办一场媒体Open-Day

Open-Day(开放日)这种原本流行于西方企业的做法，越来越受到国内企业的效仿。近年来，为与媒体建立长期、稳定的良性关系，一些国内企业举办了各种形式的媒体Open-Day。如“xx星期三”、“xx龙门阵”，不一而足。笔者将以自己公司举办的媒体Open-Day为例，做一个简要的演示和分析，并总结出媒体Open-Day的制胜之道。

控制规模和预算。提交活动方案时，负责消费市场与负责供应商、渠道的两位公关经理出现了分歧。究其原因在于，我们希望在Open-Day中邀请的媒体记者比较多，不但有行业内和行业外的记者，而且还有平面媒体和网络媒体的记者。这两位公关经理从各自岗位出发，对活动有着不同的理解和预期。

作为公关经理，我们不要指望仅倚靠一场大而全的媒体Open-Day，就能将企业的信息全面传播出去。其实，参与媒体的数量越多，场面失控的风险就越大，相应的传播效果就越差。我们最终的解决方案是分别举办面对消费市场和供应商，渠道市场的媒体Open―Day。这样做不但可以控制活动的规模和预算，而且还可以实现资源共享。

换位思考。也就是说，公关经理要站在媒体的角度来设计活动环节。从两位公关经理提交的活动方案来看，负责供应商，渠道的公关经理设计的方案更体现了换位思考的原则。这位公关经理针对网络媒体互动性强的特点，设计了PPT讲演、Q&A、Free Talk等互动环节，并且使每一个步骤都处在可控状态。而负责消费市场的公关经理不仅没有很好地考虑到平面媒体记者偏好专访的特点，在同一个环节内设置的内容比较复杂。相对来说，在Q&A环节中，平面媒体记者的问答热烈程度远不及网络媒体的记者，所以我们要认真对待媒体的差异性。

重视Q&A设计。Q&A是媒体Open-Day的核心部分，公关经理必须要保证Q&A环节在不冷场的情况下，将公司重要信息传递出来。在此类活动中，公关经理通常会提前收集记者感兴趣的问题，并且帮助企业领导提前准备好这些问题的答案。当然，媒体不可能完全照本宣科，他们有时还会问出那些非常尖锐，而又不适合的问题，这就要求公关经理要有很强的现场掌控能力，对于一些问题的适当引导和转移非常必要，譬如答非所问、声东击西、避重就轻等等。

赢得高层支持。随时和公司的高层保持沟通顺畅，让他们支持媒体Open-Day，并积极参与到活动中来。公关经理必须提前掌握相关领导的活动安排，并及时告知他们活动的时间。此外，务必要确认是否要为发言领导准备发言稿或者对媒体关注问题做一个初步的提纲。

细心安排茶歇。媒体Open-Day最初的茶歇点心还包括奶油慕司和三文鱼汉堡，但是后来我们决定将奶油慕司换成手指饼干，因为邀请的媒体记者大部分都是年过四旬的中年男性，手指饼干更适合他们的口味。此外，我们还把三文鱼汉堡换成果茶，因为三文鱼汉堡需要在制作后马上食用，否则美味尽失。

选择时间。在确定媒体Open-Day的日期时，公关经理需要仔细斟酌。笔者曾经就遇到几家公司活动“撞车”的情况，原定出席的媒体记者多有变动。所以公关经理要关注是否有重大社会新闻发生，是否有知名企业的活动举办，遇到节日自然更要避开。如果多家活动的新闻在同一个时段进行传播，那么就会互相削弱，互相影响，企业的活动效果自然就大打折扣。通常，各家媒体都会在周一开会布置一周的工作，周五准备周末的活动，所以基本只有星期二、三、四合适。而且选择下午举行要比上午效果好。

对于媒体Open-Day，我们的观点是与其苛求做到100分，还不如先保证做到99分，认真总结每一场活动经验，并在下一场活动中实现提升，才是真正的公关之道。