浅议加强企业人事档案的规范化管理

摘要：本文指出了新时期企业人事档案管理的特点与新问题：企业人事档案管理意识比较淡化，管理制度不健全；企业人事档案管理缺乏专职人员，管理不规范；企业人事档案管理内容不充分，管理模式比较滞后。提出加强企业人事档案管理的规范化措施：提高企业人事档案管理制度的规范化、提高企业人事档案管理的信息化、完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平。因此，本文的研究有助于推动企业人事档案管理的规范化、现代化以及信息化建设。

关键词：企业；人事档案；规范化；管理

中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：

一 引言

当前，企业的人事档案管理对于现代企业的科学化管理具有重要的作用。人事档案能够详细记录个人的学历、技能以及工作经历等信息，这样可以让企业对于人才培养与选拔有了资料基础。人力资源部门可以更全面掌握员工的能力特长，为企业的发展发挥充分的价值。企业的人事档案管理能够提高人力资源管理的规范性，更好地发挥企业员工的才能。因此，企业要加强对人事档案管理的规范化，形成成熟的管理模式。然而，一些企业对人事档案管理缺乏规范化管理，没有建立完善的人事档案的管理制度，对该项工作也没有较强的管理意识，认为该项工作不能直接创造经济效益，对其投入的资源和精力也比较少，企业的人事档案管理信息化建设比较落后，人事档案的保存、转递的安全性、员工信息的健全性，都存在管理的不规范问题。这些都阻碍了企业人事档案的规范化管理进程，也抑制了人事档案管理的职能发挥。

二 新时期企业人事档案管理的特点与新问题

（一）企业人事档案管理的特点

企业人事档案管理重点就是要将员工的相关岗位信息资料进行全面收集，为开展人力资源管理奠定基础，因此，企业人事档案管理就具有长期性和累积性特点。它是根据企业员工的个人职业经历、工作能力以及岗位培训进行的资料整理，能够客观反映员工的职业经历。企业员工的人事档案的收集整理要依靠相关部门共同协作完成。企业人事档案管理的工作负担比较重，要对企业全体员工进行职业信息的长期动态化记录，这样不断进行信息的收集整理、归档等工作。同时，还要对人事档案的转接和归档等工作进行记录。信息化社会要求企业人事档案管理必须进行变革，仅仅依靠手工记录已经不能满足人事档案管理的需要，企业人事档案管理的信息化成为时展的客观要求。

（二）新时期企业人事档案管理的新问题

随着市场经济的不断完善，企业作为经济主体，参与的市场经济竞争更为充分。这样带给企业员工的工作岗位变动和企业人才流动十分频繁，也给企业人事档案管理带来了难度。企业人事档案管理在员工的流动管理、人力资源优化配置、人才培养规划以及岗位绩效考核等方面，都面临着挑战。企业人事档案管理必须解决好信息化管理和提高工作效率等问题。

首先，企业人事档案管理意识比较淡化，管理制度不健全。在市场经济环境背景下，企业的人事档案更多地服务于企业自身的发展和调配人力资源，也帮助企业员工能够更好地进行流动，使员工能够在合适的岗位上面发挥自己的价值。但是，一些企业还没有意识到人事档案管理的重要性，没有给予管理上应有的重要地位。对于企业人事档案管理还存在沿用陈旧的管理制度，没有根据社会和企业的发展进行制度完善，这样就滞后于企业和员工的发展实际，造成了企业人事档案管理的粗放化。缺乏现代管理与信息化管理的工作内容与工作方法。

其次，企业人事档案管理缺乏专职人员，管理不规范。一些企业为了能够节约人力成本，因此将人事档案管理工作分派给相关部门进行兼职管理，没有专职人员进行管理，造成了人事档案管理的非专业化和非规范化。这样也使得企业的发展远远快于相应的配套人事档案管理，人事档案管理处于混乱状态、没有专业人员对档案进行科学管理，相关管理人员缺乏责任意识，不能严格按照档案人事管理制度进行管理，造成了档案查找困难等问题。

最后，企业人事档案管理内容不充分，管理模式比较滞后。根据一些企业的管理现状，这些企业的人事档案管理成为内向型的，封闭的管理模式。由于一些企业的人事档案管理内容方面，沿用的是传统人事档案管理内容，缺乏与市场经济相适应的内容，例如：缺乏具有人文关怀的档案信息，个人健康类档案、诚信类档案、动态业绩档案等。这样就不能准确地对员工进行任用选拔与绩效考核，也不利于建立规范化的人事档案信息管理系统。企业的人事档案管理模式在实际运用中，还缺乏创新使用人事档案管理现代化、智能化、数据化的管理。

三 加强企业人事档案管理的规范化措施

（一）提高企业人事档案管理制度的规范化

企业人事档案管理必须健全相关的管理制度，促使其得到规范化管理，才能为企业的发展提供真实可靠的档案信息资源。要能够保护好档案资料的安全性，同时带动人事档案管理信息的发展。企业人事档案管理制度的规范化还应体现在人事档案材料文体要统一、装订整齐、书写规范、管理规范等方面。企业要不断对人事档案管理的规章制度进行完善，学习和创新应用人事档案管理的规范化理论与方法，为企业的人事档案管理创新奠定基础。

（二）提高企业人事档案管理的信息化

由于社会发展的不断细化，对于企业的人事档案管理就应加强现代化、规范化和标准化管理工作。企业要建立人事档案的数据库、管理系统等，通过规范化的管理工作贯穿人事档案管理的全流程，奠定了人事档案载体标准、格式标准、管理标准体系的建立与完善。在网络时代，档案管理的信息化十分重要，解决了档案管理遇到地域制约，提高了时效性，为企业的相关部门实现了档案信息高度共享。这也有利于人事档案管理人员减轻了重复性和简单性的操作，使他们能够有更多的精力进行人事档案资源的开发与利用。

（三）完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平

根据市场经济宏观发展状况和企业微观发展的实际需要，要完善企业人事档案的管理内容，增强管理人员的专业化管理水平，这样才能满足企业人才流动和人力资源合理优化配置的要求。对于企业急需的人才录用选拔方面，人事档案信息要提供员工的科研成果、专利技术材料；业绩考核、健康状况检查等，这样才能准确反映员工的工作能力与综合素质。另外，企业应加强对人事档案管理人员的培养与培训，提高相关管理人员的档案管理专业化水平与能力。增强他们的工作职责意识，合理运用先进的管理方法，规范化操作人事档案业务与流程，确保人事档案管理的完整、机密和安全。

四 结论

通过对加强企业人事档案的规范化管理，得出新形势下企业的人事档案要实现科学化和信息化管理，这样才能发挥企业人事档案管理的功能，开发和利用好档案资源，为进一步完善企业的人事管理发挥作用，使企业在人才任用上提供服务价值，也使得企业的人事档案管理能够动态化地适应企业的发展。企业要加强信息化档案管理建设，投入更多的资金、设备和资源用于人事档案管理信息的数字化、网络化。企业还应重点关注人事档案管理的安全问题，要提高相关管理人员的网络安全意识，加强人事档案管理的审查与管理制度；升级人事档案信息化管理技术，确保企业人事档案管理的规范化与安全性。

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