探讨工程档案管理的作用

摘要：工程档案管理是建设工程的有机组成部分，工程档案是工程质量的直接反映和关键环节，是提高工程质量的重要手段。建设工程档案并非只是建设工程竣工后的资料整理和建设工程的末端。因此，对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行研究是非常重要，有利于引起我们对工程档案管理的高度重视，更有利于工程档案管理工作的有效开展。

关键词：工程档案管理， 工程质量 ， 作用

Abstract: the project file management is an organic part of the construction project, the project file is the direct reflection of the engineering quality and the key link, is an important means of improving engineering quality. Construction project file is not just after the completion of construction project of the data and the end of the construction project. Therefore, the project file management to promote the role of the quality of construction projects is very important to study, to cause us to the attention of the project file management, is more advantageous to the project file management work.

Keywords: engineering archives management, engineering, quality, function

中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：

一、引言

工程档案管理是促进建设工程质量的重要手段。工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性往往与建设行政职能高度融合，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，以加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。

在建设工程档案业务指导实践中，我们应该及时了解施工单位的建筑用料与技术说明文件等情况，及时向建设单位反映，防止以次充好事件发生，例如：如果发现隐蔽工程中以空心墙代替实心墙等偷工减料行为，应及时制止。建设工程档案管理对工程质量起到积极的促进作用。同时及时预防各类安全隐患和事故的发生。因此，工程档案管理在建设工程的全程中具有重大意义。

二、工程档案是建设工程的有机组成部分

建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录，是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说，在建设工程项目开工建设前，已经有大量的文件材料形成了。如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除，建设工程是根本无法成立，也是无法开展的。

建设工程档案是建设工程的有机组成部分，在古代，驻军与造城是统一的。这说明古人在造城时，已经认识到了编制城市规划图和城市实况图的重要性。只是岁月的流逝，古城不再，档案依旧，我们只能通过珍贵的图纸来遥想古城英姿。当然，我们也看到，在广大农村地区，在许多偏远的聚落，房建工程并没有档案留下来。特别是这一次遭到地震毁灭性破坏的羌族民居聚落。因为文化相对落后和习惯传统的作用，这些地方建设工程的技术性线条主要是手口相传的一种经验模式，绝大部分都没有形成文件材料和图纸。这并不是对建设工程档案作为建设工程有机组织部分的否定，但的确是对建设工程档案的一个简化，而这种简化造成偏远地区住房安全无法保障，在灾害中往往损失惨重，更不能按图索骥地进行救灾和修复。这从反面揭示了建设工程档案与建设工程的不可分割性。

三、工程档案是建设工程质量的直接反映

建设工程质量最初是一个生活化的概念，是一种感受性评价，是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展，对建设工程质量有了严格的定义，即建设工程质量是指工程满足业主需要的，符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合，包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动，对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时，对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是通常所说的隐蔽工程。对这一部分在工程竣工后我们是看不到摸不着的，也难以检测得到，我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。

在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分，从现代管理科学的角度来看，建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好，反映工程管理规范，反映工程管理人员素质高，反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目要多参评一些建筑奖项和活动。凡是有参评的项目，建设、施工各方对建设工程档案管理都要高度重视，重视档案的真实性、完整性，包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重要的，因此要求对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精。

四、工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节

建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说。这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究，我们会发现，工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。更进一步，我们从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。

早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略，建设工程项目管理人员培训，过去俗称为五大员培训，一般是指：施工员、监理员、材料员、安全员、造价员，一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各地方城建档案馆自行组织，没有纳入建设职业培训的范畴，也没有发国家认可的证书。近些年来，随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高，有的城市实现了建设工程资料员经常性培训，还将《资料员合格证》上网，便于查询和核对，并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作，才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案，建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的认可和重视。

2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》，首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系。对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交程序和法律责任等方面进行了强制性规定，是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观，从基层技术实践提升到了国家法规意志，这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。

五、结语

建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送，到主体和配套施工，到最后装饰装修、绿化亮化，到竣工验收后投入使用，这是一个相当长的周期。建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来了，把这个过程完整地链接起来了，也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来。对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的，在条件成熟的情况下，从行政和立法层面加强建设工程档案管理对促进建设工程质量会有更积极的作用。我们应该以众多的建设工程质量事故为教训，以我们加强建设工程档案管理的经验和成果为动力，以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作，为提高建设工程质量，确保人民生命财产安全，建设社会主义和谐社会做出应有的贡献。

注：文章内所有公式及图表请以PDF形式查看。