强大的文档管理软件:文档大师

老师们在日常教学中接触最多的应该是文档，大家可能都会碰到这样的问题，就是每教一届学生，总会保存一些比较重要、实用的好文档，当时或许各种信息都已保存并整理好了，但过几年后却发现，这些保存好的文档在下一届学生需要使用它的时候却怎么也找不到了。这时又得花费很多时间在网上或其他地方寻找新的资料。如何解决这个问题呢？除了要养成良好的收集并整理文档的习惯外，我们还可以利用一些文档管理工具进行文档管理。具有文档管理功能的软件很多，但多数软件在教学中应用的效果并不理想，而文档大师恰是其中适合教师使用的为数不多的一款软件。

文档大师的主要功能及特点

文档大师是由福州针式软件公司自主研发的一款软件。它有近10年的历史了，原名叫针式PKM，是一款专业的个人文档管理软件，它以个人知识管理理念为指导，能显著提高工作效率。安装好软件（官方下载地址：http：///）后，便能持续更新，有免费版和专业版之分，最新版为20150820。打开软件后的界面如图1所示。

界面操作简洁明了，布局为普通的Windows窗口设计布局，有点像Windows中的资源管理器，左侧是文件夹树窗口，中间是文档显示窗口，右侧是文件预览窗口，上方为菜单栏。

文档大师有以下的主要功能和特点：①快速找到文档；②方便地建立知识体系；③能有效地帮助学习知识；④有强大的快预览功能。

除了以上的主要功能外，软件本身约有200多项功能，大家在使用时可慢慢体会。

利用文档大师辅助教学

文档大师能在日常教学中发挥重要作用，为我们节省出更多的时间，从而提高工作效率。下面从几个日常教学环节来简单谈谈它的用法。

1.利用文档大师快速找到课件与试题等资料

很多老师已习惯了利用多媒体进行教学，每天寻找并修改课件已是必不可少的工作。一些有经验的老教师会习惯地收集好一些优秀的课件，待到给下一届学生上课时再次使用。因此，第二次上同样的课时就轻松得多，而且如果每上完一节课，做好课后反思，并把优点与不足记录在课件里，这样第二次再上同样的课效率就高了。如何利用文档大师高效管理并收集教学资料呢？

首先是对文档进行分类，并创建好树形目录。以高中数学人教A课程为例，我利用文档大师建好整个高中数学人教A的课程目录，如图2所示。

其次把文档导入到相应的目录当中，文档大师导入文档的方法主要有三种：①从Windows中直接导入文件夹，这种方式主要是用于大批量导入，导入后自动生成树形目录；②快捷键导入方式，先复制好要导入的文件或文件夹，然后同时按下“Ctrl+Shift+K”组合键即可；③从Windows中拖拽到文档大师当中。

最后就是坐享其成了，有了前面的准备工作，再配合文档大师的功能，我们要找一个课件或教案就轻而易举了。文档大师提供的文件夹的文件数量统计和文件内容的快速预览功能，使得我们查找文档的效率大大提高。按以往的方法，我们找到文档后，得逐个打开文档，看里面的内容是否合适，单单打开和关闭文档就得花费大量的时间。而文档大师提供三种预览方式，即文档预览、快速预览和快照预览。它的快速预览功能，能够让我们像查看图片一样方便快捷地看文档，而且支持DOC、PPT及PDF等常用的文档格式。这里需要说明的是，安装OutsideX32控件是进行文档预览的必备条件。

2.利用文档大师快速收集网页文档

文档大师还有一个很实用的功能，就是能直接把网页文档转化成DOC文档，这个功能相信也是老师们十分需要的。

以笔者发表在网易教育频道的一篇文章《2014年高考文科数学复习建议》为例，首先打开网页，并复制好想要文章的正文。然后，打开文档大师，此时就会发现，软件界面中有一个浮动的名叫“针式”的小图标，这个小图标可拖动并会一直在电脑的前端显示，把鼠标移到图标上右击，便会弹出一个保存设置窗口，如果之前没有复制任何内容，则会提示你先复制文档内容，如图3所示。在弹出的窗口中可设置标题和保存方式，还可进行文字是否置为黑字、是否去除网页链接和是否立即打开编辑等操作。

这里存为默认文档即可，此时目录中会多出一个DOC文档，打开后会发现文档中的文字排得整整齐齐，一点都不用修改就可以用了，非常方便。

3.利用文档大师来学习知识

文档大师还有另一项功能，就是能够辅助我们学习。例如，如果想阅读一本书，并尽量记住书中的内容，我们就可以借助文档大师了。

文档提供了最近阅读日期、进度、阅读次数和遗忘提醒等功能，并把阅读的文档归入相应的目录内，如图4所示。

老师们可以清晰地看到自己的学习情况，以及安排是否合理。当然，如果自己不想学，这些数据是没有任何作用的。

除了上述介绍的几项功能外，文档大师还有很多实用的功能，如在查找文档时按标题搜索比Everything还快，并支持边输入边搜索，支持用空格分隔像“文件 管理 资料”来查找同时具有这三个关键词的文档等。这些实用功能还有待大家去学习。

总的来说，文档大师不愧是老师们日常教学的得力助手，如果能利用好它，相信老师们的工作会一年比一年轻松。