简析火电工程企业档案管理的内容及重要性

摘要：档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。 作为企业的一项重要的基础工作，其作用的大小，价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高。如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。本文探讨研究了如何加强火电企业档案管理，以更好地服务企业中心工作。做以下阐述。

关键词：火电 企业档案 档案管理

中图分类号: C29文献标识码：A

1、前言

企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。创造最佳的经济效益，促进企业科学稳定持续发展，是市场经济条件下企业的中心工作，也就是我们常说的“经济工作是企业的中心工作”。档案管理尽管不是企业的核心经济业务，但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用，特别是在市场经济的大环境中，管好用好档案，对资源开发的作用尤为明显。

2、企业档案管理的重要性

企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。

（1）企业的档案是企业科技发展的催化剂。

（2）企业的科技档案是知识形态的生产力。

（3）企业档案是企业经济效益和社会效益的表现形式。

（4）企业档案是企业文化的重要部分，是企业成功的金桥。

3、电火企业档案管理存在的问题

3.1 归档不齐全，管理不规范由于一些电火职工对《档案法》不甚了解，对电火档案也不够重视，存在重安全生产，轻管理的现象，所以电火档案管理的档案工作仍存在有法不依、有章不循管理不规范现象。 近年来，在企业资产重组、单位转制、项目招投标、质量体系认证、产权登记过户等工作中产生了各种门类的新型帐外档案资料，而档案人员对新型档案资料不了解以及收集的滞后性使这些档案在收集过程中容易遗漏，从而导致档案资料收集不完整。

3.2 档案管理人员素质不高由于大部分档案员不是档案专业毕业的， 对档案管理比较陌生，部分档案员由于年龄大或身体欠佳由其他部门照顾到档案部门，致使造成知识结构不合理，年龄结构也趋于老化。 当前，电火部门实行垂直管理，工作环境较以前都已有很大的改变，在舒适的环境里工作，图安逸，因循守旧、不思进取现象较为普遍。

3.3档案意识不强。 在电火企业的生产经营过程中，一部分企业对档案工作的重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在电火企业管理中的重要性和必要性。 应该打破“轻档案”的传统思维模式，将档案工作完成情况与全员绩效考核挂钩，从而强化全员的归档意识和责任意识， 确保公司在生产经营和管理活动中形成的，对企业具有保存价值的各种形式的文件材料及实物及时归档。

4、加强电火档案管理对策

4.1提高档案工作者的业务素质

档案工作是一项专业性很强的企业基础工作， 档案人员政治、业务素质的提高，是保证档案工作顺利进行的根本保障，也是档案管理水平得以提高的重要条件。 所以档案人员应具有较高的、相应的专业知识，即不仅学习掌握档案学理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术。 对电火企业的档案工作人员，企业应该经常把他们送出去培训专业知识，同时也培训相关的计算机以及企业管理知识，让他们既懂档案业务知识，又知道企业管理知识，更明白如何运用计算机去管理档案。 当然，电火企业档案工作者也应主动努力提高自身的业务素质和休养，积极主动去学习专业知识。 同时也要利用业余时间去学习相关的专业知识，完善自己的知识结构体系， 切实提高自身的整体素质和综合能力，做到电火企业档案分类，归档准确，规范、标准，同时对于档案信息的开发和编研起到促进和推波助澜的作用。

4.2加强档案的信息开发利用，为企业发展决策提供可靠依据。

电火企业档案管理的目的就是开发利用档案信息资源，为企业经济建设服务。 企业档案工作的服务由过去的封闭型转换为开放型，改变了以往重视管理，忽视开发利用工作的弊端。 增强了信息的开发意识，积极开发档案信息资源，真正体现档案的实际价值，为企业发展和建设提供及时、准确、系统、全面的服务。 企业档案打破传统服务方式，更新观念、转变作风、主动出击，把握市场动态、预测企业要求，了解捕捉市场经济和企业所需的档案，从而主动地、有针对性地做好服务工作。 企业档案部门要及时了解企业各阶段中心工作和重点工作开展情况，扩大充实档案资料的信息量，为企业发展决策提供可靠依据，以增加企业的经济效益。

4.3规范电子文档归档，提高档案信息的实效性

数字化技术的应用和普及，推动了档案工作的数字化建设，为档案信息管理注入了新的活力，对历史数据更能从文、图、影、像等多方面更形象地展现出来，所以对电子文档的前期收集工作就显得相当重要。 在工程建设过程中，施工单位对纸质档案要按照规定统一载体、统一格式，在归档的同时，也需将电子文档归档，才能提高档案信息的实效性和检索的便捷性，实现在企业各部门之间实现资源共享，对档案编研工作也起到整合作用。 一份真实、完整的工程档案是一个电力建设工程全过程的反映， 而工程档案的收集工作是一项基础性的工作，必须从一点一滴做起，以求真务实的工作作风，加强电火企业施工工程技术档案管理工作，有效利用好档案资源。

5、档案案卷质量的控制

从档案形成到档案移交，积极、主动地寻找改进机会进行质量改进，档案人员除了参加工程质量监督检查、竣工验收外，还要组织档案案卷质量的检查，做到“三查三整改一验收”。

5.1在单项工程进入高潮时，由档案工作小组组织对各单位形成的文件、记录、图纸资料的格式、签名、盖章等是否符合规定进行全面检查。

5.2在档案立卷前，对照分类大纲查档案的分类是否科学，初拟的案卷标题是否准确，卷内目录编制是否便于日后查找，以及文件资料是否用正本、原件归档。

5.3档案立卷完成准备移交前，再次抽查档案整理立卷的案卷质量，如装订是否牢固，有无去钉等。每次检查发现的问题都用档案整改通知单发送相关单位进行整改；在下次检查时同时检查前次发现问题的整改情况。最后在工程竣工验收后一个半月中，立卷全部完成并具备验收条件时，对照案卷目录和卷内目录组织验收并办理移交手续。通过不断循环的改进，使案卷达到高质量，从而创建出精品工程档案。

6、火电企业工程档案管理的突破及其实施效果

5.1工程项目文件的归档范围

国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。但是，所列文件归档范围不能满足电力建设工程项目的实际需要。所以我们应该编制从立项审批、前期准备、施工建设、竣工投产到验收检查各阶段产生的各类应归档文件内容和项目文件归档范围，从而解决建设项目产生哪些文件，哪些文件需要归档的问题，为项目文件的齐全、完整和系统提供保障。

5.2工程项目文件的整理方法

编制火电施工工程档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有火电施工建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。

《电力建设工程施工技术管理导则》的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后，项目文件的收集更加齐全、完整，整理更加规范，归档更加及时，查找更加方便快捷，为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件，为日后的查找利用奠定坚实的基础。

7、结语

作为火电企业工程的档案管理者在认真学习政治理论的同时,要加强自身业务能力的提高,不断探索新的更好的火电企业档案管理办法,在具体的档案管理工作实践中不断的改进和提高,为火电企业在市场经济大潮中将企业管理优势进一步转变为企业的市场竞争力,以及火电企业的长远健康发展提供不懈的动力支持。