用好校对特技,纠错也能自动化

平常我们在输入文档时，总会难免有误，特别是用拼音输入法，别字更是屡见不鲜。如果你使用的文字处理软件是Word，那么就可以使用其强大的中英文校对功能，让错误自动“原形毕露”。

第一步：用Word2007打开文档，选中要校对的文本，如果不选择则是校对整篇文档；单击“审阅”选型卡，在“校对”组中，单击“拼写和语法”按钮，会自动对文章进行检测，并将可能有误的文字用红色字体标出（见图1），在正文中该文字下面会有红色浪线，此时可以对红色文字进行修改，如果该红色字是正确的可以单击“全部忽略”，这样后面同样的文字就不会再出现；修改完成后单击“下一句”按钮继续校对后面的内容。

第二步：在某些特定的文档中，可能会涉及一些特殊词汇，我们可以自定义特殊词汇加入到校对字典中，这样校对时会自动通过。单击“选项”按钮打开“Word选项”对话框，在“校对”项中单击“自定义词典”按钮出现对话框（见图2），单击“编辑单词列表”可以根据需要添加自定义词语，最后连续单击“确定”按钮完成设置，以后遇到自定义词语就会自动跳过。

小提示

自定义的词典保存在“C:\Documents and Settings\zjf\Application Data\Microsoft\UProof”的CUSTOM.DIC文件中（C：表示系统盘符，zjf是系统用户名），CUSTOM.DIC可以用记事本等软件打开，在重装系统时可以备份该文件，重装系统后再复制到该目录覆盖原有文件，这样就能再次使用。在“校对”中，我们还可以设置“自动更正”的参数，这样在输入文本时，某些错误会被自动修正过来。

Word自带的校对词库比较单薄，很多新鲜名词都会被误判为错词，如果我们能将目前使用非常广泛的搜狗拼音的词库，移植为Word的自定义词库，无疑可以让Word的校对更加智能、更加准确。

第一步：单击搜狗拼音的菜单（快捷键是【Ctrl+Shift+M】）选择“设置属性”，切换到“词库设置”选项，首先选择“细胞词库管理”下的所有类型的词库，然后单击“立即更新所勾选细胞词库”，这样可获取最新的搜狗词库；选择“词库操作选择”后的“导出文本词库”，再单击“立即进行”按钮出现对话框，输入文件名“词库”，单击“保存”按钮，这样将搜狗词库保存为一个名为“词库.txt”的文件。

第二步：用Word打开“词库.txt”，将词库中的说明部分删除，保留下方的词语部分，然后按【Ctrl+H】打开“替换”窗口，单击“特殊格式”选择“任意字母”，单击“全部替换”，稍后会看到词库中的所有字母都被删除了；再次在查找内容中输入单引号――“’”，然后单击“全部替换”，这样词库中的英文单引号也会全部删除；按【Ctrl+A】全选“词库.txt”中的文字，然后按【Ctrl+C】复制所有文字。

第三步：打开Word2007，单击“Office按钮”出现菜单选择“Word选项”，然后切换到“校对”选项，单击“自定义词典”按钮出现对话框，再单击“新建”按钮，输入文件名“自定义词库”，单击“保存”按钮，这样就建立了一个空白的自定义校对词库（见图3），选择该词库，单击“更改默认词典”将新建的自定义校对词库设置为默认校对词库；进入词库保存文件夹，双击其中的“自定义词库.dic”文件，然后按【Ctrl+V】将“词库.txt”中的文字粘贴过来，再按【Ctrl+S】保存文件，最后关闭文件，重启Word就可以使用自定义校对词库了。

小提示

如果懒得新建自定义词库，也可以打开默认词库文件（CUSTOM.DIC），然后直接将搜狗词库中的文本复制到该文件中，这样也能使用自定义词库。另外在重装Word时，别忘了把自定义词库备份起来，以后使用会更加方便。