小议会计电算化条件下企业内部控制问题

摘要 企业在建立电算化会计系统后，会计业务处理程序和工作组织发生了很大的变化，给企业的内部控制带来了许多前所未有的问题。

关键词 会计电算化 内部控制

内部控制制度是企业在会计工作中为维护会计数据的真实性，业务经营的有效性和财产的安全完整而制定的各项规章、管理方法等的总称，会计电算化对企业内部控制制度的影响主要表现在以下几个方面：

一、原始数据操作准确性问题

在会计电算化中，计算机输出的数据是在程序控制之下，对输入的数据源自动进行加工处理，并储存于磁性介质上，所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而，计算机中的原始数据必须由人工事先进行审核和输入计算机，一旦原始数据在输入的过程中发生错误，计算机便无法识别，只会将错就错的进行各种计算工作。因而，自动处理数据的准确性完全依赖于原始数据输入的准确性。会计电算化的这一固有弱点对内部控制提出了新的具体要求：一切数据的处理方法和过程都必须规范化，并保持准确性和相对的稳定性，这样才能保证会计信息的质量的真实性、完整性和准确性。

二、 权限控制的重要性增强

在手工会计系统下，从经济业务发生或取得凭证、登记帐簿、编制财务报告，每一个环节都要求有相应管理权限的人员签字盖章，而且所形成的纸质数据若被修改可容易辨认，通过岗位分工，笔记识别能有效防止差错与舞弊的发生，而在会计电算花系统下，原来人与人之间的联系部分转变为人与计算机的联系，会计人员的职能开始从核算型向管理型转移，原由的部分控制程序在新的环境下已经失去作用，相应产生了一些新的控制程序，原来核算工作有相当一部分变为由计算机自动完成，企业经济业务的发生由记录于纸上转变为以文件形式储存的磁盘或光盘上，而直接记录在磁盘或光盘上的电子数据若被非法修改则不会留下篡改的痕迹，因此对操作者的身份识别和授权控制就显得尤为重要，如果不能很好的解决以上问题，就很难保证会计信息的真实准确性。

三、 会计档案无纸化和电脑操作无形化的问题

在手工方式下，信息以账、证、表等形式储存在不同的纸质上，增、删、修改了的会计凭证或会计帐册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行电算化会计后，有形记录较之传统手工会计系统大为减少，凭证、经济业务事项的说明和帐簿等大多要依赖计算机录入、阅读或查询。此外，数据的载体也不同了，信息来源于数据和程序，并且从一开始就储存在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不能被打印出来，只有依靠计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内部控制，那么未经批准擅自改动数据的可能性就会明显增加，并且数据改动后不会留下任何痕迹，电磁介质受损坏，有丢失或毁损的危险。所以，会计电算化对会计档案的管理形式提出了更高的要求，不仅要保存纸质介质会计核算资料，而且还要保存，保管好以磁性介质方式储存的各种会计数据和计算机程序，以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。因此，需要加强和完善内部控制以保证会计电算化的进程。

四、 会计数据的安全隐患问题突出

由于电算化会计相当多的工作都要通过计算机系统完成，现有的会计软件系统在设计，开发阶段普遍存在需求少，软件设计重功能轻安全的现象，软件设计选用的语言和数据库的安全性能低，以至软件投入运行后暴露诸多安全隐患，如数据库呈开放状态，易于打开，应用系统软件存在安全问题等，这类问题目前还尚未彻底地解决。同时，许多安全设施并为配置齐全，特别是计算机的硬件系统存在物理易损坏性，一旦硬件系统出现故障或停电等其他非人为原因，就将导致数据不能被处理。同时，数据处理的准确高效主要依赖于财务软件的质量和性能，如果软件质量出现问题，将会影响到数据处理的准确和速度，一旦程序中出现严重的病毒或遭受“黑客”袭击，就将严重危害系统的安全。若不能及时排除病毒，则有可能扩大损失。另外，会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，如果磁性介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏，保存的会计数据将丢失；若数据被人为恶意篡改、复制、伪造、销毁，又不会留下任何痕迹，这些都会严重影响到会计工作的正常进行，因此计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性，从会计电算化系统中发现计算机舞弊和犯罪的难度较之手工会计系统更大。

五、 财务网络化带来的新问题

近年来，随着计算机技术和网络通讯技术的发展，网络化会计信息系统的日趋普及，网络的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足，使电算化会计系统的内部控制更加完善，同时也带来了新问题。目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催帐、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等，实现这些功能就必须有相应的控制，从而加大了会计系统内部安全控制的难度。

综上可见，电算化会计系统下的内部控制制度与手工会计系统的内部控制制度相比较，范围更大、控制程序更复杂，它将职能控制与程序控制、人工控制和计算机控制相结合，是一种综合性多方位的控制制度。但是任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝。面对这一新的课题，我们应顺应会计电算化的发展潮流，重视会计电算化系统下的内部控制制度建设，本着有效、全面、审慎、及时的原则来制定内部控制制度，并根据新情况、新问题，不断补充、完善和发展会计电算化系统下的内部控制理论，以促进会计电算化工作的普及和开展，推动我国会计电算化事业的发展。