CIO:首席信息主管

CIO是"Chief Information Officer"的英文缩写。这个词在中文中没有确切译名。就字面而言，可译为"首席信息主管"或"首席信息管理人员"。从目前国外CIO所处的地位和扮演的角色而言，译为"首席信息主管"似乎更为恰当。

CIO最早在20世纪80年代前后产生于发达国家的政府部门，尔后在企业中得以发展和盛行。CIO的产生与政府部门的文书工作和档案工作有很大的关系。1980年，美国政府为了确保联邦政府信息资源的收集、维护、使用和传播信息的费用减至最低；使收集到的信息得到最充分的利用，颁布了《文书削减法》（Paperwork Reduction Act，首次在成文法中提出了"信息资源管理"的概念。1982年，罗纳德・里根总统任命了一个专家委员会--格雷斯委员会，目的是对联邦政府各部及机构的信息资源管理情况进行调查，该委员会1984年向总统提交了最终调查报告，其中的第7卷《联邦政府中的信息差距》对联邦政府信息资源管理和利用的情况进行了分析，建议以整个政府为基础对信息资源进行管理，为此必须在各级政府（包括总统行政办公室任命一位由副部长或部长助理担任的信息主管（CIO，从比较高的层次上全面负责本部门文书、档案、技术设备等信息资源的管理、开发与利用，直接参与最高的决策管理。此后，美国和加拿大等国增设"信息部长"一职，而且在政府各个部门设立了CIO职务。

政府部门设立的CIO有效地改善和加强了政府部门的信息资源管理。这一成功经验促使一些大型公司将此新职位引入本企业的信息资源管理之中。经过若干年的发展，企业CIO在数量、职能、活动范围、知名度等方面，都已经超越了政府部门。据调查，1998年日本21.9%的企业设立了CIO职位，日本排名世界500强的企业中80%以上实行了CIO体制。

CIO职位的设立是信息专业人员在管理层次中地位不断上升的产物和必然结果。在企业中，CIO是企业中的高级职位，是决定企业命运的核心人物。其职责是辅助企业的高层决策和长远规划，实现企业全面的信息管理。近年来，企业CIO的职责已经超越了传统的信息管理的范围，信息技术开发、健全组织的信息系统、管理信息人员、实现企业内部的信息共享、沟通最高决策层与信息部门之间的关系等都已纳入其职责范围。因此，在企业中，通常的情况是CIO既是技术专家，也是管理专家。

在企业中，CIO具有特殊的战略意义:⑴ CIO是企业决策层的信息来源。企业的决策能力取决于对信息的掌握能力。CIO统管企业的全部信息资源，因其参加决策，故能准确了解企业决策需要哪些信息，并可从运作机制上保证决策者能够及时地获取所需信息。⑵ CIO是企业应用现代管理思想的保障。现代企业普遍采用ERP、商务智能系统等先进的信息系统来辅助进行管理决策。CIO可以整合各个方面的资源，能够保证这样一套系统正常、有效地运行。⑶ CIO是组织运作的精神中枢。CIO整合了企业的全部信息资源，由于他的存在才可以有效协调各部门实现信息共享。⑷ CIO是组织学习、创新机制的重要组成部分。现代组织学习和技术创新都离不开信息技术，产品的信息含量与日俱增。因而CIO必须参加到企业技术创新的过程中，为组织创新提供信息上的保证。

在中国，无论是在政府机关还是在企业之中，都没有形成一个成熟的CIO阶层。中国现有的仅仅是信息部门主任。无论是企业的最高领导，还是销售、财务等部门都没有认识到信息系统是他们改变策略、改变管理模式的一种重要手段，而仅仅是把信息系统当成节省时间、节约劳动成本的自动化工具。最近几年，由于信息化建设有了很大发展，国外CIO角色和职位在中国已经开始引起注意。在北京，联想等公司已经设立了CIO，其他一些具备条件的大型企业，也有了设立首席信息主管职位的设想。在上海，1999年就进行了首席信息主管的培训，近年内将会有100家工业企业设立首席信息主管。

CIO职位的设立使包括文书、档案管理在内的信息管理纳入了社会职业的总体框架，并进入了一个单位的上层，充分显示了信息管理工作的价值。在这种情况下，档案工作者应该积极整合自己的资源，争取在可能有一个很大发展的CIO机制中发挥更大的作用。

(作者地址:天津市塘沽区501信箱档案馆 300452)