面向知识管理的国家科研项目文件管理体系:模式分析与模型构建

[摘要]对与国家科研项目文件管理活动有关的文件生命期模式、业务连续体模式、知识生态模式和综合集成管理模式进行SWOT分析。基于综合集成管理最佳实践模式，提出面向知识管理的国家科研文件管理体系规划、实施、评估、改进的构建模型。对整合、优化和创新科研项目管理、科研项目文件管理和科研项目知识管理，管理主体联盟，管理过程联动和管理客体联合，解决国家科研项目文件管理中存在的失存、失信和失用问题，提升国家科研项目信息资源和知识资产的控制力、证据力和服务力具有理论和实践的指导意义。

[关键词]科研项目管理　知识管理　文件管理　文件管理体系　综合集成管理

[分类号]F204

1.引言

随着我国国家科研创新体系建设的快速发展，由国家财政拨款资助的科研项目数量日益增多，作为科研项目活动证据、记忆和知识的科研项目文件的“失存”、“失信”和“失用”问题也日益显现出来，如何提高基于国家科研项目文件的科研信息资源和知识资产的控制力、证据力和服务力已成为我国国家科研创新体系建设不可忽略的重要问题。

就管理主体而言，国家科研项目文件管理涉及科研主管部门包括科研项目经费来源部门、科研项目依托和承担单位、科研项目负责人和研究人员。科研档案管理部门及文件管理专业人员等多个权益相关方，具有多元化和多层次复杂性的特点；就其管理过程而言，涉及国家科研创新体系管理、科研项目管理、科研项目文件管理和科研项目知识管理等多个管理活动领域，科研活动流、文件活动流和知识活动流相互作用和相互影响；就其管理客体对象而言，文件的真实性、可靠性、完整成套性和长期可用性直接影响国家科研项目信息资源的积累、共享与交流，影响国家科研项目知识资产的生值、保值与增值。

文献调查揭示：长期以来我国国家科研项目文件管理存在管理主体各自为政、缺乏统一管理的机制，管理活动自成体系相互分隔、缺乏统一管理的规范，管理客体相互矛盾、叠加重复、缺乏统一管理的法规等问题。

如何构建面向知识管理的国家科研文件管理体系是完善国家科研创新体系、解决我国国家科研项目文件“无统一的管理机构”、“无统一的管理法规”和“无统一的管理规范”需要解决的现实问题。

2.国家科研项目文件管理体系：模式选择

2.1科研项目文件管理现状研究

本文采用包括档案的大文件概念，对国内外科研项目文件管理的规范及其最佳实践经验进行了案例分析。文件指“组织或个人在履行法定义务或进行事务活动过程中或为实现其目的而形成、接收和保管的作为证据或(和)资产的信息，不论其载体、形式或格式如何”。文件管理指：“对文件的形成、接收、维护、利用及处置进行高效和系统控制的管理活动，包括捕获并保存业务活动及事务处理的证据和信息的过程”。

2.1.1国内科研文件管理规范调查与现状分析　国内科研文件管理规范按其制定主体分，主要有以下三类：

・第一类：科研项目主管部门(包括科研经费来源部门)，如《国家高技术研究发展计划(863)计划文档材料管理办法》、《北京市科技计划项目(课题)档案管理办法》。

・第二类：科研项目依托或承担单位(包括大学和研究机构)，如《北京大学科学技术研究档案管理实施细则》、《南京大学科研档案管理办法》、《上海交通大学科学技术研究文件材料接收归档的管理办法》、《清华大学科研项目(课题)档案管理办法》；《中国科学院科研课题档案建档规范》和《广东省农业科学院科研项目档案管理暂行规定》。

・第三类：国家档案管理主管部门，如《科学技术研究档案管理暂行规定》和《科学技术研究课题档案管理规范》。

分析管理规范对科研项目文件管理活动过程和对象的要求，得出我国科研项目文件管理规范具有以下特点：科研文件被看成是科研信息资源和国家科技储备手段，强调科研档案管理与科研项目启动计划管理同步、与科研项目中期检查同步、与科研项目结题与成果验收同步，重视科研文件的归档保存、保密和利用限制。

我国科研项目文件管理规范存在以下不足：①采用科研项目文件生命周期阶段管理模式，多为被动和静态管理；②对电子文件管理实施纸质与电子双套制与双轨制，缺电子科研文件形成、保管与利用的管理体系与保障机制，管理过程中产生大量重复劳动，但科研文件可靠性和可用性缺少质量管理；③科研项目管理过程与科研文件管理过程相分离，缺少连贯和一致的管理规范，电子科研文件大量生成，但管理手段仍然以手工操作为主或以手工方式管理，缺信息化管理手段和自动化的管理规范；④科研文件跨部门和跨领域共享与再用困难重重，管理活动低效率、低效果和低效能。

2.1.2国外科研文件管理规范调查与现状分析　国外科研文件管理规范按其制定主体分，主要有以下三类：

・第一类：科研项目主管部门(包括科研经费来源部门)，如美国科学促进会制定的《文件规划：如何做指南》、英国国民健康服务基金委员会制定的《科研项目文件的文件管理》、英国信息系统联合委员会制定的《科研机构原始科研数据和文件的管理》、《科研文件管理指南》。

・第二类：科研项目依托或承担单位(包括大学和研究机构)，如澳大利亚墨尔本大学制定的《科研数据和文件管理的方针》、美国加洲大学制定的《数据管理：科研文件》；美国能源研究与发展部制定的《文件保管期限表》、英国Boyce Thompson植物研究所制定的《BTI科研文件保管指南》。

・第三类：国家档案管理主管部门，如美国文件档案管理署针对科研文件制定的《战略方向：鉴定方针》。

分析管理规范对科研项目文件管理活动过程和对象的要求，国外科研项目文件管理规范具有以下经验：①国家科研项目文件被看成是国家公共资产；②多采用业务连续体管理模式，将科研文件看成科研活动过程的有机组成，强调基于证据的科研项目治理，遵从并符合学术规范与档案管理要求，管理规范具有连贯性和一致性；③强调科研活动过程中所有利益相关方有义务管理好科研文件，对科研文件形成、鉴定、移交、保管与销毁，保密和知识产权保护、科研数据共享与利用，科研文件质量保证，科研文件信息化管理与电子文件管理负有共同责任，多为主动动态管理；④各部门有明确的分工与合作，并得到法律授权，档案管理部门对科研文件的处置与销毁、永久保管与利用负有法律授权的重任，科研管理部门和科研部门对文件的质量保证及其管理有合法合规的义务。

2.2科研项目文件管理模式SWOT比较

综合分析国内外科研项目文件管理的最佳实践经验及研究成果，从科研文件管理的主体来看，科研项目文件管理存在四种管理模式：

・第一种：面向档案管理部门的文件生命期管理模式。其主要特点是关注文件客体及其微观管理对象质量控制，重视文件的保存与知识的保值，对提升文件的控制力有积极的作用。但由于是一种末端的静态被

动的信息资源管理模式，在无统一管理法规依据的条件下，很难解决科研项目文件的失存问题。

・第二种：面向科研项目负责人和研究人员的业务连续体管理模式。其主要特点是关注文件管理活动及其中观管理活动过程控制，重视文件的形成与知识的生值，对提升文件的证据力有积极的作用。是一种动态应对的科研项目治理模式，在无统一管理规范的条件下，很难解决科研项目文件的失信问题。

・第三种：面向科研主管部门或基金来源部门的知识生态模式。其主要特点是关注文件管理系统及其宏观管理服务控制，重视文件的再利用与知识的增值，对提升文件的服务力有积极的作用。是一种主动适应的知识资产管理模式，但在无统一管理机构的条件下，很难解决科研项目文件的失用问题。

・第四种：面向国家科研创新管理体系的综合集成管理模式。其主要特点是关注文件管理体系及其复杂系统综合集成管理，重视文件多种多样价值的实现。是一种动态适应的信息资源与知识资产集成管理模式，但在无统一管理机制的条件下，很难实现科研项目文件的多元化和多层次管理。

四种模式的SWOT分析及典型案例如表1所示：

2.3综合集成管理模式分析与选择

对上述四种科研文件管理模式分析比较，综合集成管理模式是涉及管理主体最多元、管理客体最多层次、管理过程最复杂，管理价值最大化实现的最佳实践模式。该模式以国家科研创新管理体系为服务目标，以科研业务连续体管理理论、文件全生命期管理理论和知识生态管理理论为指导，融科研项目管理、科研文件管理和科研知识管理的目标与受益为一体，以满足共同的期望和要求为基本方针和原则，集成相互影响和相互关联的管理活动内容和要素，科研治理、文件质量管理和知识资产风险管理优势互补，有利于发挥不同管理部门和各种学科领域的优势，建立多元化和多层次的复杂管理体系。SWOT分析如图1所示：

3.国家科研项目文件管理体系：模型构建

3.1基于综合集成管理模式的概念模型与分析模型

从完善国家科研创新管理体系的宗旨出发，采用综合集成管理最佳实践模式，以科研业务连续体理论、文件生命期理论和知识生态理论为指导思想，提出国家科研项目文件管理体系是指导和控制一个科研项目与文件相关的活动的管理体系。概念模型如图2所示：

分析模型如图3所示：

3.2基于综合集成管理模式的规划模型

图4是基于综合集成管理模式的国家科研项目文件管理体系的规划模型，从微观、中观和宏观管理三个层次搭建了三类管理活动联动的工作网络。微观层整合管理对象，解决科研项目文件的失存问题和科研项目知识的保值问题，提升基于文件的国家科研项目知识资产的控制能力；中观层优化管理活动过程，解决科研项目文件的失信问题和科研项目知识的生值问题，提升基于文件的国家科研项目信息资源的证据能力；宏观层创新管理体系，解决科研项目文件的失用问题和科研项目知识的增值问题，提升基于文件的国家科研项目信息资源和知识资产的服务能力。

3.3基于综合集成管理模式的实施模型

国内外最佳实践经验研究揭示，科研项目文件管理最佳实践均遵循以下8项管理方针和基本原则，具体内容如下：

・第一，合规性：科研文件产生、保存和提供利用应符合国家法律法规、学术规范、研究者职业道德规范等科研业务要求。

・第二，规范化：采用国际标准和遵循国际最佳实践惯例，以系统化、标准化和自动化管理手段管理作为科研信息资源以及科研项目活动证据，记忆和知识的科研文件。

・第三，全员参与：科研文件真实性、可靠性、完整成套性和可用性保证是所有科研活动参与者的责任和义务。

・第四，集中统一管理：国家科研项目文件作为国家知识资产，其处置与归档，永久保存与利用应合法合规，集成统一管理是法定的义务和责任。

・第五，全程管理：从开题到结题的科研活动全过程和从文件产生到销毁或永久保存及再利用的全生命过程中，每一份国家科研项目文件都应该得到适宜和有效的处置。

・第六，集成管理：面向利益相关方共同的目标和受益，将科研流、文件流和知识流集成，融管理主体控制、管理过程控制和管理客体控制为一体，实现服务满意、过程高效、结果质量保证。

・第七，知识产权保护：严格执行知识产权管理和保护的法律、法规和其他规定，保护科研单位和科研人员的知识产权等合法权益。

・第八，安全与保密：严格执行信息安全法和国家秘密法等法律和科学技术保密相关规定，确保国家科研秘密和本单位的科研秘密等不受损害，科研文件在动态变化的技术环境中可以持续再用。

图5提出了实现上述管理原则的国家科研文件管理体系实施模型，从管理的责任分工与合作、管理的思想与方法、管理的任务与目的、管理的内容与要素构成实施框架，建立了管理主体问合作联盟的工作机制。

3.4基于综合集成管理模式的评估模型

图6提出了基于综合集成管理模式的国家科研项目文件管理体系评估模型，为管理目标和受益的实现，管理方针和原则的实施提供了连贯一致的评估目标、评估对象和评估内容。

4.结论和建议

按管理主体、管理活动过程和管理客体的关系来分，国家科研项目文件管理相关活动中存在科研项目文件生命期管理模式、科研业务连续体管理模式、科研知识生态管理模式和综合集成管理模式四种管理模式。SWOT分析揭示，综合集成管理模式最适合我国目前“三无”管理的现状，最适宜解决“三失”问题，对提升国家科研项目的“三力”影响力最大。

基于综合集成管理模式，本文提出了面向知识管理的国家科研文件管理体系规划、实施、评估的构建模型。规划了所需建立的目标、过程及预期的结果，明确了其实施的管理方针、基本原则和工作机制，提出了根据目标实现、方针和原则实施过程进行的监测和测量，针对存在的风险和问题，提出了持续改进的综合集成管理解决方案。对完善国家科研创新体系建设提出以下三点对策建议：

・第一，建立统一管理的联合法规，提升基于国家科研项目文件的科研信息资源和知识资产的控制能力：实施合规性要求、知识产权保护、集中统一管理方针；建立具有连贯性的国家法律法规、科研学术规范和档案质量要求；将科研项目文件管理嵌入科研创新管理体系。

・第二，建立统一管理的联动规范，提升基于国家科研项目文件的科研信息资源和知识资产的证据力：实施科研项目文件全程管理、安全与保密、全员参与管理方针；建立具有一致性的跨部门和领域的科研文件真实性、可靠性、完整性和可用性质量保证规范；将科研项目文件管理纳入科研项目治理范畴。

・第三，建立统一管理的联盟机制，提升基于国家科研项目文件的科研信息资源和知识资产的服务力：实施规范化要求、集成管理管理方针；建立以科研项目文件电子化方式生成、保存与提供再用为基础，以科研项目知识资产动态捕获、增值保存和有效复用为目标，科研创新保值、生值和增值为目的的集成化管理系统；将科研项目文件管理融入科研项目知识管理。