集起来是很繁琐的。材料收集工作是整个档案管理工作中极为重要的环节，收集工作质量的好坏，及时与否，直接影响档案的再利用效果，甚至影响整个档案的管理水平。收集教学档案材料不是某个档案员自己能完成的，它涉及方方面面，牵扯教学工作的部门及人员，来源是分散的，但为了利用档案，就要求一定得集中保存。这就要求档案工作人员在认真负责的基础上，还要畅通教学部门与职能部门之间的相互关系，保证材料收集的准确、及时。要做到如下几个方面工作：一是发文与收文的收集。发文主要是指本单位向上级或下级单位发送的文件，要及时登记存档，传阅的要及时收回，借阅要有登记。二是协调相关部门，收集参加会议或培训带回的文件材料。这部分材料如果不及时收集，非常容易造成遗漏缺失。如参加国家教学工作会议、院校交流、教师培训等方面的材料。三是注意收集在教学实践活动中形成的其他材料。如学生参加实习及社会实践的影视图像资料、教师优秀课堂教学录像、领导视察题字题词、专业评估等。这些材料的形成都是非常宝贵的，重要的教学文件（如教师论文、专著、优秀教材等）除原稿外，要酌加副本，尽可能做到全方位的收集，为档案管理打下基础。

教育规模的发展壮大，使收集的教学档案范围和数量也增大了，光收集不整理，势必造成混乱和困难，也不能体现档案历史记录的特点，不能完整地反映教学活动的内在联系和本来面貌，影响档案的利用价值。因此，为了及时并系统整理档案，使之进一步科学化、条理化，必须进行基本的分类、组合、排列和编目，使之有规可循。

通常根据教学文件材料的形成规律及保持有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷，同一内容的文件材料数量多又可分别组成若干卷，也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少者按不同的内容分别组成簿卷。

三、做好教学档案管理工作的基本措施

为了最大效益发挥利用好教学档案，使之为教学研究及改革服务，应采取以下一些措施：

1．领导要重视。要把教学档案工作纳入教学工作计划并列入学校的议事日程，要重视档案工作的管理，尤其是实行微机化管理。

2．建立健全合理有效的教学档案工作制度，保证教学档案管理工作顺利发展，做到有法可依，有规可循。

3．各系部都要了解《档案法》，有档案意识，应设分管档案工作的兼职人员，统一管理好教学文件材料，按期向学校档案室办理移交。

4．努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，手工管理向现代化管理转变，逐步参加教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。

5．逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。

（作者单位：长春教育学院）

责编/齐鲁青