独家原创:如何加强档案安全工作

【摘要】本文主题是以落实科学发展观、创新、服务为主题，结合档案管理实际，描述了传统档案管理概念模糊、管理手段滞后的现状，并结合新时代档案管理工作实际需要，探讨了新时代档案管理工作，如何从思想上高度重视，提升档案质量，怎样加强档案团队建设，实现档案职能，增强服务意识，增强信息意识。

【关键词】档案管理创新服务

随着市场经济的蓬勃发展，档案作为公司一项宝贵的财富，已不再是简单的资料收集与保管，它已经成为公司前进的一项基础性工作。公司档案综合管理如何与时俱进，怎样突破传统的思维和工作模式，进而增强档案信息资源的开发与利用工作的前瞻性，是我们必须面对和解决的问题。

一、传统档案管理现状

档案的形式多种多样，文书和技术资料等是档案的主要形式。文书档案包括文件材料、手稿、电报、书信、会议记录等一切书面材料，以及录音、录像、影片、唱片、照片、画片等形象化记录材料。技术档案主要是技术设计的图纸、数据、工艺流程、技术原理、设计方案和报告、技术说明书以及操作方法等。它们具有鲜明的科学性和服务性的特点。但长期以来，档案管理工作并未被部份公司重视，主要体现在以下两个方面：

（一）档案管理概念模糊，造成不必要浪费

在档案及档案价值的理解和把握上趋于数量化、片面化，单纯地认为档案装订和归档应该多多益善，缺少对档案综合管理、利用的现实性与统一性相结合的高效能考虑，尤其是在档案价值的鉴定上表现为概念模糊，操作混乱。比如个别单位为了应付归档任务，将大量的申报表进行装订、归档，造成了人财力的大量浪费。

（二）档案管理手段滞后，难达档案最佳效果

随着信息化技术的飞速发展，电子缩微技术的新型模式档案的大量出现，给传统的档案管理模式提出了严峻考验。传统意义上的档案管理模式与信息社会化要求存在较大差距，利用计算机对信息资源进行智能检索、分析和处理等技术革新和普及工作亟待加强。如电子公文和电子信息如何高效、规范地收集、归档，尚需进一步探讨。为此就有个别公司更新了管理设备，但档案管理人员在具体工作中还是采用过去的工作方法，不能积极主动地适应现代管理方式，不思创新，做表面文章，结果把管理现代化搞成了表面化、庸俗化，严重影响了真正实现档案现代化、信息化的建设步伐。

二、新时代档案管理方面

档案管理现代化是一个完整的系统，包括现代化的档案管理方式、管理理念、现代化的设备和高素质的管理人才及相关的社会环境等。要实现对档案管理的现代化、信息化应主要做好以下几方面工作：

（一）思想上高度重视，增强主观能动意识

随着社会不断发展，技术信息飞速进步，档案管理工作也逐步成为日程工作非常重要和必须的。首先，各级部门应高度重视，层层抓落实，防止工作流于形式。增强全员参与档案工作的主观能动意识。组织人员到各征收单位指导资料的收集、整理，对档案管理保证专人、专库、专款专用。其次，规范档案工作程序，完善管理制度。加大对档案工作的目标考核力度，制定出符合本单位工作实际的档案管理措施、标准，在规定时间内对各单位进行严格考评，把工作任务、责任量化、细化，分别交予相关单位领导、直接责任人。

（二）提升档案质量，增强价值意识

所有档案都有一定的价值，但不能保存所有档案。对有参考选用价值的档案文件进行收集、登记、归档，充分实现档案资源的保值增值。根据国家档案局信息化建设精神和自治区档案局制定的档案信息化建设目标，部门关于档案室的信息资源建设质量、档案网络建设的标准也应加大工作力度，电子公文如何实现保值增值方面，应按照国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》要求，制定出符合本单位工作实际的电子文件归档管理办法，避免政出多门、责任不清现象发生。

（三）实现档案职能，增强服务意识

加强档案管理单位和执行人员全员参与档案工作的服务意识，充分发挥档案综合分析职能。加大对档案工作的投入力度、宣教力度、奖惩力度是体现服务意识的有效途径之一。

一是硬件设施投入方面，建好、维护好档案室是保证档案工作顺利开展的基础性工程。做好档案库房的温湿度等指标达到国家标准，保证档案保存的质量。在抓好人员服务上，应着重强调对档案工作人员和其他工作人员的岗位责任意识、目标管理意识和奖勤罚懒原则，提高对档案工作的认知性、紧迫性和时代性，使档案人员最大范围地为档案工作站好岗、执好责，继而使档案工作最大限度地为中心工作铺好路、服好务。

二是要按照档案工作的规律和程序，指导、协调好各文书部门、业务部门的各种档案的立卷和归档工作。对档案进行集中统一管理，注重维护档案的完整与安全，必须抓好档案的收集、整理、保存、鉴定，统计、移交和利用等七个环节，尤其是要抓档案的收集、整理、归档，这样才有利于进一步抓好利用档案的环节，使其他环节又服从和服务于利用这一环节。

（四）档案团队建设，增强信息意识

优化人员结构，合理配置，是实现档案人才队伍建设的首要因素。但由于种种原因，许多公司对档案工作的投入较小，尤其是偏远地区过档案管理和计算机知识人员又极为短缺，在这种形势下，档案人才问题就显得更加突出。因此，档案管理系统要建立一支有较高政治品质、良好职业道德、渊博学科知识、具有高科技能力的档案干部队伍，任务还十分艰巨。

首先，加强教育培训力度，是推进档案队伍建设的重要手段。一方面，要以现代化的技术要求为准，结合本单位实际情况，针对档案工作者的不同层次、不同岗位，有步骤、有计划地对档案人员进行继续教育。另一方面，要从工作岗位和个人基础条件出发，突出重点，尽快解决档案人员的知识结构老化问题，不断进行知识更新，提高档案人员对相关学科如经济、管理、科技等知识的扩展能力。还要要求档案员不仅掌握计算机数据库的管理技术，还要熟悉档案室情况，及时跟踪、了解档案业务最新领域及其发展情况，使档案人员视野开阔、技术全面，整体素质显著提高，逐步适应档案管理现代化和信息化的需要。

其次，作为档案工作者本身，要不断进行自我加压和充电。要在综合素养上下功夫，即具有能够敏锐地发现信息、确定何时需要信息、需要什么信息与检索、评价和有效利用信息的能力及修养，增强信息意识，使自己不但要成为本行业的"专家"，重点充实信息学、传播学、图书馆学、行政管理学、经济学、法学等相关知识，不断增加知识储备。

最后在瞬息万变的市场经济条件下，充分实现其职能，只有察往才能知来，才有可能在遇到问题时做出正确决策，从这一意义上说，管好档案、用好档案，直接影响到公司的整套管理模式和理念。因此，让档案工作尽力为公司正常发展，做好系统信息化建设服务，是各公司必须坚决贯彻的档案工作方针，也是所有公司以适应改革开放、社会主义现代化建设日益发展的需要。

结论

综上所述，档案管理模式创新，是加强档案安全工作的必须，是利国利民的大好事，但存在的困难和问题也不容忽视。这些问题有些可以由档案部门自己解决，有的则需要积极争取，多方协调，甚至需要变动有关法规以适应形势的需要。还有一些问题则并非近期所能解决。我们应正视并想方设法解决这些问题，这样才能保证我们的改革顺利进行。忽视这些问题，会给我们的工作带来一定的麻烦，甚至导致改革事业的搁浅。

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