试析商务英语信函的语言风格

摘 要： 商务英语信函作为沟通的桥梁，在对外贸易中起着不容忽视的作用。随着我国对外贸易的进一步发展，商务英语信函的适用范围越来越广。本文从商务英语信函的文体特征、用词特征和句式特征三方面探讨了商务英语信函的语言风格，从而使学习者能够正确得体地书写商务英语信函。

关键词： 商务英语信函 文体特征 用词特征 句式特征

商务英语信函（Business English Letter）是以英语为媒介，以促进商务活动顺利进行为目的的信件，其涵盖的内容涉及与商务有关的诸多领域。随着经济全球化和中国加入世界贸易组织，我国的涉外商务活动日益频繁，商务英语已经成为世界经济活动中必不可少的语言交际工具，而作为涉外商务活动中传递信息和洽谈业务的主要手段的商务信函也得到越来越广泛的使用和普遍的重视。在世界经济和信息技术快速发展的时代，商务英语信函已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分，它为双方的沟通交流搭起桥梁，准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。因此，要得体地表达自己的观点，或提出请求和建议以达到交易成功的目的，掌握商务英语信函的语言风格就显得非常重要。

商务信函属于比较拘谨正式的公文体，与普通信函相比有着以下特点：

1.内容单一。商函的内容只与商品交易相关。同时，商函内容单一还体现在一文一事上，即一份商函只涉及某一项交易，而不同时涉及几项交易。

2.结构简单。商函因内容单一，段落较少，篇幅较短，整体结构简单清晰，所以读起来一目了然。

3.语言简练。商函属于应用文体，其主要内容涉及公事，交流目的主要在于磋商公务，实用性较强。因此商函通常直截了当，言简意明。

商务英语属于一种语言的变体，一方面，商务英语具备普通英语的语言学特征，与此同时，商务英语又是国际贸易知识和英语语言的有机结合，因而其本身又具独特性。因此，作为公文性质的函件，商务英语信函无论是在文体上，还是遣词造句上都具有自身独有的特征。一般来讲，商务英语信函的书写遵循“7C原则”，即correctness（正确），conciseness（简练），clarity（清楚），completeness（完整），concreteness（具体），courtesy（礼貌），consideration（体谅）。具体来讲，体现在以下几个方面。

一、商务英语信函的文体特征

（1）商务信函是正式文体，遣词造句方面要比普通信函讲究，用词往往应用书面语。语言严谨、规范、朴素、准确。比如经常使用书面语，如“hereafter”、“herein”、“herewith”等。

（2）商务信函的语言表达程式化较强。经过多年的发展，商务英语的语言表达已经打下了深深的行业印记，并且已经形成了一套较为完整的特有的语言表达形式，这就形成了商务英语信函的套语和行话。

（3）商务信函多以收函人为中心，多用You attitude，而较少使用We attitude。如果一封商务信函处处为收函人的利益着想，这样无形中就缩短了双方心理上的距离，收函人也最有可能接受写函人的要求和建议，也就进一步缩小了双方的分歧，为促进双方的贸易起着积极的作用。

（4）商务信函多采用乐观肯定语气，避免消极否定语气。乐观肯定的语气会给对方的心情带来愉悦和减少对方的挫折感，有助于发展双方的友谊和信任度，从而建立一种良好的生意伙伴关系。

（5）商务信函的措辞应体现礼貌真诚的态度。在商务信函中谦恭有礼的用语既能保持友好的贸易关系，又可委婉地拒绝对方的要求或条件。礼貌真诚的态度可为企业建立良好的商誉，提高达成交易的可能性。

二、商务英语信函的用词特征

1.用词规范正式

由于商务英语信函是一种正式的公函文体，因此，在用词方面，大多使用书面词汇，并力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式的特点。如以“inform”代替“tell”；以“therefore”代替“so”等。

2.用词严谨专业

商务英语在用词方面逐渐形成了固定的和常用的词汇。一些普通的英语单词，在外贸中可能有着特定的意思，如average（平均数；普通的）在保险中则为“海损”的意思。商务英语信函用词专业性强主要体现在大量的专业术语、行话、缩略语等上，如：FOB（离岸价），CIF（到岸价），insurance policy（保险单），B/L（提单），L/C（信用证）等。商务英语信函的涉外性决定了其专业术语或缩略语必须约定俗成、国际通用，不能任意更改替换，且这些专业术语意思明确、内涵特定，在商务活动中频繁出现，因此需要学习者不断积累并牢记。商务英语信函属于合同的附件之一，写函人对信中的内容必须负责。如果信函涉及货物的价格、重量等，有关数字必须准确严谨、毫不含糊，时间日期必须准确具体。

3.用词简洁

商务英语信函用词必须清楚易懂，尽量避免使用模棱两可的词语，以免产生不必要的争议。商函应使用双方都熟悉的词，这样信函内容才能一目了然；选择具体的词，具体的词是和抽象的词相对应的，而具体的词的使用使收函人能准确、清晰、明白、快速地掌握信函意思；在复合词与简单词之间、长词与短词之间，尽量选择简单词或短词；在词组与单词之间，尽量选择单词；避免使用赘述和陈腐套词。

4.尽量使用表示肯定的词汇，少用否定词

积极正面的词语比反面的词语更具说服力，从而有助于达成交易目的，而否定词给人一种否定的印象，甚至还有指责对方之意，不利于与对方建立良好的贸易伙伴关系。

三、商务英语信函的句式特征

1.多用简单短句

商务英语信函的文体特点要求信函必须用尽可能少的语言有效地传达信息，信函通常是直接简练，开门见山，忌拖泥带水，过分修饰。要做到这一点，信函的语言必须简单精练，因此简单句出现的较多。

2.时态上多用现在时

在时态方面，商函通常使用现在时，过去的时态用得很少。现在时的广泛应用使信函内容显得客观、有力，这也正是写函人所要追求的效果。

3.恰当使用主动和被动语态

在商务英语写作中，尽可能用主动语态，因为主动语态的优点是避免了枯燥无味的无人称句，让读者感到他正受到关注。有时为了避免使用过多的人称代词作主语，也为了做出客观的表述，商函也会使用被动语态。但如果要强调动作的承受者，或者当动作执行者不明确或不重要时，又或者当你想要得体地传递涉及对方的失职或是错误等负面信息，又避免伤害感情、影响对方的工作积极性时，使用被动语态较合适。

4.使用套语和行话

对外贸易的长期发展，使商务英语信函这一沟通手段在语言表达上逐步形成一种定式，这就形成了商务英语信函的套语和行话。比如，收到信函的套语：“We acknowledge with thanks the receipt of...”；表示想得到对方回函、订单时的套语：“Looking forward to your favorable reply.”；表示随函附寄的套语：“Enclosed please find our inquiry sheet.”当然，商务英语信函中经常使用的套语和行话还有很多，这就需要学习者不断积累，不断总结归纳。

5.使用条件句

条件句的使用会使你显得更礼貌。特别是在你想向对方提出要求或建议时，使用条件句，可以委婉地说明自己的想法和观点。有时，使用非真实条件句，用虚拟肯定形式表示与事实相反的否定意义，可以达到委婉拒绝责任或抱怨的目的。如：

①We shall book a trial order with you if you will give us a 5% commission.

②If you had understood our letter of July 15，you would have done it correctly.

6.使用祈使句和疑问句

写函人在表达自己的观点或向对方提要求时，常有三种选择：陈述句、带“please”的祈使句和疑问句。其中，陈述句过于直白、生硬而不宜使用；带“please”的祈使句语气比较礼貌；疑问句的语气最客气、委婉，并给对方留有余地，特别是在表达不利消息的情况下，有利于缓和危机，效果更为理想。如：

①Please send us your confirmation of sales in duplicate.

②Would you kindly send us your latest catalogue and price-list?

商务英语信函作为信息的使者、沟通的桥梁，在对外贸易中起着不容忽视的作用。一封得体的商函，不仅可以传递信息，促进贸易双方的交流与磋商，从而使贸易活动顺利进行，而且可以增进了解和加深友谊，开展社会交际，节省时间，减少麻烦与不便。随着我国对外贸易的进一步发展，商函的适用范围越来越广，这就要求我们掌握商函的文体、用词和句式特征，正确得体地书写商函。

参考文献：

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