简述工程档案收集的要点

摘要: 本文以工程档案的收集为切入点，重视档案是档案收集的关键, 全面真实是档案收集的根本,为社会利用提供便利是档案收集的重要标志等几方面的思考、论述，阐明了档案存在的价值、真实的可贵、收集的重要，特别强调了工程档案的有效收集是做好档案管理工作与使用工作的基础，工程档案信息必须服务于社会。

关键词：档案收集思考

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

工程档案的收集工作是档案信息资源建设的一项重要工作。工程档案的有效收集是做好其管理工作与使用工作的基础。档案收集是否齐全、有效、真实，直接影响到档案管理的质量，也严重影响档案的有效使用。依据自身从事档案收集以及指导工作的经验，为进一步提高档案利用价值，现对工程档案的收集工作提出以下几点。

1.重视档案是工程档案收集的关键

工程档案是工程建设过程的全全的记录与真实反映，是工程建设的成功与艰辛的真实写照。一个国家的发展，需要有历史的借鉴与继承，工程档案里有大量、充分而准确的信息，是当今决策所必需了解与掌握的。工程档案工作为今后广大市民及企事业单位及新的工程建设提供有效服务，为加强新的工程建设提供强有力的保障，为工程技术创新提供必要的条件，不仅如此，工程档案还是直接经济效益和间接经济效益的潜在地。

工程档案是一个最具有连续性、信息资源性最强的载体。它的发展和其他许多重要性工作一样，必须要有领导者的高度重视。以有对历史负责、为现实服务、替未来着想的思想境界才能抓好档案和档案工作，才能保证在规定的范围内，并随着日益变化的新情况、新问题，有针对性地做为工程档案的有效收集工作，使工程档案资料信息资源建设与时俱进、确使完整、不断丰富。

2.全面真实是工程档案有效收集工作的根本

工程档案管理的任务，是为以经济建设为中心的各项决策提供必要的信息。工程档案要做到有效地为党政领导决策服务、为各部门工作服务、为广大市民群众服务。真实全面既是前提，又是档案生命价值的根本。档案必须讲究真实。非真实的档案资料，不仅无用，反而有害。

要通过收集时的鉴定，确保每份档案的真实性和有效性。纸质档案及工程图纸的真实性实易把握，要靠宣传教育，靠职业道德，靠敬业精神，靠实事求是的作风来共同规范。

档案要尽可能地收集全面。全面应该是在真实为前提的全面，不仅是分门别类的收集齐全，还应包括什么材料何时归档，如何立卷，保管期限多长等，对于遗缺不全的要积极采取不同的措施给予补齐，归档及时催办等。真实性是全面性的保证，全面性又为真实性提供必要的条件。只有做到全面性与真实性的统一，才能发挥工程档案的有效性。

3.维护参建单位的经济利益和合法权益是工程档案有效收集

的内在动力

工程档案的有效收集，一是法律行为，是国家档案法的基本要求和国家档案行政部门对各级档案管理部门和管理人员的职责规定，同时又是各个参建单位的行为体现。建设、勘察、设计、施工及监理单位是经济和建设需求的产物，是社会分工中合理存在的建筑实体的建设单位。各个参建单位讲求社会效益，但更追求和实现利润最大化。把本企业做大做强，依靠工程档案来维护企业的经济利益和合法权益，从根本上来讲，还同时在维护着国家的利益和职工的权利。

我们从维护参建单位的经济利益和合法权益出发，依规加强工程档案的收集与指导。

4.为现代决策提供充分的信息是工程档案有效收集的重要标志

工程档案的收集是其移交的基础。有效移交的目的是为了使用。工程档案经过收集、整理、指导归档，最终通过移交而服务于各个工程建设单位、服务于广大市民、服务于社会，这当中作用最大的莫过于服务社会。所以，工程档案为新的工程建设提供充分的、真实的信息依据，是其有效收集的重要标志。

要达到这一目标，首先，档案管理部门多组织一些档案方面的活动，多进行档案归档方面的业务培训，加强《档案法》、《档案管理办法》的宣传力度，要求人、财、物管理部门严格按照《档案法》、《机关档案工作条例》等法律、法规办事。

要不断提高各个工程参建单位以及各级领导对档案管理工作的重视程度，加大人、财、物的投入力度，尽快实现收集、归档的自动化、现代化。每个从事档案工作的人员要努力提高档案管理业务水平，增强服务意识，以出色的服务去增添档案的生命力。通过内抓管理强素质，外搞服务树形象，认真履行工程档案的收集保管职能。

始终把档案收集、档案服务作为想问题、办事情、作决定的出发点和落脚点。强化服务功能，在档案信息不断为社会服务，为现代决策提供服务，为经济建设服务，为广大人民群众服务中实现自身的价值。

充分有效地利用档案信息，更好地服务于党和国家的大局，服务于各个工程建设，服务于广大职工日益增长的社会文化和自身发展的需求，使工程档案之树根深叶茂，四季常青。