新建高职院校档案管理工作问题探讨

【摘 要】新建高职院校档案管理工作存在着诸多问题及隐患，应引起必要关注。文章就此深入分析、探讨，提出建议，旨在抛砖引玉，求教大家。

【关键词】新建高职院校；档案管理；问题探讨

【中图分类号】 G717 【文献标识码】 A 【文章编号】1671-1270（2012）02-0041-02

进入21世纪，随着我国教育体制改革的深入进行，国家调整改革方向，大力发展职业教育。为完善高等教育结构、整合教育资源，优化人才配置，先后合并，重组升格了一千多所高职院校，极大地促进了职教改革。新建高职院校，教学质量和办学效益明显提高，在当今社会经济发展、文明进步中发挥了重要作用。院校组合升格，学校档案管理工作也经历了整合、理顺，规范和重建等各个工作环节，走上健康发展的道路，但在这个过程中，也暴露了许多问题和隐患，不容忽视。

一、存在问题

（一）档案安全存在隐患

新建职业院校，在合并、重组过程中，事务繁杂，百废待兴，在校区搬迁、机构调整、人员变动、规章重建、工作理顺等一系列工作进程中，档案工作稍有疏忽，就会出现管理混乱，设施、原件受损、材料丢失等情况，存在严重的安全隐患。我省某高等职业院校就因学生录取档案的被盗而被社会不法分子钻了空子，利用档案材料所记录的信息，大肆诈骗学生钱财，在社会上造成不良的影响，使学生名誉受损和安全受到威胁。

（二）制度规范，尚未理顺

新建高等院校的成员学校，大都来自各个不同行业，不同学科，不同层次的中职学校。这些学校原隶属于各系统的部、委、办、局等政府部门，由于不同的历史原因，其档案管理的规章制度不尽相同，管理模式和管理方法亦“五花八门”，致使学院组建之后相当一段时期，存在着管理混乱，手段落后，效率低下，提供信息失真等问题，在一定程度上影响了学校各项工作的正常开展。

（三）管理队伍参差不齐

由于新建高职院校前身的各中专学校没有设置专职档案管理职数，档案管理人员是兼职兼管或临时抽调，且构成人员复杂，岗位变动频繁，少有专职人员，更缺乏专业人才，加之缺乏专业知识培训，致使管理队伍专业水平参差不齐，整体素质不高，对档案的收集、归档、整理、保管、利用没有统一的标准，认为只要保管好利用时能找到就可以了。这一问题的存在，严重阻碍了档案管理工作的高效运转。

（四）档案建设未成体系

学校档案的特点有别于政府行政部门，这在于其只能是以教学科研为主，由于传统观念的束缚，长期以来，高校档案管理重点大多放在文书档案上，而对学校的教学、科研、管理等方面档案的建档，归档，管理，利用重视不够，即使有也是有“档”也少“案”，是应付一时检查的“权宜之举”，缺乏系统、全面的管理，使得资料遗散，管理不善，造成资源的浪费。

（五）档案服务作用有限

由于观念陈旧，档案管理的信息化，规范化，制度化，组织化、科学化建设不够，学校档案工作长期处于封闭、半封闭的状态，在高职院校建设发展和面向社会提供服务支持方面未能发挥应有的作用。

二、症结分析

（一）重视不够，责任不明

高职院校合并重组初期，因机构不健全，人员变动大，加之权责不明，监管不力，措施不当，常常造成工作失误，人员失职，给单位和社会都会带来恶劣影响。其根本原因就是领导和部门对档案工作重视不够。

（二）制度不全，规范不力

新建院校关注机构设置，人员调配，而制度建设大多跟不上，规范管理更是无从谈起。有法难依，无章可循，是造成档案管理工作混乱的原因之二。

（三）队伍建设，明显滞后

专业人员不足，配置不全，队伍不稳，人员老化，弱化，综合素质偏低，是新建高职院校档案管理工作运转不力成效不高的原因之三。

（四）观念陈旧，手段老化

观念陈旧，使许多人档案意识淡薄，认识不足，造成工作失误，而手段老化又阻碍档案管理的科学化，系统化，信息化建设的步伐，影响档案管理服务水平的提高。

三、建议

（一）高度重视新建高职院校档案管理工作

高职院校档案是记述学校教育科研、改革的原始凭证资料，维护着历史的真实面貌，也反映出我国职教事业发展的伟大进程。其管理水平，服务质量如何，事关职教改革成败。学校建设发展稳定，还关系到当地的社会经济发展，精神文明建设，必须从对历史负责的高度看待档案建设。重视档案工作，要强化意识、统一思想、健全机构、明确职责、理顺关系，健全制度，整理清交工作，尤其要做好合并组建时期的档案监管以防不测事故发生。

（二）加强制度建设，为档案管理提供保障

一是“学法”，要认真学习贯彻国家档案法及有关法律法规，并做好宣传引导工作，提高认识，统一思想，理顺工作思路。

二是“建制”，要依据国家档案法有关规定，结合高职院校实际，系统全面地制定本学院档案管理的有关条例、制度、规章及工作细则，进一步理顺工作关系和各环节程序，为档案管理提供科学高效的运行模式和管理办法。

三是要“统规”，根据上级精神，结合“达标”评建要求，明确规定的各项指标及要求，统一规定各个工作环节，使之有章可循，有法可依。

四是“明责”，要在制定制度、规章的基础上，针对岗位制定相应的职责，并拟订落实措施，实行岗职挂钩，责权一致，奖罚分明，强化执行力度，确保管理到位。

（三）加强队伍建设，为档案管理夯实基础

管理人员是档案工作中最关键的因素，加强队伍建设要从如下几个方面进行：

一是明确机构、编制、配备专职人员，建设高水准专业管理队伍。

二是建立激励机制，稳定队伍，健全档案管理人员的业务，提高职称晋升的体制，调动其积极性。

三是提高人员素质，采用“请进来走出去”的方式，有计划地加强人员的专业培训，提高业务水平和综合能力，全力打造一支政治性强，业务精，作风好的高素质档案管理专业队伍，夯实学院档案管理工作基础。

（四）更新观念，创新机制，提高服务水平

一是要以系统的、全面的、发展的观点看待学校档案工作，把它作为学院重要的一项基础工作抓好抓实，抓出成效。

二是要结合“达标”验收要求，评建结合，重在建设，创新机制。全面抓好学校档案工作的“五个建设”，使之迈上新的台阶。

三是要适应时展，社会需求，学院建设要求，进一步提升管理水平和服务质量，为学院的发展，人才的培养发挥更大作用。

总之，在新的历史时期，我们一定要重视高职学院的档案管理工作，以对国家，对未来、对社会高度负责的态度，全面抓好该项工作，使之为社会稳定，教育发展，民族振兴，做出更大的贡献。

【作者简介】蔡荣英（1973-），女，大学学历，档案专业馆员，从事干部人事档案管理工作。