试析政府办公自动化系统的设计与应用

摘 要

在网络化和自动化时代中，办公自动化系统的应用为政府部门提高办事工作效率和质量提供了极大地帮助。所以做好政府办公自动化系统的设计和应用工作研究，是政府办公工作的质量和效率进一步提高就成为了我们研究的重要课题。

【关键词】政府部门 办公 自动化系统 设计 应用

随着数字化和自动化技术的不断进步，各类自动化办公系统的使用为企业、各类单位、院校等办公工作水平和质量的提高提供极大地技术支持。特别是在政府工作范围内，自动化系统的采用为政府机关办事效率和水平的发展提供了极大的帮助。所以做好这项工作的设计研究工作，使系统可以更好的在办公工作中得到很好的应用，发挥出更大的效果，就成为了我们的重要研究课题。所以我们必须做好这一课题的研究工作。

1 系统的设计工作要求

在系统的研究工作中，设计研究工作是研究的首要问题。以为好的根据实际工作设计出的系统才能保证工作的顺利完成。只有充分的了解了办公系统的设计目的才可以真正的做好办公系统的设计工作。在现在而言系统的设计主要包括了以下的几点设计工作。

1.1 子系统设计要求

在进行设计研究工作时，首先要进行的是对于办工子系统的设计工作。在这项设计工作中，针对政府办公的特殊要求，在设计工作中除了一般办公自动化系统所具有的设计要求外，系统在子系统设计上还应以下的设计要求。首先是在公文办理的收文子系统的设计工作。因为政府办公工作所需要的公文在实际工作中具有特殊的文件性质。所以在政府系统的收文工作中必须针对公文的不同种类和上行文、下行文、平行文不同行文方向的文件进行自动的分类和处理工作，自动完成文件的收取工作。其次是发文子系统的设计工作。在发文子系统的设计中，要求对于公文从文件根据公文的特殊格式进行成文工作，到文件的会签、登记、签发，最终到文件的印刷、分发等环节的自动化完成。最后是在档案子系统设计中。由于政府办公工作对于档案的特殊要求，所以对于政府系统中的档案子系统的设计要求具体更高的设计要求。

1.2 办公自动化系统的安全设计

在政府办公工作中对于保密性的安全要求是很高的，这是政府部门的工作特点决定的。正是因为这一点，在政府自动化办公系统的设计工作中，对于系统安全的设计要求就显得极为重要了。在系统的安全设计中主要包括了网络防护、电脑防护和保密防护三个重要内容。网络安全防护设计指的是来自于网络的木马、病毒等安全问题的防护设计工作。电脑安全防护设计指的是针对电脑内部的软件、硬件系统的安全问题的防护设计工作。保密安全防护设计指的是针对系统内具有保密性质的文件在防泄密工作中的防护设计工作。只有做好这三项安全的设计工作才能保证自动化办公系统不出现安全问题。而做好这三项安全防护技术就要求安全设计人员必须结合新型的信息安全技术和政府部门的实际情况进行设计。

1.3 办公自动化系统的开发平台和运行环境设计

政府部门在系统要求上应该使用最高级的开发平台和运行环境。现在的政府系统一般都采用的是一个集工作流、通讯、和安全等多种计算机开发技术合与一体的群件系统，是办公自动化解决方案的首选。同时在自动化办公系统运行环境设计时，Lotus服务器端支持AIX，NT等，客户端支持Windows7及更高级的系统 。

2 政府办公自动化系统的应用

在政府办公工作中，对于自动化系统的实际应用工作从1998年前后就开始了试运行工作。在十多年的应用工作中，政府办公自动化系统的管理人员对于系统的应用工作进行了认真而详细的研究。在实际工作中对于办公系统的应用应做好以下的几点工作。

2.1 加强对自动化系统技术的研究和保障工作

在政府系统的技术更新工作中，利用新型技术更好提高政府的自动化能力是做好自动化技术的应用工作的重要内容。所以在政府系统的技术更新工作中，及时的采用新型技术整体的技术发展提供帮助就成为了自动化系统应用工作的重要内容。同时在政府系统的运行过程中，系统运行的技术保障工作也很重要。所以在技术保障工作中，加大政府部门的工作力度，确保自动化系统的正常日常运行就变得很重要了。

2.2 做好资源的投入工作

在政府办公自动化系统的应用工作中，需要政府投入极大的建设资源。这些资源包括了以下的三点内容。一是大量的财力资源。在办公自动化系统的应用工作中，从设计工作开始到建设、使用，维护等一系列的工作都需要政府部门投入大量的财力资源。对于部分政府部门而言，这些财力资源的投入是很大的经济负担。二是优秀的人力资源。在政府办公自动化建设运行工作中，需要优秀的人力资源加入到系统的维护和保障工作中。这些人力资源的投入对于政府部门而言也是极大的一种负担。三是配套资源的建设。除了以上的两项资源投入外，对于与办公自动化系统应用相关的配套工作相关的资源投入工作也是很重要的资源投入工作。如政府部门的局域网络建设、与办公自动化系统配套的新型办公办公软件的开发和引进工作、政府计算机硬件系统的升级工作、配套的制度建设工作等工作的资源投入也是很重要的。

2.3 做好系统管理使用人员的培训工作

在政府办公自动化系统的应用工作中，除了需要优秀的系统维护和管理人员外，对于系统的日常使用者即政府日常工作人员的要求也有所提高。在这种情况下，要做好办公自动化系统的应用工作就必须加强对于系统管理使用人员的培训工作。这种培训工作包括了工作人员的入职培训、在岗的职业技术培训、技术更新后的技术培训等培训工作。培训的内容包括了计算机技术的使用、系统的使用和需要注意的内容、自动化办公技术的理论等内容的培训。只有很好的完成以上的培训工作，才能很好地保证系统的使用和管理人员真正的使用系统，发挥出系统的工作技术优势。

3 结束语

利用办公自动化系统的设计和应用工作，在政府部门内积极地推广办公自动化系统的使用，提高政府部门的工作质量和效率是一件具有实际工作意义的重要工作。所以做好这项工作的理论和实践研究工作，使之真正的发挥出应有的作用，就成为了政府管理工作者和办公自动化研究工作者的重要研究工作。

作者简介

卫旭（1979-），女 ，内蒙古自治区锡林浩特市人。现供职于锡盟节能监察检测中心，主要从事计算机应用工作。

作者单位

锡盟节能监察检测中心 内蒙古自治区锡林浩特市 026000