浅论教学档案的作用和管理

教学档案是学校全部教学活动的真实记录，是教师教学活动、教学管理、教学研究和学生学习等形成的具有保存价值的文字、图表、音像等文件材料。教学档案有其自身的特点，并在学校的教育教学中发挥着重要作用，教学档案的管理工作也就引发了众多档案管理人员和教育教学管理人员的关注。

教学档案；作用；管理

学校档案是学校广大教职员工在教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学习等活动中形成的，具有保存、查考、利用价值的文字、图表和声像等多种形式、各类载体的原始记录，是全体师生员工智慧的结晶；学校档案形成于各个时期、各个方面，是反映学校历史面貌和发展轨迹的真实记录，是学校重要的信息资源，是历史的凭证，是学校的财富。

1.教学档案的内容

教学档案是指学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料总和。科学、系统、规范的教学档案既是高校教学规律的基本要求，也是衡量学校教学质量和管理的重要标志。

2.教学档案的特点

教学档案具有很强的专业性和多样性的特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，它记录这一实践活动的教学档案内容和载体也是十分庞杂的、形式也是多样的。它不仅除了纸质的教学计划、教学大纲、教材等外，还有录音、幻灯片、课件等记录材料。每个学校在专业设置、课程设置、教学内容、方法等方面各有各的不同之处，它的教学与教学管理活动是一种专业性极强的活动，其书面及其他形式也表现出不同学科教学活动与教学管理的专业性。

教学档案具有系统性和周期性的特点。它的内容结构本身具有系统性，教学档案产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中，涉及各教学实践层次和管理层次，是一个完整的有机体。每个新生入学到毕业离校整个过程中，都要系统的整理一系列完整的档案材料。教学档案的周期性表现为学期、学年、学制周期。在年度的划分主要以教学年度和学制年度进行管理，各个阶段共同构成完整的大循环周期，每届学生的培养过程就是一个教学周期。

教学档案还具有分散性和集中性的特点。由于教学业务活动和管理活动的分工，学校产生的教学材料往往会分散在各个教学部门，这就使得教学档案的产生部门得保存一定数量的档案，但必须按照统一性、集中性管理的原则，这就造成了学校、处室二级管理的局面，也就决定了学校教学档案管理的分散性与集中性并存的特点。

3.教学档案的作用

教学档案是加强学校思想政治工作不可缺少的宝贵资源。要发挥教学档案的作用，把教师平时在多项活动中的表现提供给学校领导，作为评估教师的依据，从而使学校领导在表彰或批评老师时不凭空臆断，使教师心悦诚服。

教学档案是提高师资水平的重要手段。每一位教师都有各自的教学方法，在教学过程中形成许多教学经验。这些教学经验和教学方法，都体现在教学档案中。利用教学档案，可以使新教师掌握教与学的方法，尽快地熟悉教学业务。

教学档案是评价学校管理水平、考核教师业务能力和职业道德的主要依据。学校领导和教育部门要经常注意检查、归纳和分析教学档案，既能从中发现一些问题，如学生的失学、失足、体罚学生等，又可以比较客观地评价学校的工作，从而总结经验教训，提高管理水平。同时根据教学档案记载的内容，还可以衡量教师的责任心、教学水平、分析判断能力和职业道德。

4.教学档案的有效管理

建立健全归档制度，确保教学档案的完整与安全。教学文件材料是由教与学两方面的文件材料转化而来的，其来源广泛而又分散，且绝大部分来源于从事教学第一线工作的教师和学生。由教学和学生本人撰写的文件材料，一般只有单份，不必经过任何收发渠道，也不要送交校系领导审查和登记，在没有收集之前，长期保存于教师和学生本人手中，极易散失。而且有些学校的档案部门还从未收集过这部分文件材料，即便进行收集，有很多老师也不愿意上交这部分材料。职能部门因工作需要，觉得归档后再用时找起来不方便，不愿及时将应归档的材料及时组卷归档，这样影响了教学档案的完整性，就使得教学档案很难发挥其应有的作用。因此，必须建立和健全教学档案的归档制度，这是做好教学档案管理工作的第一步。

5.运用现代化管理手段，加强教学档案数字化建设

档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，对学生成绩、教师业务档案等信息量大，经常查询利用应建立学生信息数据库和教师业务档案数据库对纸质的教学管理文件、教学计划、招生录取表等对其进行数字化，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。利用计算机技术存储、检索方便、便捷的在微机上直接查询和输出。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学校的教学改革和发展服务。

变被动服务为主动服务，实现教学档案效用最大化。档案管理人员明确档案工作人员既是专业人员，又是服务人员。在工作中取得广大利用者的信任，就要进行优质服务，充分利用大学中网络便利，把学生想知道的档案信息、毕业生论文等编制学生电子档案的形式开展服务使学生随时随地都可以在网上查询有关自己的信息，提高档案的利用率，对教学档案的内容分析研究，根据利用者需求编制参考资料，充分发挥教学档案的功能，服务教学第一线，以实现档案效用的最大化。

注重教学档案的材料整理，加强规范管理。教学档案档案建设是一项专业性强、涉及面广、工作量大的系统性工程，每一环节都必须遵循标准化、规范化进行管理，首先，要明确教学档案建设内容，制定档案建设目标标准，明确教学材料归档要求。其次，建立教学档案定期检查和抽查制度。对每个阶段确定不同的检点，发现问题及时解决。最后，对提交的原始材料及统计数据要一致，对归档文件要以件为单位进行科学有效的装订、分类、排列、编号、编目、装盒，归档文件应齐全完整，立卷时的选择应尽可能结合教学工作，做到档案边形成边收集。

随着教育事业的改革和发展，教学档案是学校办学的参谋，管好教学档案是档案工作者义不容辞的责任，档案管理人员和教育教学管理人员应充分认识到教学档案在学校教育教学中的重要意义，运用科学、规范的管理手段及现代化计算机网络信息技术，使教学档案真正成为学校教育教学工作的得力助手。

[1]杨新萍.学校档案管理与利用.山西档案，2009.S1

[2]杨 瑛.教育教学档案管理和利用.环球市场信息导报（理论），2011.07

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