谈如何做好医院基建档案管理

摘要：在医疗体制改革日益深化的大背景下，医院基建档案管理作为医院管理工作的一个重要组成部分，不仅在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，而且随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，基建档案信息资源的开发与利用也越来越重要。本文笔者首先概述了医院基建档案管理的重要意义和特点。基于对现阶段存在的一些问题提出几点改善建议。

关键词：医院基建、档案管理、问题

中图分类号：G271文献标识码： A

一、前言

进入新世纪，随着我国医疗卫生事业的发展，各医院的新建、改扩建工程数量不断增加，伴随其形成的大量医院基建档案也越来越凸显出重要性。医院基建档案属于科技档案范畴，是医院在基建管理和基建工程项目，包括项目设想的提出、立项审批 、方案设计、图纸设计、施工、竣工、交付使用等整个过程中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。

二、医院基建档案管理概述

1. 医院基建档案管理的重要意义

基建档案管理的最根本的目的是记载基建在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态的记录，它以文字、图、表等方式记载基本建设的历史和现状。医院的基建档案是医院建设的第一手材料，它记载了医院基本建设的历史痕迹和现状，及时收集了基建活动过程中的各种洽商变更、合同协议、报批文件等各类资料，以及使用过程中的改建、设备、装修、安装等施工过程和结果的详细记录。它既为医院的建设、管理、维修、改扩建服务，又为医院的社会建设、经济建设和医疗卫生事业的不断发展服务。

2.医院基建档案管理的主要特点

（1）基建项目建设周期较长，影响完整率

基建工程要经过提议、立项、审批、勘察、设计、施工、竣工、验收并投入使用一个完整周期，在实际操作过程中还可能遇到资金不到位、设计变更、增加预算和不可抗力客观因素等原因，一般要经历一年甚至几年的建设时间，使基建档案材料形成时间过长，档案资料员保存和保管容易丢失。特别是一些基础隐藏工程和电气管网工程的记录单，虽是分项目却重要和隐蔽而负责人员众多，不仅易漏责任人的签字盖章，还容易丢失不见。

（2）基建项目涉及的单位和人员较多，影响归档率

一项基建工程要和城建、规划、环保、消防、设计和勘察、建设、施工、监理、质监和采购等十几家甚至几十家部门单位发生联系，有几十甚至上百人员参与其中。由于收集的部门、单位众多，材料的分散增加了收集工作的难度。而人员素质参差不齐，档案意识淡薄，在文化程度、业务技能、理论基础等方面各不相同，对基建档案形成的来龙去脉认识不清，对收集归档范围把握不准确，造成基建材料收集不齐全。

（3）基建项目专业性较强，影响准确率

基建材料产生于多个专业技术部门，有报建审批表、勘察报告、招投标书、合同协议书等文字文书材料，还有红线图、施工执照、验收记录单、施工竣工图、预决算书等报表图纸材料，形成了文字、图纸、照片、录像等多种载体形式。如果收集人员不熟悉基建工程专业知识和项目运作程序，就不知道哪里有材料该收集，在哪个阶段要收集上来，则不能按时收集每一个环节的原始材料。

三、现阶段医院基建档案管理存在的一些问题

1. 基建档案的归档流程缺乏系统性

由于对基建档案管理的不重视，导致医院并没有建立完善的基建档案管理制度，缺乏系统性的基建档案规整流程，对于哪些资料应当保存、哪些资料可以缓存并没有具体规定，也没有明确的目标，由此导致基建档案管理无法形成统一的归口管理。在医院管理的过程中，经常为出现基建档案管理人员仅凭自己经验进行资料保存的情况，缺乏系统性，由此导致对于资料的查找具有很大难度，在很大程度上影响到了基建工作进行的效率，不利于医院管理水平的提升。

2. 基建档案管理工作的基础较为薄弱

在很多医院里，由于对于基建工作不够重视，导致基建档案管理缺乏相应的管理人员及档案存储室，对于医院中的房屋建设、基础设施配备等都缺乏专门的管理人员。一些档案资料仅掌握在基建现场代表或者是其他相关人员的手中，有些项目在实施后并没有及时地进行归类整理，形成档案，没有进行存储，由此导致相关的基础设施配备资料不完善。当医院在进行进一步扩建的过程中缺乏相关的建筑资料及设施配备资料，从而导致医院的相关基础设施在维护过程中困难重重。

3. 基建档案管理人员的素质不高

由于医院对于基建工作缺乏重视，很多时候对于医院基建档案资料的管理都只是由现场代表进行管理，其他的资料收集人员也并非是专业人员出身，很多档案收集人员对于基建档案的管理知识知之甚少，随着医院基建工作的日益复杂，档案管理人员的现有能力越来越不能够满足医院管理需要，甚至在一定程度上制约了医院管理水平的提升。

四、如何做好医院基建档案管理工作

1. 强化收集，监督指导工作

基建资料收集是基建档案管理的基础也是难度最大的工作。收集工作涉牵到多个单位和医院内部不同科室。不同的单位和部门在项目各个阶段有不同的收集任务，作为建设单位的医院基建办公室的档案资料管理员要提前介入项目，了解该项目的规模和使用功能，便于在收集和汇总资料时做到心中有数。

2. 加强领导，责任到人，建立基建档案预立卷制度

基建工程质量是“百年大计”，反映医院基本建设的整体水平。而基建档案真实反映医院工程项目管理过程和项目实体的全面貌，对医院长远发展有重要意义。医院领导要提高档案意识，把基建档案收集管理工作纳入到基建项目管理和考核全过程。有分管领导，设专职档案资料管理员全程专门负责各部门、每个阶段材料的催收和整理。其他相关兼职资料员在做好专业技术工作同时及时收集和上交产生在本部门的资料，建立顺畅的基建档案材料人员网络体系。

基建工程专职档案资料员要严格把关，规范归档材料，做好“谁形成文件资料谁负责收集立卷”的预立卷工作，如合同协议书必须是正本，不能是草稿或副本; 签名签字要用黑色墨水，不能用圆珠笔、铅笔和蓝、红墨水; 验收记录单要签字盖章齐全，不要空白和遗漏; 文件要保存原件，不能使用复印件; 工程图纸要标注明确，审批盖章齐全，避免重要的竣工图收集不规范等等。专职资料员要在每个阶段及时整理收集材料，发现有不规范的材料马上退回去整改，从而避免几年后项目竣工时发现问题，却因时间过久而找不到相关人员和部门弥补的永久遗憾和缺失，甚至影响到工程竣工验收的损失。

3. 不断提高基建档案管理人员的专业素质

现阶段医院基建档案管理水平无法提高的主要原因在于档案管理人员的专业素质较低，因此，医院应当采取有效措施提高其素养。对于基建档案管理人员，首先要求其懂得建筑工程的专业人才，熟悉工程建设，并参与到整个建设过程中，以确保档案管理工作质量和效率的提升。同时，医院还要不断加强对档案管理人员的专业技能培训，以确保其素质的提高，从而更好地满足医院管理需要，实现其管理水平的提升。只有不断促进档案管理人员素质的提升，才能够将复杂繁琐的工作转化为简单的工作，以满足现代化档案管理工作的需求。

4. 对医院基建档案实行信息化管理

现在大多数医院已对病历、财会、文书和人事等档案实行了信息化管理，尤其是病历和财会档案信息的网络化利用，大大提高了医院工作效率。然而，医院基建档案却还停留在传统管理方式上，或只是采用一些简单的计算机文档辅助管理手段，这显然与医院综合档案管理发展水平不相称。因此，对医院基建档案实行信息化管理是势在必行的。基建档案的数量较大，而且大部分内容平时极少利用得上，所以没必要进行全部数字化，只需对其中较为常用的部分进行扫描即可。在软件管理方面，既可以为基建档案开发一个独立的管理系统；也可以将基建档案整合到综合档案管理系统中。在管理系统中还可以增加一个工程档案收集的功能，使基建档案从开始收集到最后利用实现全程信息化管理。

五、结语

总之，医院基建档案专业性强、涉及面广，按照国家相关规范长期做好基建档案的管理工作并非易事，档案人员应当充分认识其重要性，努力做好医院基建档案管理工作。

参考文献：

［1］罗军强：《医院改扩建基建档案管理之我见》，《中华现代医院管理杂志》， 2010年07期

［2］吴驰兵：《医院基建档案管理中存在的问题与对策》，《城建档案》， 2008年08期

［3］范菲：《医院基建档案的重要性和管理方法浅析》，《广东档案》， 2010年06期