驻外人员管理方法

提要本文探讨如何管理好对外项目中的驻外人员。提出加强管理重在制度、文化和管理的方法。总结若干改进提高管理的方法,具有较强的可操作性。

关键词:企业文化;制度;管理方法

中图分类号:F27文献标识码:A

在出口项目的实施过程中,承担出口任务的人员经常要远离祖国执行任务,项目执行的效果与人员的管理息息相关,因此建立一套行之有效的管理体系十分必要。

一、何为项目管理

1、项目的定义及特性。所谓项目,就是为创造某种独特产品或服务所做的一次性的努力。有的项目会非常的庞大,比如三峡工程、登月计划;有的项目可能小到只是写一篇文章。但所有的这些项目,不论大小,都符合这样一些特性:(1)项目都有明确的目标,即满足特定的要求;(2)项目具有唯一性;(3)项目必须在一定时间内完成的。(图1)

凡是符合上述三个条件的,都可称之为项目,而且都可以采用先进的项目管理技术对其进行科学有效的管理。

2、项目管理的要素

C=f(Q,T,S)

在该公式中,C、Q、T、S的含义分别如下:Cost:成本,项目工作的成本,与项目使用的人力资源和自然资源直接相关;Quality:质量,所完成工作的质量;Time:时间,项目必须满足的进度要求;Scope:范围,要执行的任务的幅度。

3、项目管理的目标。项目管理的核心问题就是对项目质量、进度与费用的折衷控制,就是要在有限的时间、空间、预算范围内,将大量的人力、物力组织在一起,有条不紊地实现项目目标。任何项目在实施过程中,时间、人力、物力等任何资源都不可能是无限的,而对质量的要求也不会是无止境的。所以,在项目实施过程中,争取在给定的资源限制内,要做到质量最好、成本最低、进度又最快。

在出口项目的管理过程中,国外安装集成是项目完成的重要一环,而完成的关键在于驻外人员的努力。而本文探讨的项目管理就是要在给定的时间和预算内,最大限度地管理好人力资源,使得我们的出口项目可以圆满完成,人员也得到了最好的锻炼,成为今后工作中的骨干。

二、发展项目管理的建议

国际上通行的说法是“三分靠技术,七分靠管理”,由此可见管理所占的分量。当今世界为项目管理的发展提供了一个难得的机遇,我们应该抓住时机,使项目管理与企业协调发展。在吸收过程中应注意扬长避短并解决好四个方面的问题:(1)正确处理企业高层管理人员与项目的关系;(2)有效解决项目经理与项目技术总师的界面问题;(3)保持项目经理的权力与责任对称;(4)在建立新的企业文化过程中,企业高层管理者积极地发挥领导作用。为此提出一些建议,如图2所示。(图2)

1、普及项目管理知识。要在组织范围内普及项目管理知识。培训不失为一种最为有效的方法。同时,还应鼓励员工将项目管理知识运用于现行的项目中。

2、建立项目管理体系。有了基本项目管理知识,就可尝试建立组织内部的项目管理体系。

3、项目管理改进与提高。在形成基本的项目管理体系后,应特别注重实际项目经验及项目历史数据的积累,及时优化项目管理流程与规范。

三、驻外人员管理方法建议

驻外人员的管理是项目管理的一种,既有其普遍性又有其特殊性,牵扯到非常复杂的人力资源问题,而人力资源问题离不开文化、制度与人三个层面。

文化:再优秀的企业在制度上也不可能做到天衣无缝,管理者再职业化也会带有主观性,不公平的现象不会绝对不存在,员工的抱怨也难以避免。但只要有强大的企业文化,借助文化的力量增强企业的吸引力和凝聚力,使员工愿为大“家”做出适度的个人让步乃至“牺牲”。文化建设应该是以人为本。

制度:好的企业并不片面夸大文化的作用,比如提倡学雷锋,但决不让雷锋吃亏,奉献者定当得到合理的回报。企业应通过制度和程序的设计与优化,确保高绩效者获得高待遇。“工欲善其事,必先利其器”,好的制度、程序就是管理者的“利器”。

人:用心于做“人”的文章。相同岗位的员工拿相同的待遇,却经常性地担负不同数量和难度的任务,那些自感负荷大的员工就会感到管理者不公正,由此滋生不满情绪。但如果管理者原本是想培养某个关键员工,并已通过沟通示意给该员工,即使面对更大压力,想必这个员工也不会有什么抱怨。对成就欲望强的员工委以重任,给有培养潜力的员工加大工作压力,给有特定专长和兴趣的员工安排对应的工作,并与员工面对面地充分沟通,这就是管理者解决问题的关键所在。

以上三个方面是所有项目管理中要面临的共性问题,下面我们对驻外人员的特殊性,提出对应的管理方法:

1、“抽屉式”管理。“抽屉式”管理是一种通俗形象的管理术语,它形容在每个管理人员办公桌的抽屉里,都有一个明确的职务工作规范,在管理工作中,既不能有职无权,也不能有责无权,更不能有权无责,必须职、责、权、利相互结合。

驻外人员少而精,一个人要顶几个人用,必须让每个驻外人员明确自己所在的一个或是几个“抽屉”,把并职、责、权、利和奖惩制度结合好,这样才能充分发挥出每个人的潜能,激励大家创造性地解决问题。

2、“危机式”管理。在世界著名大企业中,随着世界经济竞争日趋激烈化,相当一部分进入维持和衰退阶段,柯达、可口可乐、杜邦、福特这样的大企业,也曾出现大量的经营亏损。“危机式”管理刻不容缓。

驻外人员处于和客户沟通的最前沿,所感受到的危机也是最直接的,作为项目管理,我们可以借鉴“末日管理”,和每一个驻外人员充分地沟通,与他们探讨危机所在,明确如不度过这些危机,那么很快就会失去信誉,因而也会失去效率和效益。团队没有利益了,每个人的利益也必将受损。

3、“一分钟”管理。人员驻外,由于时间和成本的限制,每一分钟都是宝贵的,所以“一分钟”管理可以合理和高效地用好每一分钟,该法则的具体内容为:一分钟目标、一分钟赞美及一分钟惩罚。

一分钟目标:每个人都将自己的主要目标和职责明确地记在一张纸上。每一个目标及其检验标准,应该在250个字内表达清楚,一个人在一分钟内能读完。这样,便于每个人明确认识自己为何而干,如何去干,并且据此定期检查自己的工作。

一分钟赞美:在驻外人员所做的事情中,挑出正确的部分加以赞美。这样可以促使每个人明确自己所做的事情,更加努力地工作,使自己的行为不断向完美的方向发展。

一分钟惩罚:是指某件事应该做好,但却没有做好,对相关人员首先进行及时批评,指出其错误,然后提醒他,他还是受到器重的,不满的只是他此时此地的工作。这样,可使做错事的人乐于接受批评,感到愧疚,并注意避免同样错误的发生。

该管理法则好就好在它大大缩短了管理过程,有立竿见影之效果。

4、“破格式”管理。在日本和韩国企业里,过去一直采用以工作年限作为晋升职员级别和提高工资标准的“年功制度”,这种制度适应了企业快速膨胀时期对用工用人的要求,提供了劳动力就业与发展的机会。现在的“年功制度”已不能满足职员的晋升欲望,这种情况下不妨改革人事制度,大力推行根据工作能力和成果决定升降职务的“破格式”的新人事制度。

因为目前驻外人员中年轻人偏多,很多人现在只是助工或工程师,他们在国外的工作中迅速地成长起来。而按部就班的等待升迁是漫长的,可以考虑搞活人事制度,从而改进企业组织结构,培养和形成企业内部的“强人”机制,将可以形成竞争、奋发、进取、开拓的新气象。

5、“和拢式”管理。“和拢”表示管理必须强调个人和整体的配合,创造整体和个体的高度和谐。驻外人员所在的国家通常环境险恶,不仅自然条件恶劣,安全环境也很令人担忧。这种情况下只有拧成一股绳,以整体形式一致对外。那就要做到既有整体性,又有个体性:驻外团组每个成员对团组产生使命感,应该让每个人都喊出“我就是团组”。还有做到自我组织性:放手让驻外人员做决策,自己管理自己。从而产生韵律性:团组与个人之间达成一种融洽和谐充满活力的气氛,激发每一个人对驻外这份工作产生内驱力和自豪感。

6、“走动式”管理。这是世界上流行的一种创新管理方式,它主要是指领导体察民意,了解实情,与部属打成一片,共创业绩。在我们驻外的实践过程中,所里也会派出所领导带队的慰问团前往现场,实地考察,排忧解难。这样做的优越性在于:(1)领导动,驻外人员跟着动:这种身先士卒的做法并不难,比如每天清早早起半小时,巡视驻外人员驻地,为大家做一顿早餐,关心每个人吃好早餐。事情很简单,但是驻外人员受此气氛感染,促进了相互沟通,士气大振。一天的工作再辛苦,心里都是温馨的;(2)投资小,收益大:走动管理并不需要太多的资金和技术,就可能提高整个团组旺盛的战斗力;(3)看得见的管理:领导能够到达远隔千山万水的异域,与驻外人员见面、交谈,为他们排解后顾之忧,从而使驻外人员可以全身心地投入到工作中去;(4)“得人心者昌”:领导了解实情,不仅听到“好”,也听到一些“不对”。这样,驻外人员会充分感受到国内的温暖和领导的重视,就会更加自觉努力地工作。

出口项目有了每一个驻外人员真心的支持和努力,自然就会繁荣昌盛。

(作者单位:中国电子科技集团公司第二十八研究所)

主要参考文献:

[1](美)Jack R・Meredith.项目管理:管理新视角.北京:电子工业出版社.

[2]纪燕萍.项目管理实战手册.北京:人民邮电出版社.

[3]MBA必修核心课程编译组.项目管理.北京:中国国际广播出版社.

[4]王瑜.项目管理原理.北京:清华大学出版社.