浅议对档案保密工作的几点思考

[摘 要]档案是档案管理的重要组成部分，该种类型的档案由于存在大量内容，事关国家、单位和个人的利益和安全，管理好该种档案显得尤为重要。由于社会发展和档案资源信息化的推进，档案的管理工作也将发生变化，本文就档案人员的专业素质、档案保管的物资保障、电子文件保存安全以及档案的保管与利用的关系进行探讨。

[关键词]档案；档案管理；电子文件

所谓档案指的是各级机关、各个部门在工作中形成的涉及国家、单位、个人有参考价值和秘密的文字、符号和声像等不同形式的历史记录。该种档案工作是整个档案工作的基础，涉及政治、经济、军事、外交、科技等各个领域，其中有大量牵涉到国家、单位和个人秘密的文件资料、科技成果、经济数据等，事关国家利益和国家安全，经济技术秘密，个人隐私等内容。因此该种类型的档案不同于一般档案，在管理上有其独特性。管理该档案必须严格执行《保密法》的相关规定，不得疏于管理，擅自泄露、擅自销毁。档案管理工作如此重要，因此，必须高度重视此项工作。

一、思想上充分认识档案保密工作的必要性和重要性

档案是人类历史的真实记载，是人类最真实最可靠的信息资源，档案保密工作是档案管理的重要内容，是维护档案的安全、进而维护国家安全、集体利益和个人隐私的重要保证。档案管理机构与工作人员，首先必须从思想上予以高度重视，严格地按照《保密法》有关规定做好档案保密工作，使得档案更好地为国家、集体及个人服务。

二、加强档案人员的政治理论学习和专业素养

档案管理人员是作为档案管理的主体，需具有很强的政治性和专业素质，必须把管理档案作为自己最神圣的职责。

首先，档案工作是政治性很强的工作，该种档案的内容涉及党和国家、单位或者个人的重要机密。因此，管档人员必须讲政治，具有较强的政治洞察力、政治鉴别力和政治敏锐性，不断增强政治意识、大局意识和责任意识，树立正确的世界观、人生观、价值观，善于从政治上观察、分析、处理保密工作中的重大问题，使业务工作保持正确的政治方向。

其次，由于档案工作是一门专业性很强的工作，涉及到政治、军事、经济、技术等领域。其管理方法也在随时代的变化而不断改革，特别是随着政治、经济、科技和文化交流与合作的日益发展，档案管理工作也相应地出现一些新情况、新问题，。因此，档案人员必须顺应时代要求，树立终身学习的观念，经常参加各类业务培训，不断提高业务知识、科技知识以及管理操作等方面的能力，努力提高自身的业务能力，增强自己的保密意识，使自己的工作适应与时俱进的要求。

再次，档案保管人员接触机密文件多。因此，自身要强化法律意识，认真学习《档案法》、《档案管理办法》和《保密法》等法律法规，严格遵守相关的法律法规，按照各项规章制度开展工作。

三、加强基础设施建设，为档案的保管提供物质保障

要保管好档案必须要有相应的硬件设施作保证。要长期、永久地保管好这些档案资料，必须依赖相应的技术和设备才能实现。如：库房管理的防火、防盗、防水、防光、防虫等“八防”技术；温湿度调节所需的空调设备、去湿机和加湿器等设备；保护档案原件所需的保险柜、专用密集架、缩微摄影设备等；以及目前使用广泛的计算机设备和相应的管理软件等。

因此，档案所在部门必须根据本单位工作实际和发展要求，加大对基础设施的投入，切实加强硬件设施的建设，确保必要的建设经费和物资及时到位。尤其要注重库房建设，要依法配置适宜安全保存档案的专门库房，包括安装防盗门窗、防盗报警装置，添置密码文件柜、除湿机、空调、灭火设备，使用驱虫药等，有条件的还可以安装摄像监视器。此外，随着电子档案日益增多，还应该配置电脑、扫描仪、管理软件等现代工作设备。

四、紧跟时展，提高信息技术防范能力，确保电子文件安全

随着办公自动化的迅速发展与普及，档案的载体形式从纸质向数字化过渡，大量的数字化介质成为主要的归档来源。这些先进的档案载体，具有纸质档案无法比拟的优势，但同时也给档案的安全带来了隐患，给保密工作增加了难度。电子文件的形成完全依赖计算机的软硬件平台，目前，利用互联网上的黑客们进行违法操作，具有隐蔽性强、技术越来越高的特点。如果不按规定做好安全防范措施，就很容易发生信息被恶意复制、修改及删除的危险。因此，档案管理人员要采取措施确保电子文件的安全。

第一，要加强监督检查。要严格遵守相关的安全保密制度，杜绝在互联网上存储、传递信息。在使用和保管档案的过程中，要采取“谁使用，谁保管，谁负责”的原则，接受技术部门和保密部门的业务指导，并按时或随机地进行检查，及时堵塞安全漏洞。

第二，要规范维护。保密档案的存储介质应及时备份，如果出现硬件或者软件损坏或数据丢失等故障，必须由技术部门和保密部门指定的单位和人员进行维护。

第三，要做好技术防护措施。首先，存储文件应采用密码保护，重要的文件应采取专业加密软件或硬件进行加密保护，密码应经常更换。其次，要安装国家有关主管部门批准的正版杀毒软件和防火墙，对计算机系统实时进行扫描和检测，阻止计算机病毒进入网络系统，同时要及时升级软件和防火墙。

第四，要严格执行销毁程序。数据存储介质报废时，必须进行清点、登记、建立销毁档案，履行必要的手续。目前，对于已经删除的文件或磁盘进行了格式化，甚至在磁盘等介质已经损坏的情况下，都可以通过专业手段恢复和提取大部分数据，所以必须在保密部门的指导下由相关的技术人员负责处理。

参考文献：

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[2]王瑛.蒲绍荣.浅论档案保密工作[J].云南档案.2007，（5）

[3]员宁敏.高校科技档案保密工作之我见.档案学研究.2007-12-28