独家原创:秘书人员在领导决策中的作用

[摘要]秘书作为党政机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位，其职责就是辅助管理，综合服务，具有综合辅助、系统中介、间接效益性和对立统一性。在组织的结构系统中，秘书部门具有组织静态和动态运转的双重中介作用；秘书工作的成果很难用数据来表述，但其有效的职能活动却能取得生产和管理成果。

[关键词]：秘书领导决策作用

随着我国改革开放的不断深化和社会主义市场经济的发展，整个社会的管理体制正发生着一系列深刻的变化，决策作为组织管理的核心，正逐步向科学化、合理化发展。由于现代化管理日趋复杂，各级组织的决策者无论是从才干上还是精力上来说，都无法在决策过程中仅凭个人的努力独胜其劳，必须依靠秘书人员来分担决策过程中的部分工作，提供辅助服务。管理的任务，简单地说，就是找到合适的人，摆在合适的地方做一件事，然后鼓励他们用自己的创意完成手上的工作。本文试就这一问题浅论秘书人员的必备条件与在领导决策中的作用。

一、秘书人员的必备条件

秘书人员的必备条件应该包含基本的职业素养和完备的知识结构两个方面。

（一）基本的职业素养

1、科学的世界观是秘书人员必备的基本素质。秘书首先要具有较高的政治觉悟、党性观念和坚定的政治立场，工作中自觉以党的路线、方针、政策和国家法律法规为准绳。其次，要树立正确的价值观，增强责任感和事业心，把秘书工作当作完善社会主义市场经济体制，建立现代制度的需要，处理好国家利益、利益和个人利益的关系。

2、秘书人员必须具备良好的职业品德。良好的职业品德是秘书人员必备的基本素养。一名合格的秘书必须做到：礼貌而不居高临下，诚实而不弄虚作假，参谋而不自以为是，谦虚而不傲上凌下，谨慎而不唯唯诺诺，公正而不见风使舵，原则而不论是道非，敬重而不阿谀奉承，适应而不妄自尊大，本分而不炫耀示人。同时，秘书必须具有开朗、乐观、幽默的个性，这样才能以饱满的热情和充沛的精力去从事本职工作。另外，强烈的服务意识是秘书人员职业素养的基本要求。一要善于高层次服务。秘书要有较强的理论思维能力，诸如能预见，善归纳；能分析，善综合；能比较，善鉴别；能领会，善发挥。在工作中就要具备调查研究、捕捉信息的功夫，写出的材料要高质量，提出的问题和建议要有分量。二要善于超前服务。领导工作需要经常做出超前决策，秘书也必须相应地为领导提供超前服务。三要善于创造。在为领导决策参谋过程中，要善于发现新问题，提出新见解；在贯彻领导意图上，要善于拿出突破性的方法；在文字材料撰写中，要力求形成自己的风格和特色。四要善于严谨周到服务。因为一言一行、一举一动以及对每一个工作细节的处理都关系极大，因此要求秘书人员有严谨周到的工作作风。

（二）完备的知识结构

随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对秘书人员的知识要求越来越高，秘书向复合型人才方面发展，其所具备的知识要求系统化、全面化。

1、扎实的基础知识和理论知识。这是秘书必备的基本功，是秘书人员顺利成长的阶梯，是不断走向成功的源泉。目前，秘书必须注重学习马列主义、思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，落实科学发展观，将市场经济体制下的新情况、新问题上升到一定的理论高度加以概括和总结，正视改革过程中出现的新情况、新问题。秘书便应当具备相应的的知识储备和能力。目前最为急需的是，一要尽快学习和掌握WTO的基本规则，熟悉其法律体系；二要注重按国际惯例的实际操作并积累相关运作经验；三要具备相当的外语水平以及处理涉外文书的能力，以适应形势发展的需要。

2、熟练的专业知识和业务知识。秘书必须通晓业务，熟悉经营活动和发展战略、及时收集、处理相关的产、供、销、科技、资金、市场等信息，了解国家宏观调控方面的信息以及国内外经济动向等，熟悉有关的基本法规、特定规章。举例说，如果该秘书是在电信做秘书，就要了解熟悉党和国家改革开放的大政方针和重大政策，了解熟悉信息产业、通信行业、电信体制改革等具体政策，熟悉“电信条例”、“消费者权益保护法”、“劳动法”、“合同法”等，只有这样，才能保证从事的工作符合法律法规所设定的“游戏规则”。另外，秘书要有丰富的经营管理知识，包括一般的经营管理理论知识，通晓党政、财务、统计、管理、市场、营销、战略、信息等方面的知识，努力成为现代商务型、复合型人才。

3、广博的边缘学科知识。秘书工作性质决定其涉及面广，接触的层面大，这就要求秘书人员不论那一方面的知识都要懂一些，要尽可能掌握一些如国际关系、军事、公共关系、文学、人文历史、艺术、数理、科学方法等边缘学科知识。

二、秘书人员在领导决策中的作用

秘书人员在领导决策中的作用可以归纳为以下五种:参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用、耳目作用。

（一）参谋作用。当参谋就是为领导出主意，出谋划策。从大的方面说，能拿出辅助决策的方案，供领导选择决定。小的方面是能出日常工作的预案，供领导参考使用。参谋还可分为事前、事中和事后。事前是事情还未开始做，提出方案。事中是事情进行中，发现问题，提出改进的方案。事后是事情结束后须补救提出的方案。

湖南台正在热播的《丑女无敌》让人感觉耳目一新，那个丑陋不堪的林无敌竟然在观众的眼中变得越来越耐看，我认为最主要的原因是因为她的细心和能干，总是在总经理束手无策的时机找到解决方案，总是在总经理危机的时刻伸手相助。而且她由于丑便特别的谦恭，与人为善。她不仅是领导的好帮手，更是成为大家喜爱的善解人意的好女孩。而这一切，林无敌始终认为这些都是作为秘书的天职。

（二）助手作用。辅助协助领导做好工作，按领导的旨意办文办事，做好领导的服务工作。有一个著名的事例：露金是微软公司总裁比尔.盖茨的第二任女秘书，在到公司工作时，她已42岁了，而比尔.盖茨当年才21岁，正值创业之初。许多竞争对手就是被这个外形清瘦、头发蓬乱还带着头皮屑的大男孩所迷惑。露宝也不例外，她在想：一个给人印象如此稚嫩的董事长办实业，遇到的困难恐怕很多吧！她以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公司应尽的责任与义务。盖茨每次出差时，为了使工作尽可能的满负荷，他往往要在办公室处理事务到最后时刻才开始赶往机场，为了赶时间，他常超车甚至闯红灯。这样的事多了，露金难免为他担心，便请求他每次多留出15分钟去机场，并且每次她都要加以督促。露金把公司看成一个大家庭，她对公司的每个员工、每项工作，都有一种很深的情感。很自然地，她成了公司的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等。

随着微软帝国的建立，盖茨从露宝那里得到了信赖，露宝则从盖茨那里得到了尊重，也获得了个人职业生涯的巨大成功。相辅相成，唇齿相依，成了微软公司一道独特的风景。

忠贞不二是一个人最大的优势与财富，它能换取别人的信赖，从而铸就事业的成功与辉煌。

（三）提供信息作用。秘书信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作,领导者要对众多的政治、经济、文化及社会事物进行决策,必须要掌握能够反映这些事物发展变化的大量信息，而就领导个人来说，限于时间、精力不可能全部或系统掌握，这就需要靠秘书来提供。所以秘书需要掌握多种信息，供领导参考。

（四）协调作用。协调是管理的手段,其实质就是统一认识,调整关系,解决矛盾,协调行动。在新的历史时期,领导面临的问题十分复杂,接触的横向、纵向关系也千丝万缕,改革中会不断产生大量新的矛盾,这些问题和矛盾最终都会集中到各机关领导面前,要求及时解决。因此,秘书必须协助领导及时做好协调工作，处理好上下级，各部门之间的矛盾，处理好领导与群众，群众与群众之间的矛盾，使工作得到顺利开展，保持局面的稳定和谐。

（五）耳目作用。作为秘书要善于用耳朵要听，用眼睛要看，善于观察，能够及时发现问题。如有需要应及时汇报。使领导能够及时掌握情况，作出决策。另外，对于领导作出决策已予实施的工作，也要多听多看多留心，是好的，正确的意见要向领导说，至于决策实施过程中可能出现或已经的失误、偏差以及错误等,也应及时反映和提醒,以便领导及时修正，使工作朝正确的目标方向发展。大家是否听说过这样一个故事：

中国对外贸易经济合作部前部长龙永图在中国入世谈判时曾选过一位秘书。当龙永图选该人当秘书时，全场哗然，因为这个人在众人眼中根本不适合当秘书。秘书都是勤勤恳恳、少言少语的，讲话很少，做事谨慎，对领导体贴入微。但是龙永图选的秘书，处事完全不一样。他是一个大大咧咧的人，从来不会照顾人。当时由于谈判的压力大，龙永图的脾气也很大，有时候和外国人拍桌子，回来以后一句话也不说。每次龙永图回到房间后，其他人都不愿自讨没趣到他房间里来。惟有那位秘书，每次不敲门就大大咧咧走进来，说他今天听到什么了，还说龙永图某句话讲得不一定对等等。他还经常出一些馊主意，被龙永图骂得一塌糊涂，但他最大的优点就是经骂。无论怎么骂，他5分钟以后又回来了，“哎呀，永图，你刚才那个说法不太对。”这位秘书是个学者型的人物，他对很多事情不敏感，人家对他的批评他也不敏感，但是他是世贸专家，他对世贸问题简直像着迷一样，所以在龙永图脾气非常暴躁的情况下，在龙永图当时难以听到不同声音的情况下，有那位经骂的秘书对龙永图就显得格外重要了。

严谨、细致是对秘书人员的基本要求，也是优质服务的基本内涵。但秘书工作经常是事连事，节奏快，要求高，特别是随着领导素质的提高，对秘书工作的要求越来越高，使秘书人员极易患紧张型的“现代病”。没有良好的心态，优质服务就难以落到实处。因此，在工作压力加大的环境下，善于保持快乐非常重要。

有一家跨国公司招聘策划总监，层层筛选后将余下的三位佼佼者封闭在一个房间里，用闭录电视观察，要求等待考题的送达和最后的考核。五天过去后，考题没有送达，结果出来了，那个不急不躁、保持快乐状态的人被聘用了。因为是快乐是一种能力，能够在任何环境中保持一颗快乐的心，可以更有把握地走近成功。这给我们提供了很好的启示。如果神经绷得过于紧张，就容易枯躁厌烦，力不从心，产生消极情绪，甚至缺乏工作标准和高度；保持快乐，能使自己处在一个良好的状态，更好地搞好服务。态度决定行动。有了良好的心态，重压之下的工作也会轻松，奉献的事情也会乐意，才能淡泊名利，宁静致远。要学会举重若轻，自我调控，积极培养各种兴趣和爱好，参加一些有益身心健康的文化娱乐活动，及时消除心理疲劳。遇急事不急，烦事不烦，沉着应对，冷静处理，在积极的心态中做好工作。

具备宽广的知识，熟悉各方面情况，有利于提高秘书人员的服务水平。但随着信息技术的迅猛发展，知识量的大幅增加，成为各个行业、各个领域的通才已不可能。因为无论多么优秀的人才都有时间和精力的限制，必须在一定的时空范围内明确主攻方向，实行定向突破。面对服务领域和服务对象的变化，秘书人员应树立定向突破思维，一个主题、一个领域地钻研。在商界，有一种“隐形冠军”现象。很多国家出口创汇最多的往往不是那些有名的大公司、大企业，而是那

些在某一个领域定向突破，业务做得非常精、尖的小公司、小企业。他们的产品比较专一，但遍布全球，需求量和效益十分惊人，是真正的“隐形冠军”。所以，在力求拓宽知识广度的基础上，要注重向专的层面深化。一是要立足本职突破。要干一行，爱一行，精一行。对于领导交办的每项任务，对于公文材料的撰写，都要用珍惜机遇的眼光来看待，用科研选题的方式来运作，力求思考的广度和深度，搭建发展的平台。要明白组织和领导评价秘书人员能力素质的一条标准，

就是文字材料的思想深度。切忌认为会写材料，就会变成“文字老人”，实际上很多领导同志都从事过文字工作，都是文章高手。二是要立足兴趣突破。兴趣是最好的老师。从事自己感兴趣的工作有时能更快地取得突破。要结合自己的个性特点，在可能的范围内准确定位事业发展的“着力点”，长期坚持，不懈努力。三是要立足需要突破。“时代需要什么，我们就干什么”。不能盲目去“突”，要用发展的眼光，根据社会发展需要选择突破点。当前，在人才的构成上，普遍存在党政人才多，科技人才和懂经营、会管理的企业家人才偏少的现象。秘书人员要立足这一现实，注重改善知识结构，努力将自己培养成为社会需要的人才，提前做好各项准备。

三、在领导方式变化、价值取向多元化的背景下，秘书所应当具备的换位思考能力。

换位思考能力是指站在对方的位置上思考问题、分析问题的能力。换位思考能力不强，参政设谋服务就会受到限制，层次就不会很高。对秘书人员而言，换位思考应是一种立体的、动态的、多维度的，应当体现一种思想，一种境界。应充分认识到，当前领导方式发生了重大而深刻的变化，单纯的行政命令已无法适应时代的要求，党政机关从权力运作为主向公共服务为主是大势所趋；广大人民群众的思想观念和价值取向也在发生相应变化，尤其是民主诉求的意愿在不断增强。这就要求秘书人员在参政设谋中，应站在领导、地方、部门和群众的角度，多方位思考。一是要强化换位思考意识。意识是行动的先导。意识增强了，换位思考的自觉性才会增强。现在，秘书人才的整体素质大大提高，但仍感到秘书人才十分缺乏。究其原因，很重要的一个方面，就是很多秘书人员习惯于被动服从，缺乏符合时代特征的思想和观点，不能准确地站在多个层面思考。譬如撰写领导讲话稿时，模拟领导的思路不够、摸拟听众的角色意识不浓。所以，要学会观察领导怎样决策和分析解决问题，并假如自己是一名领导，遇到这些问题该如何处理。经常比较自己的方法与领导的思路有哪些异同，从而激发灵感，寻找角度。二是要掌握换位思考方法。坚持辩证换位思考，既站在领导的角度，也站在群众的角度；既站在宏观的角度，也站在微观的角度；既站在历史的角度，也站在现实的角度，根据不同的对象，不同的时间和场所来思考。对同一问题，也要根

据不同条件，发生相应的变化。三是要注重换位思考成果。换位思考不能只思不讲，要敢思敢讲，将思考变成成果。要克服心理障碍，对于一些超前性的问题，不能因为还没有考虑成熟就认为没有讲的必要。实际上，有些不成熟的观点对领导来说也有启发、参考和提醒作用。因为思考是一种境界，讲出来又是另一种境界。尤其是撰写文稿，能否用书面的方式“讲”出来，是检验秘书人员想不想问题、想问题深不深、能力水平强不强的一个重要标尺。

每一个成功者的背后都有一个默默耕耘、辛苦工作的秘书，他们的名字往往不被人们所关注和提起，千寻万觅，终于找到一个，她就是我上文中提到过的世界首富比尔•盖茨的秘书——露宝，比尔•盖茨曾说“微软的成功有她的一份功劳”。作为秘书人员的工作目标，就是努力做到让你的上司也对你作出这样的评价。

[参考文献]:

秘书工作在领导决策中的地位和作用-怀化师专学报-马吉欢

浅议信息工作在领导决策中的重要作用-成都医药-冯光成

论办公室信息工作在决策中的地位和作用-办公室业务-齐绍平邓建勇

试议秘书在领导决策中的参谋艺术-当代秘书-殷定华

网络信息在领导决策中的作用-经济技术协作信息-王晓燕

论背景知识在领导决策中的作用-学校党建与思想教育-刘青春

论信息在领导决策中的作用-重庆社科文汇-李天华

论信息在领导决策中的作用-长安科技-姚文琪

智囊在决策中的地位和作用-决策探索-殷莉