跨年度连续开发小区建设档案的管理

[摘要]本文从连云港市苍梧房地产开发的苍梧河滨花园工程的竣工备案验收全过程，由此想到如何搞好跨年度连续开发小区建设档案的管理，讲明城建档案建设的价值和意义，要求人们重视城建档案建设。

关键词】跨年度开发 备案验收城建档案 管理制度

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

连云港市苍梧房地产开发的苍梧河滨花园工程总计约30万平方米，分二次开发完成，第一次开发的主要是商住楼约25万平米，从2004年8月份的前期策划至最后的全部竣工备案验收、历时近6年时间，第二次开发约5万平米，从2010年10月至今刚通过验收，其建设周期之长，跨年度之多，为我公司史上第一次。在期间为了最后顺利地完成备案验收，档案的收集整理，花费了大量的时间，苍梧河滨花园是我市历史上首个2A级国家级康居示范小区，涉及规划、建设、环保、节能、市政配套、公安消防等一系列的档案资料，由于该工程历时时间较长，施工队伍较多、质量及档案资料收集要求较高，所以我们按照连云港市城建档案验收的规定逐条对照，积极联系城建档案馆、建设局、质监站，监理单位、设计单位、施工单位等，加强资料收集与管理，进行集中培训，个别教育的方式，使得最后的备案验收，得以顺利通过，并且因为资料收集的正确性与严谨性，使得在以后的物业维修中有据可依，及时地对照资料、图纸、图片等查明原因，减少了小区及业主的家庭损失，为今后的工程建设提供了宝贵的经验，正因为我们严格按照城建档案的要求，收集整理资料，才有力地保证了我们小区今天的舒适生活。同时也认识到，城建档案的重要价值及作用，拼弃了以往城建档案只是走形式，简单地收集资料的陋习，才能促进城建档案的健康发展，才能使城建档案工作真正地为人民服务，为社会主义建设服务。

该工程自开工以来，公司领导对档案工作非常重视，制定了完善的档案管理制度，将档案资料细分到位，每层综合收集整理，确保档案与工程同步、真实。为保证归档资料的质量要求，公司专门配置了电脑、打印机、复印扫描机、裁纸机、装订机、页码机、数码照相机、数码摄象机等设备和办公用品，使档案质量更加规范化。

工程档案在收集整理过程中严格按国家及连云港市地方标准要求执行。在市城建档案馆领导对该工程的大力支持和帮助下，在业主、监理和施工方领导对此工作的重视下，在本工程施工过程中，材料质保资料和检验试验资料完整，各类隐检、施工记录及各种功能试验资料齐全，并都是在业主、监理监督下随工程进度填写，签字手续齐全、字迹工整、内容完整、真实。做到资料与工程同步。该工程归档资料的形成已达到档案管理的规定和验收标准要求。

首先，为了更好的规范工程资料、文件、设计图纸的保管、发放和使用，根据公司档案资料及图纸数量的实际情况，本着为工程服务的原则，合理利用档案资源，达到施工、存档两不误的目的，我们特地制定了档案管理细则。

一、收集范围

从工程项目建议书始到工程竣工决算止所有与工程有关的，具有保存价值的文字、资料、图纸、图标、声像各种载体的文件材料等。

二、工程资料、档案的保管

1、认真贯彻执行《档案法》、《保密法》及公司的有关制度，严守公司档案管理制度和保密守则，保护公司的合法权益。

2、及时将收集的文件、资料、图纸等，整理分类，编写目录，装订成册，在保管过程中，严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。

3、归档的文件材料要完整、系统、准确。

4、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

5、做好档案的“防火、防盗、防潮、防虫、防尘”工作，档案柜必须加锁。

6、保存的工程档案每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

三、工程资料、档案借阅

1、有关单位查阅档案，应出示单位证明及本人证件，档案管理员要做好登记手续。

2、本单位职工查阅档案，档案管理员同样要做好查阅登记手续。

3、档案一般只供查阅，不予外借。如因工作需要确需外借，需经部门经理批准并约定归还日期，由管理员按期追还，需续借的要重新登记，借阅人应做好外借档案保管工作。

4、原件原则上不外借。

5、查阅、借用档案，应保证档案完好无损，严禁撕损、涂改、抽页、沾污（包括划线、画图等）档案资料。

6、允许复印的档案，应在登记时注明复印的名称和份数。

四、施工图纸的接收、登记

1）施工图纸从设计院出图审查后，先送到工程部档案室，档案管理员按设计合同规定接收设计院分发的施工图纸，准确核对后，按专业分类、编号，并将目录输入微机。

2）工程施工过程出现的变更文件等相关设计文件的内容必须先到档案室登记备案，由档案室登记发放。

五、施工图纸的发放、借阅

1）招标公司所需图纸，必须从档案室按借阅程序借出，招标结束后，3日内送还档案室，延期管理员要尽快督促还回。施工图纸的发放由管理员按中标通知书通知有关单位领取。

2）施工单位等部门的图纸接收人为公司负责人。

3）图纸发放由资料室办理发放手续，接收人核查无误后进行签字、领取。

4）对于已领取图纸的施工单位，不得再向档案室借阅该部分图纸。

5）公司其他科室需在资料室借阅的图纸，借用人在资料室进行借阅登记，由各自部门领导签字认可，借阅时间最长不得超过七天。

6）档案室存档的图纸原则上不予借出,特殊情况下如需借阅,经公司主管经理批准后,方可借阅。

7）图纸变更单执行上述规定。

六、作废图纸的处置

对施工中由于变更等原因而作废的图纸，资料室将新图纸报主管领导审查，由主管领导变更通知，资料室通知各使用部门将旧图纸交回资料室后，按领用程序重新领用新图纸。回收的作废图纸，按有关规定进行处理。

七、工程竣工后，根据建设局档案室及质检站有关的要求，由档案室对图纸、资料进行整理、移交、备案。

八、相关记录表式

1）收文登记表

2）发文登记表

3）借阅登记表

4）废图回收登记表

其次重视工程档案的现代化创新管理

一、落实项目档案领导责任制，建立健全工程档案管理组织和管理制度并监督有效运行 （1）统筹部署，完善体系制度。芜湖发电厂成立了由发电公司、工程公司芜湖项目部、各主要参建单位领导组成的档案管理领导小组。并按照统一领导、分级管理的原则，建立了由发电公司、工程公司芜湖项目部、监理单位及参建单位档案主管组成的档案管理网络。负责各职责范围内档案的收集、整理工作，并确保归档资料的完整性、真实性和准确性。芜湖发电厂和工程公司芜湖项目部以国家、行业有关档案管理规定为依据，结合项目档案的归档要求，以文件形式编制并联合下发了《工程档案管理实施细则》，规范了各参建单位的归档范围及职责要求，明确了移交档案的时间、数量和质量，对档案资料的形成和流向进行了追踪管理。 （2）建立现场办公制度。档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考性资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对工程档案业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与各参建单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子，得到各参建单位的好评。 （3）建立资料归档会签制度。工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。 拓宽新领域，扩大收集范围；对国家基建项目归档范围所规定的合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集范围，保证竣工档案的完整性、连续性，反映工程运作全过程。