大学学生干部管理的项目制实践

高校学生干部是大学生中的优秀分子，是高校大学生实现自我教育、自我管理、自我服务工作中的主要依靠力量，也是高校建立教育学生、服务学生、管理学生系列体系的重要组成部分，是高校实现“以人为本”的管理理念最终落实到位的基本队伍之一。高校学生干部既是普通同学的一员，又是普通同学的榜样和管理者，在日常生活中处处起着模范带头作用，因此，高校学生干部素质的高低直接关系着高校学生工作能否稳定顺利地开展，直接影响着我国高校文化环境的稳定。

一、高校学生干部团队管理的现状

当前，高校学生干部队伍在学校的各项工作中发挥了协作作用、桥梁纽带和管理作用，为高校的正常工作做出了不可磨灭的贡献。但是，在学生干部团队的管理中也存在着一些不足，具体表现在：

1.自我发展意识和成就意识不足。高校中，有很大一部分学生干部空有“三分钟热血”，而没有一种持之以恒、坚忍不拔的精神。刚刚进入学生组织时有活力、有思想、有积极性，但随着工作的开展的负担的加重，这些学生干部往往表现出懈怠心理，觉得工作越来越乏味无趣。工作顺利时热情高涨，处在逆境时就会退缩，经不起失败和挫折的考验，实际工作中缺乏意志和毅力，对份内工作应付差事，出现不求进取的现象，缺乏较强的自我发展意识和成就欲望，出现了消极怠工甚至“隐退”的现象。

2.创新意识和创新能力有待提高。部分学生干部在工作中过于死板，生搬硬套，没有充分调动起自己的主观能动性，只充当了老师的“嘴”和“手”。老师怎么说，他就怎么做，前人怎么做，他也照着做，不会主动求变、积极进取、勇于开拓，缺乏学生干部应有的探索精神和工作魄力，造成工作死气沉沉、方法单一。还有一部分学生干部希望寻求创新，但是往往因为自己的身份无法调动各种资源，新创意无法转变为实际操作，或是为其他因素所左右，工作成效与自己的设想相去甚远，最终只能在前人的基础上谨慎地做一些小修小补，而没有从根本上开创新的局面。

3.团队合作意识淡薄。相当一部分学生干部的合作意识淡薄，有强烈的个人表现欲，缺乏团队的合作精神，不能欣赏其他人的工作业绩，看到别人做出一点儿成绩容易产生嫉妒心理。由于缺乏整体的团队精神，各个部门间各自为政，不能及时的沟通协作，不能形成整体的合力，直接影响了学生干部队伍工作的成效。有些学生干部不乐于奉献，平时的精力全用在考级、考证上，集体活动不参加，而当集体取得优异成绩后，却争先恐后地向上级汇报，磨灭了其他学生干部的工作业绩，严重损伤了其他学生干部的积极性，这种急功近利的行为严重影响了学生干部队伍的形象，也影响了学生干部队伍的整体战斗力。

4.经常抱怨，工作主动性不强。有相当一部分学生干部经常抱怨工作环境较差、工作条件不好、工作对象存在诸多恶习等，而不能很好的从自身上找原因，遇事喜欢逃避甚至推脱。经常挑他人的毛病，工作上的失误也都推给其他人，不能很好地承担自己应该承担的责任。而且工作上缺乏主动性，常常等着老师或者高年级的学生干部布置工作才去完成，而不是主动去发现问题，更不能做到主动思考问题，在工作中不能做到很好的反思和总结，不做到很好的“查缺补漏”。因此，我们针对学生干部管理体制中的问题，提出一种新的内部管理机制———项目负责人制，试图让其在学生干部团队中运用，减少上述弱点对学生干部团队发展所产生的障碍。

二、项目制的概念与特性

这里的项目制，是基于学生干部团队管理的传统模式的弊端而提出的。在传统模式下，学生干部团队以固有模式和标准，按照一定的程序，周而复始地做一类事情。传统模式的管理，注重对效率和质量的考核，注重当前执行情况与前期进行比较。比如团总支，学生会，自律会（以下简称“三委会”）里的各种常规工作：招新、外联、宣传、活动、总结、改选、交接等等……以职能来划分，相同的人做基本相同的事，在一定时期内周而复始地进行。相对于传统模式，我们提出“项目”模式。所谓“项目”，就是一个特殊的、即将被完成的、有限的任务；它是在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。这里包含三层含义：项目是一项有待完成的任务，且有特定的环境与要求；在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、财力等）在规定的时间内完成任务；任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求。作为学生干部团队里的一个项目，它是一个独特的任务，可以是不固定的人临时组成团队来开展工作，所开展的工作要在一定的条件下开展，这种条件包括主管部门的态度、团队领导层的要求、团队本身的宗旨、所能占有的各种人力物力财力资源等等。总的来说，高校学生干部团队内的项目，具有以下三个特性：

1.暂时性。项目不是连续循环的工作，在它的确立在一开始就明确了起点和终点，不会让学生感到有源源不断的工作要去承担，他们可以更好地安排学习和工作的时间，更尽心地去完成项目相关的工作。即使他们在工作中遇到挫折，有退出团队放弃工作的欲望，也不会马上付诸行动。因为他们清楚地认识到，即使退出，也要等目前所从事的项目结束以后在提出。再一方面，由于项目是暂时的，学生们会花更多的心思来做好其工作，珍惜这次来之不易的机会。这样，每个项目都基本能按照项目计划去实施。而不会向传统模式那样，某些工作人员会产生厌倦感，随时退出没商量。

2.独立性。每一项目都是独特的，不同于以前任何一个同类项目的。项目与项目之间，要么名称相同而内容不同，要么内容基本相同而要求不同。每一个项目都是各自独立的，不会让当前的项目实施者担心日后如何承继，如何寻找更多的人继续把工作做下去。同时，每一个项目实施者也不需要过于受先例的干扰，能够按照目前的条件做相应的工作。这不仅能去除厌倦感，还能激发学生挑战难度的动力和斗志。

3.高效性。在项目中，每个环节都要充分注意。由于学生活动都是在课余时间进行的，开展活动的每个工作人员的空余时间都不是固定的，具有较大的随机性和变动性。因此，如果按照传统模式来指派任务，其工作效率难以保证。任务指派得当，任务承担者配合，工作可能一下子完成；任务指派不当，加之任务承担者主观上或客观上配合不足，任务就会拖拉，甚至无法完成而中途夭折。因此传统模式下的学生活动是冒进性和突变性兼有之。而作为项目的活动中，项目内的成员都有自己明确的工作目标，工作目标往往是在小组讨论的基础上自己设定的。不管自己的空余时间如何变化，既然愿意参与到这个项目，就会努力地设法完成任务，每个环节都注意认真完成，发自内心地推进项目良性发展，步步为营，逐渐接近目标，高效保质地完成。高校学生干部团队推行项目制，能充分调动学生干部组织策划活动的积极性，优化学生干部团队内部资源配置，给各位干部、普通干事提供发挥个人才能的舞台，保证各项活动的顺利进行，做到简洁高效、主题突出、责任明确。

三、黎明职业大学工商管理系学生活动项目制的新尝试

黎明职业大学工商管理系于2010年9月成立学生干部常委会，并于10月开始，以该学期“旅游文化节”为试点，尝试项目制，开展项目的模式如下：

1.项目发起人提案。任何团队成员均可提出新颖、可行的活动设想，并初步做出活动策划，包括该活动的目的、形式、活动流程、经费预算、所需人员等，填写活动申请表，交策划部门包装、完善，经发起人同意后再提交至三委会和系里审批。活动须符合学生活动自身定位，经费预算须合理，审批通过后即可开展活动，该活动最初发起人即成为该活动的具体负责人———即“项目负责人”。任何有热情、有想法的成员均有可能成为“项目负责人”，在该项目范围内对三委会负责，确保这项活动按时按质地完成，并达到预期效果。

2.组建项目小组。“项目负责人”产生之后，即根据活动的需要，在活动策划部门的协助下联系各学生组织的负责人，可从系里各部门中选择合适成员，成立项目组。“项目负责人”自然成为项目小组的组长。项目组自成立之日起即要明确分工，在组长的领导下，负责具体活动的开展，包括活动的审批、活动的展开、活动后期的总结等等。项目组作为独立单位完成活动，并虚心接受三委会和系领导的意见。

3.经费筹措。由于项目是个人提出并组建自愿参加的同学形成团队开展的，因此，在经费筹措问题上，存在自愿出资的可能。此外，由于项目负责人本身提出项目就应该对项目涉及的各个方面有清晰认识，并且了解自身的社会关系优势，因此一方面可以比较清晰地知道大概需要哪些资源，另一方面能尽可能发挥自身的优势，获取其他人无法获取的支持。当然，若项目负责人自身资源不多，系里还是应该提供一个舞台，如果有相应的经费支持就更好；若项目规模比较大，影响力也比较大，就可以尝试拉赞助，获取经费。而经费筹措问题本身就是立项审批的时候应该关注的问题，立项以后，项目负责人应该按照既定的计划来筹措经费。

4.项目开展。各项措施准备就绪之后，项目负责人带领项目小组开展各项工作。同时，三委会和系里适时做出监督和指导，使项目更好地按照计划进行，避免发生人为错误。

5.项目结束。项目结束以后，各项费用、各项物资应该进行盘点清算和结账，项目负责人应撰写项目总结报告，由三委会相关部门存档，以备今后参考。项目结束后，项目小组即可解散，各个成员回归原来所在的部门，如果不希望继续工作的，项目结束后即可退出社团或不参与日后的工作（三委会常任干部除外）。

四、项目制给学生干部团队管理带来的意义

（一）更有效的团队建设

作为一种临时的一次性的具有高度目的性的项目团队，它更适合学生这种既要应付学业，又要兼顾课外活动，还要锻炼综合能力的特殊身份。项目团队的形式能充分调动学生的积极性，没有以往反复工作的疲累和顾虑。而且，由于项目团队是通过项目负责人自有的关系召集或公开招募其他学生自愿参加而组建的，其人员结构背景比较复杂，他们来自不同班级不同年级不同部门，还有着千差万别的经历，按照生态学的理论观点来说，这种群体内部的复杂性有利于群体的良性发展。项目任务的多样性要求项目团队成员的优势也具有多样性，通过这种形式来组建项目团队，可以有效规避传统学生干部团队管理中的固定的人做固定事的人员优势单一性的弊端，使项目操作过程中的各种问题有足够的储备应对者和解决者。

（二）更有效的目标管理

传统模式下，由于各个工作人员所在的职能部门是固定的，三委会开展活动的管理人员往往给工作人员直接指派相对固定的具体任务，工作人员直接按照管理人员的具体要求去做，其目标管理往往以职能部门为中心，具体实施起来，部门内部容易出现推卸责任和考核不公平的情况。而在项目负责人制中，高度的目的性使管理人员往往采用以落实到个人的目标管理的方式，告诉各个工作人员其需要达到的各自的目标，而达到这个目标的过程所需要的具体工作，往往通过指导性的意见来交流，至于具体如何实现具体到个人的目标，则由工作人员自行决定。这样项目团队里各个成员能够根据自身占有资源的优势和自身的时间安排来开展工作，而且由于个人责任和目标更明确，因此项目团队中的各个成员会更努力地在指定的时间内完成内创造性地完成其应该完成的任务。

（三）更有效的沟通管理

这里的沟通管理是指确保项目信息能够及时适当地产生、收集、传播、保存和最终处理所必需的过程。在传统模式下，沟通存在许多障碍。在以下职能型沟通路径图中我们可以看到，每有一个新的活动需要开展，三委会领导层会召集各个职能部门的部长来开会，讨论具体事项和布置任务。各个部长再召集其部门的干事开会布置任务。在具体工作操作工程中遇到问题，就层层上报，等待主席团或老师出面处理。这种双层甚至多层的沟通存在时间上和空间上的障碍，沟通容易失真而且效率低下。再加上各个部门的干事都是来自不同的班级不同的年级，如果他们平时没有工作以外的交流，在工作中的正式沟通缺乏共同的认知背景和情感基础。学生没有固定的办公地点，没有固定的“上班时间”，沟通往往是直线沟通的，这使得沟通的时间成本非常高。目团队以项目负责人为中心，以网状结构进行沟通。项目负责人直接与具体工作人员沟通，打破层级关系，所有人员均以目标分类，同类人员在平等的基础上进行沟通，沟通可以比较畅顺，而且沟通成本低。此外，由于一次性的项目之所以能够吸引项目成员参与进来，是因为大家都有共同的认识背景，有共同的价值取向，还受到项目负责人的个人人格魅力的影响。

所以他们在沟通以前，在很多问题上本身就自然形成了共识，沟通的内容大多是项目的具体工作，而不是项目本身的意义问题。在外部沟通方面，传统的职能型的沟通需要动用各个职能部门进行外部沟通，而且三委会领导层也需要频繁地向主管单位汇报，必要时三委会领导层还需要直接与相关部门和服务对象沟通，这样的沟通缺乏系统性和整体性，容易出现沟通重复、沟通遗漏和沟通前后矛盾的现象。这种沟通模式往往是无计划的，以突发事件为中心。我们再看以下的项目外部沟通路径图，项目负责人同时与项目团队、项目对象、相关部门以及三委会领导层和主管单位进行沟通。项目负责人与相关部门和项目对象的沟通又是为项目团队与他们沟通做好铺垫。这种沟通模式由项目负责人作总指挥，更具有系统性和整体性。沟通往往是有计划地进行，以整体目标和任务细分为中心。

五、项目制给学生干部团队管理带来的新问题

（一）环境分析与判断准确度低下

由于项目负责人可以不是三委会的常任干部，因此作为个人提出项目，希望三委会能给其一个发挥作用的舞台，其往往对三委会所能提供的条件以及校内相关部门的支持有过高的期望，对其项目的外部环境分析出现失真。一方面在人际关系上，项目负责人未必能马上跟某些项目干系人（如主管单位领导、相关部门工作人员和项目实施对象等）取得全面和良好的认识和沟通；另一方面项目负责人由于可能缺乏经验，对校内各种成文和不成文的规章制度并不是太了解，或者理解失真，往往在提出项目的时候把这种外部环境对项目的影响看得过于乐观，这也跟其为了说服三委会领导层和主管单位允许其开展该项目而尽量多展示有利条件有关，而这种主观理解的“有利条件”的展示，恰恰是不利于项目的实际操作的。如“旅游文化节”开展过程中，项目负责人对于学校场地申请及安全管理方面不熟悉，以自己的想法开展工作，和相关部门沟通时遇到困难感觉不解，项目初期进展缓慢，经系里调节沟通后才得以完善，这个状况源于于负责人的大局观和判断沟通能力的不足，也是项目负责人制最关键的弱点，在学生干部团队管理中，项目负责人制的开展，要从项目负责人本身的能力抓起，负责人要多与指导老师沟通联系，把项目开展过程中可能遇到的问题考虑在内，减少项目进程中的不必要延误。

（二）吸取教训多于积累经验

相对于传统模式来说，“项目”模式的一个很大的不足之处，就是它不能像传统模式那样由于每次活动都是固定人员作相对固定的事，因此每举办一个新的活动，组织的成熟度就有所增加，活动使得社团骨干的熟练程度滚动发展。而在“项目”模式下，每一个新的活动的组织者，都可能是一个新的团队，虽然项目是在固定的三委会领导层和主管单位指导下开展，但是项目操作人员毕竟是缺乏经验的。而对于学生来说，由于缺乏社会经验，也缺乏校内组织活动的经验，其操作一个新的项目，往往会犯很多错误，走很多弯路，最终才能把项目完成，也有可能最终完成不了，项目失败。但是，如果在传统模式下，一次的失败是可以给下次活动的成功增添筹码的；但是在“项目”模式下，基于三委会领导层和主管单位对风险的考虑，一次的失败可能葬送了项目负责人下次再次提出新项目的机会，因此其积累的经验无法成为组织的经验，然而其吸取的教训却成为组织不鼓励类似活动再次举办的理由。基于以上考虑，我们提出要对每个项目结束后进行深刻的总结，将项目开展中的优缺点让三委会所有学生干部分享，将宝贵经验记录下来，作为系学生活动文化传承下来，让更多的人能够以项目负责人的身份提出活动，鼓励学生大胆尝试，努力创新，锻炼组织协调能力。

（三）项目团队容易出现在授权以外范围进行活动的情况

项目制下产生的项目团队，每进行一项大的任务，都应该向三委会领导层和主管单位汇报。然而，由于对于学生来说，他们在从事某些活动的时候，可能会害怕老师的“过分关注”而导致失败，因此会有意无意地隐瞒一些信息。同时，在项目团队对外联系的时候，往往会直接使用三委会或者学校的名义进行，而三委会领导层和主管单位在没有直接参与这过程的情况下，难以控制项目团队对外联系中的承诺。如果项目团队许下无法实现的承诺，最终责任还是主管单位承担的，因为学生组建的项目团队本身并没有主体资格。这样，就给学校相关主管单位带来相当的风险了。在“旅游文化节”活动中，项目组以工商管理系的名义邀请众多校外组织参与到文化节的表演，而实际上仅凭学生的联系难以获得企事业单位的认可，最终还是要由指导老师协助，因此，在项目进展中指导老师所承担的角色任务，除了指导学生开展活动外，还要整体把握项目开展的走向，特别是对外承诺的实现情况，兼顾主管单位和项目组的利益，保证项目良性发展。

（四）财务管理方面难以控制

对于一些涉及资金量较大的项目，其财务管理存在双重性。一方面三委会本身有秘书处进行财务管理，进行用款审批、报销、成本控制等；另一方面项目团队得到一笔资金以后，内部也需要进行相关的管理。当这两方面的管理人员之间的沟通存在问题的时候，财务管理便很难控制。由于受到专业水平的限制，作为在校学生的项目团队，难以作出比较全面的财务报表，也没有这样的时间，他们得到资金以后，往往见步行步，遇到需要用款就轻易做出决定，成本控制很成问题。另外用款方面也容易因为缺乏监督而出现挪用项目资金作私用的腐败现象。由于项目团队本身存在相对的独立性，因此三委会领导层和主管单位往往对这些情况难以直接控制。鉴于这种情况，在“旅游文化节”中，系里在项目组成立的基础上，特别组建了一支由三委会秘书处骨干组成的采购组，采购组直接向系领导负责，实行钱账分管，所有经费的使用都必须由项目负责人提交支出预算，由采购组货比三家之后统一采购做账，控制经费使用，联系赞助后，所得经费也归由采购组统一使用，独立做账，保证经费控制在预算范围内。

（五）三委会领导层权威受威胁

在传统的学生干部团队里，主席、副主席往往是承担最多任务的角色，只有一些次要的事情才会让干事去做。三委会的一些重大功劳，往往都是加在三委会领导层身上的。如果三委会引入项目负责人制，那么三委会领导层很可能由做事者变成管事者，从舞台上的表演者变成舞台下的后勤保障人员，而如果项目负责人做事比较得力，三委会领导层甚至不需要花太多精力。因此，三委会成员渐渐地会觉得三委会领导层是虚设的，没有做具体事情的，从而其权威会直线下降，从表面上直观觉得三委会领导层可有可无。一旦某个项目做得很成功，项目负责人会受到来自学生和老师的夸奖。这样，三委会领导层的地位也就不复存在了。要解决这个问题，唯一的方法是三委会领导层成员自身应该多提出项目，自己成为项目负责人；同时某些普通同学一旦多次成为项目负责人，并且比较成功地运作了项目的话，应该尽快将其吸收成为三委会领导层成员或者其他常设部门的干部。项目管理是一种新型的学问，也是逐渐被各种公司企业、政府机关和团体组织所重视的一种管理方式。项目负责人制的理念和操作能给组织带来很大的活力，使组织各项工作变得权责分明，促使组织不断创新并且吸引更多的优秀人才的加盟。这种制度引入高校学生干部团队的管理当中，是学生干部团队自身发展的一种新尝试，也是解决一向存在的问题和弊端的手段。但任何事物都有两面性的，项目负责人制也不是万能的，也有其弊端。笔者认为，学生干部团队没有必要通过革命性的方式进行内部改造，而应该在已有的职能部门的基础上，让原班人马用这种模式开展活动，成熟了之后再对外推广。这样可以避免项目负责人制的弊端给学生干部团队带来太大的冲击。总的来说，每个学生干部团队都应该根据自身的特点，选择最适合自身发展的管理模式，这才是真正的硬道理。