中国科学院信息化标准化工作研究与建议

摘要: 信息化的标准编写是一项严肃而权威的工作,中科院在信息化过程中,不断制定和颁布自己的信息化标准体系。首先介绍了标准和标准化的定义,列举了中科院信息化工作对标准的需求,对标准编写的组织结构、工作流程进行了讨论,最后基于参加标准制定工作的经验,给出了标准编制和实施过程中的几点建议。

Abstract: It is serious and authoritative to codify the standards for informationization. Chinese Academy of Sciences keeps on putting forward its own standard system on the way of informationization. The definition of standard and standardization are introduced in the first place. Then the reasons for standardization are listed and organization structure and workflow are discussed. In the end, the suggestions about codifying and carrying out the standard are given based on personal experience.

关键词: 标准化;信息化;中国科学院

Key words: standardization;informationization;Chinese Academy of Sciences

中图分类号:G203 文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)05-0001-03

0引言

新世纪以来,我国信息化进程不断加快,各行各业的信息化工作突飞猛进、日新月异。信息化过程中的标准化工作也越来越受到人们的重视,实践证明,有效地运用标准化,投入信息化建设的资源就会得到充分的利用,建设步伐才能够得以加快;忽视标准化或未恰当地利用标准化,则会出现资源浪费,导致建设受阻[1]。国家提出的“统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互通互联、资源共享”24字信息化建设方针,也把“标准”放到了一个重要的位置上。

各单位在信息化建设过程中,积极探索,纷纷建设和推出各自的信息化标准体系。1996年出版的《科学技术信息系统标准与使用指南》,以国家科委科技信息司为主编制,标准体系包括综述、术语标准、信息分类与编码标准、数据交换标准、情报文献工作标准五部分[2]。该标准的编制,保障了我国科技信息系统建设、开发顺利进行,为科技信息系统的运行、管理提供良好的技术基础[3]。以北京市发展计划委员会、北京市信息化工作办公室和北京市质量技术监督局共同编制的《首都信息化标准体系》包括术语、信息分类编码、中文平台、软件与软件工程等16部分[1]。该标准体系的编纂,对于确定首都信息化标准需求、指明未来发展蓝图和框架等具有重要的指导意义[1]。其他如地理系统、会计系统、军交运输等行业的标准体系也都从无到有,日趋成熟,为其行业的发展贡献了不可或缺的力量。

中科院在信息化建设过程中,重视并积极建设自身的标准体系。在ARP一期系统的开发过程中,颁布实施了《ARP项目管理规范》等一批标准规范文件。在二期工程建设的过程中,即将的《中科院ARP规范体系》更是从全局整体的高度,囊括了几乎所有ARP工程建设、系统使用等多方面的规范。

1标准和标准化的定义

国际标准化组织(ISO)对标准的定义:标准是各方根据科学技术成就与先进经验,共同合作起草、一致或基本上同意的技术规范或其他公开文件,其目的在于促进最佳的公共利益,并由标准化团体批准。标准化的定义为:“标准化主要是对科学、技术与经济领域内应用的问题给出解决办法的活动,其目的在于获得最佳秩序。一般来说,包括制定、及实施标准的过程”。

我国对标准的定义为:为了在一定范围内获得最佳秩序,经协商一致制定并由公认机构批准,共同使用和重复使用的一种规范性文件[4]。标准化的定义为:为在一定范围内获得最佳秩序,对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。上述活动主要包括编制、和实施标准的过程。标准化的主要作用在于为了其预期目的的改进产品、过程或服务的适用性,防止贸易壁垒,并促进技术合作[4]。

由上述定义可见,标准具有很强的科学性和权威性,是在科学技术成就与先进经验的基础上,一旦批准和实施后,将成为“获得最佳秩序”的手段和方法;同时强调了在编写的过程中,应该“协商一致”,在实施过程中,应该“共同和重复使用”。

2中科院信息化工作对标准的需求

自从院“十五”和“十一五”规划全面实施以来,超算、e-Science、ARP系统、科普教育[5]等信息化应用项目日新月异、蓬勃发展,信息化已经成为带动中科院持续发展的重要手段,成为我院引领全国科研机构、在国际舞台竞争的重要标志。随着各项信息化工作的快速发展,我院信息化工作具有覆盖范围广、工作力度大、应用体系全的特点,在实施和应用的过程中,需要通过标准的制定,规范和指导各项工作的开展,具体表现为:

2.1 用户群庞大、地域跨度广中科院现有80多个研究院所,12个分院,遍布于全国20多个省市,有3.7万专业技术人员和2万余研究生[6]。庞大的组织机构和多样化的用户给信息化工作的实施带来一定的难度,会导致需求风险加大、沟通难度增加、管理实施困难等问题。

2.2 信息化工作周期长、技术复杂正在进行的信息化工作绝大部分都是调用资源多、建设周期长、难度大、技术手段复杂多样的复杂系统,从项目的启动建设,到项目的完成实施,直至正常运转的日常管理维护,都牵扯到各种各样的管理、技术、工程问题。

2.3 应用复杂、规范需求内容庞大由于中科院目前正在进行的信息化项目大多是应用复杂、牵扯面广的复杂系统,覆盖组织、管理、业务流程、技术细节等各个方面,单一局部的制度或规范文件不能对整体推进和应用起到全局的指导和监控作用,需要整套的、全局的、可操作性强的标准体系的推出。

3标准化工作过程

标准化过程包括了编制、和实施3个子过程[4],其中编制工作是第一项,也是最重要的一项工作。编制工作的质量高低直接决定标准的权威性,不正确的工作方法也会导致编制周期长、返工率高、浪费人力财力的后果。本文主要从组织结构、工作流程和注意问题等三个方面阐述标准化工作的过程。

3.1 组织结构大型系统的标准撰写,靠单个部门或机构一般无法完成,需要多部门合作完成。在写作的过程中,需要相关部门配合,需要调用文档、资料等资源,需要大量的调研、座谈、讨论、咨询等活动,需要调查现有的标准、规范、制度等文件。需要设置相应的组织机构以保障工作的顺利和高效开展,同时需要明确各自的责任,避免工作中出现推诿扯皮现象。

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标准化工作可由项目或系统的某位领导统一领导,总抓全局工作,负责协调各种资源,决策重大事项;可设总协调人一职,负责与各部分负责人联系,就标准编写过程的具体事宜进行沟通和决策,制定工作计划,负责工作进度的监控和督促,进行阶段性成果检查;各部分负责人领导自己的团队,制定本团队的工作计划,负责本部分的标准书写工作,按照计划提交阶段成果。

因为标准的编制不同于其他一般的文档,具有更强的严肃性和正式性,因此在总协调人之外,还应设置标准监查员,负责整体的标准规范性指导、监督和监查工作,制定和领导实施标准培训计划,总体解决标准范围、定位、表述等科学问题,把握和控制最终标准的质量,统一各部分编写要求、编写方法、编写格式等细节性问题。合成负责人领导成员,负责将各部分的稿件统一合并,并按照标准的格式和要求最终形成标准文档。合成组的工作应该在标准监查员和合成负责人的共同领导下完成,并配合和参与监查员组织的培训、监查、统一化等工作,使标准的书写工作自始至终都处在严密的组织和指导、监督之下,各项工作之间不会出现断层和冲突,从组织体系上保证最终标准的质量。

3.2 工作流程标准的书写工作可分为:设计、计划、准备、书写、合成、修改、定稿七个阶段。

3.2.1 设计阶段:设计标准的范围、应用对象,确定标准的模块划分等。

3.2.2 计划阶段:确定各部分工作对应负责部门;对需要招标的部分进行招标,签订合同;召开启动会议,计划需要的各类资源。

3.2.3 准备阶段:查阅参考标准、文献;对标准的定义、性质、书写格式等进行学习和培训;召开协调会议。

3.2.4 书写阶段:各部分独立书写各自负责的标准草稿,接受标准检查员的检查和指导。

3.2.5 合成阶段:由合成组对所有文稿进行合并;对草稿中出现的原作者能修改的问题,返回修改;对暂时不能解决的问题,进行备忘记录;对各部分的术语进行统一,对书写格式进行规范,对整个标准的结构进行重新梳理和归纳,删除交叉冗余部分。

3.2.6 修改阶段:召开讨论会议,对合成阶段发现的问题进行讨论和修改;选择标准使用范围内的典型用户,征求用户意见;召开同行专家评议会,对形成的草稿进行建议和讨论。

3.2.7 定稿阶段:组织专家进行评审,上交标准化工作领导小组;提交相应公认机构进行批准,并准备颁布。

3.3 注意问题标准编制是一项技术性强、信息量大、要求高的工作,不恰当的工作方式,不合理的编制流程会阻碍和延缓编制工作的进展,本单位在参与中科院ARP系统标准的编制工作过程中,积累了一些经验和教训,总体来说,有如下几方面的问题:

3.3.1 标准的“标准”应该先行在标准制定的过程中,经常存在两种误解:一、标准就是普通文档的编写,没有什么特殊之处;二、文档的统一、格式修改可以在合成稿件时一步到位,写作过程中无须多虑。这两种想当然的想法,会给标准的编写工作带来巨大的隐患。

标准有别于一般文档的编写,无论从写作目的、文体表达和内容安排等内在要求,还是字体符号、序号标点和图表版式,都有其特殊的要求。在写作之前和写作过程中,如果不进行标准化工作规范的学习,写出的文稿很可能与标准的要求不符,导致返工重写。另外,写作过程中,如果不规定书写的术语、格式等通用模板,而在合成阶段统一完成,“二次加工”的方式看似方便,对最终稿件的质量却是有害的。稿件数量较多时,“二次加工”会加大稿件的错误率,产生很多新的质量隐患。

建议的做法是从项目的开始阶段引入严格的标准要求,将标准的学习、培训、监查等工作提前(如图3)。在准备和书写阶段,严格按照标准的要求,使书写阶段产生的初次稿件就尽量合乎标准的要求,减小合成阶段的压力,提高标准的质量。

3.3.2 建立有效的沟通机制,各部分之间多交流由于大型系统的标准体系比较复杂,各部分之间的边界并不特别清楚,有些部分之间还会有重叠和交叉,再加上编写成员众多,很容易出现遗漏或者重复现象。有时候大家描述的是同一个事情,仅仅角度不同,或者出现频繁的交叉引用。解决的办法,在项目开始时,就尽量清楚地划分各自的内容和边界,在项目进行过程中,定期举行讨论会,及时汇报交流各自的内容。再者,建立有效的沟通机制和渠道,使项目成员能够及早发现问题。

标准制定完成,经权威机构批准后,就可以实施了。为了充分发挥标准在系统建设和应用过程中的作用,在实施过程中,应该注意以下两点:

3.3.2.1 充分听取用户的反馈意见由于系统最终使用者是广大的用户,而标准制定的目的也在于“获得最佳秩序”。大型系统的标准由于过于复杂,很难一步就位,可能会出现问题和瑕疵。在实施过程中,充分听取用户的建议和意见,及时对标准进行修改和更正,同时及时搜集和处理用户在执行标准过程中遇到的问题。

3.3.2.2 动态维护和管理信息化技术发展迅猛,导致信息化系统日新月异,在使用过程中,某些标准可能会需要调整或变更,调整的部分,将以动态维护的方式,经权威机构批准后再次。同时建立标准的需求驱动机制,适时增加和修改。

4结语

信息化是科学技术发展的重要基础,没有先进的信息化环境,就不可能跟上世界科学技术快速发展的步伐,更不可能在一些领域取得重大的突破(路甬祥语)。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,也是中科院提高自身科技水平,增强整体科研实力的重要手段。在信息化的过程中,只有坚持正确的标准化制定的方法和流程,信息化的道路才会更加通畅和顺利,从而为中国科学院科学技术的不断发展作出持续的贡献。

参考文献:

[1]北京市发展计划委员会等.首都信息化标准体系[M].北京:中国标准出版社,2001:1,6-11.

[2]沈玉兰.科学技术信息系统标准与使用指南.第一卷,综述[M].北京:中国标准出版社,1996.

[3]沈玉兰.国家科委科技信息司和全国文标会着手编制《科学技术信息系统标准使用指南》[J].中国信息导报,1995(11):32-33.

[4]中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局.GB/T20000.1-2002[S].北京:中国标准出版社,2002.

[5]中国科学院信息化工作领导小组办公室.中国科学院信息化发展报告2008[R].北京:中国科学院.2008:3.

[6]中国科学院.中国科学院简介[EB/OL][2009-09-20].www.cas.省略.

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