GB/T1.1-2009在标准编制工作中的应用

GB/T1.1《标准化工作导则 第1部分:标准的结构和编写》规定了标准的结构、起草表述规则和编排格式,是支撑标准编制和修订工作的最基础的国家标准之一,是全国各行业在编写标准时应共同遵守的基础标准。国家标准化委员会2011年1月1日以后不再受理未按2009版GB/T1.1要求编写的国家标准报批稿以及行业标准的备案。因此,深入学习2009版GB/T1.1,及时掌握和贯彻标准的新要求,对规范我院军航标及企业标准的编写,提升标准编制水平,做好标准备案工作具有重要意义。

1 GB/T1.1-2009要素的新变化

GB/T1.1-2009规定一项标准典型的结构按顺序由封面、目次、前言、引言、正文、附录、参考文献和索引等要素组成。正文部分包含标准名称、范围、规范性引用文件、术语和定义、符号、代号和缩略语、要求、分类、标记和编码。上述各要素的新变化如下。

1.1 封面

新标准规定国家标准和行业标准的封面都应有英文译名。此外国家标准的机构改为由“中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会联合”。

1.2 目次

明确了目次中一律不列不带标题的条和“术语和定义”一章中的术语。此外,目次的编排格式改为递缩排列,这是此次目次的最大变化之出。

1.3 前言

对于系列标准,应首先说明整个系列编准的结构。起草规则说明“本标准按照GB/T 1.1起草”。此外,不需要对标准的附录是规范性附录还是资料性附录进行说明,还可省略标准的提出单位。

1.4 引言

引言给出标准技术内容的特殊信息或说明,以及编制或修订该标准的原因,写标准自身的有关信息。2009版GB/T1.1对引言的规定与2000版相比变化不大。所需注意的是如果标准中某些技术问题涉及专利,应在引言中给出相关信息。此外,引言的内容可以分条叙述,但对条的编号有特殊规定,应为0.1、0.2、0.3……,以此类推。

1.5 标准名称

标准名称,通常由引导要素、主题要素和补充要素三部分组成,主题要素不可缺少。起草标准名称时应注意以下几点。

(1)应明确的表示出标准的主题,使之与其他标准相区分。

(2)应简练,不涉及不必要的细节,必要的补充说明应在范围中给出。

(3)2009版GB/T1.1不允许以“……标准”作为标准的名称。

(4)2009版GB/T1.1规定,标准名称含有“规范”时,标准中应有要求要素及相应的验证方法;标准名称含有“规程”时,标准中的规定一般都是推荐性和建议性的;标准名称含有“指南”时,标准中则不应含有要求性的条款。

1.6 范围

范围为必备要素,位于正文的起始位置。范围的编写应力求简洁,要使范围能起到“内容提要”的作用。因此,范围一章应高度提炼所要表达的所有内容,既要说明主题范围,使标准使用者明确标准的主题内容,又要说明适用范围,指明标准的适用界限。通常表述形式为“本标准规定了……”,“本标准适用于……”。当然,必要时也可界定不适用范围“本标准不适用于……”。此外,2009版GB/T1.1中规定:可以在范围之前以“重要提示”或“警告”开头,用黑体字给出相关特殊内容。

1.7 规范性引用文件

此部分修订内容较多。首先简练规范性引用文件的引导语。其次增加了对“凡可在线获得的文件,提供访问路径”的规定。第三,起草标准时参考的、未在正文中被引用的文件不要列入规范性引用文件中。应列入“参考文献”一章中。最后,所引用的文件应该是可公开获得的文件,如国际标准,国家标准,行业标准等。不允许引用我国正在起草的标准各阶段的草案。

1.8 术语和定义

术语和定义给出了为理解标准中某些术语所必需的定义。2009版GB/T1.1将2000版的附录Ｃ“术语和定义的起草和表述”删掉了,将有关内容放到了正文中,并对引导语做了修改,由“……适用于本标准”改为“……适用于本文件”。

1.9 符号、代号和缩略语

2009版GB/T1.1中,此部分内容变化不大。一是将2000版中“符号和缩略语”一章的名字改为“符号、代号和缩略语”,增加了“代号”一项。二是删除了“符号、图形符号及标志的起草和编写见GB/T20001.2”这一重复性规定。

1.10 要求

删除了对产品标准中对“抽样”及“试验方法”的要求。增加了技术要素选择的三个原则:目的性、性能性和可证实性。

此外在表述要求时,不可避免要使用助动词,以区分不同类型的条款。标准规定的助动词的类型有要求型(应、不应)、推荐型(宜、不宜)、允许型(可、不必)、能力型(能、不能)和可能性型(可能、不可能)五种。在表述时,应选用恰当的助动词,避免混乱使用带来的标准执行上的麻烦。

1.11 附录

附录是标准层次的表现形式之一。为了合理地安排标准的整体结构,突出标准的主要技术内容,也为了方便标准使用者对标准中部分技术内容的进一步理解,常常使用附录。附录分为规范性附录和资料性附录。规范性附录属主体内容可含要求、推荐和陈述等条款。资料性附录属附加要素,只能提供有助于标准的理解和使用的附加信息。附录的性质由提及它的条款来决定,不是由其他因素决定的。

2 贯彻GB/T1.1-2009的建议

2.1 加强学习交流和培训

技术标准的编写是一项严肃而艰巨的工作,GB/T1.1被称之为“编写标准的标准”,不但在标准结构方面对标准编写做出了详细规定,其标准文本本身就是标准样本的典范。贯彻标准的前提在于正确、深入的理解标准。因此,我院应该重视对GB/T1.1的学习,充分理解标准所规定的各项要求,加强对有关技术人员的培训,落实好标准的宣贯工作,以不断地提高和改进技术标准的编写质量。

2.2 开发专用标准编制软件

虽然GB/T1.1对标准的编排格式做出了具体明确规定,但是有关人员在起草标准时往往在忽视编排要求,或者花费较大精力进行标准编排审查。因此,建议充分利用计算机技术,按照2009版GB/T1.1的要求,将标准的各个要素以及字体字号、字符间距等一次性输入,使之模块化,成为共享资源。在编写标准时,直接调出使用,保证标准格式的一致性,提高标准的编写质量和效率。