关于加强水利水电档案管理的探讨

摘要：随着水利水电事业的飞速发展和进步，水利水电档案包含的信息容量也越来越丰富庞大,水利水电档案巨大的利用价值也越来越被社会认识和发现。如何及时、有效地管理并利用这一庞大的资源，更好地为水利水电事业的科学决策、生产经营和科学研究提供及时、全面、准确地服务，已成为水利水电档案工作面临的一项紧迫任务。

关键词：水利水电；档案管理；创新发展Abstract: With the rapid development of hydropower development and progress, the information capacity of water conservancy and hydropower file contains more and more abundant, water conservancy and hydropower archives great value in use has been more and more social knowledge and discovery. How to timely, effective management and use the vast resources, better for water conservancy and hydropower enterprise scientific decision-making, production and scientific research to provide timely, accurate, comprehensive services, has become an urgent task for water conservancy and Hydropower archives.

Keywords: Water Conservancy and hydropower; file management; innovation and development

中图分类号： G271 文献标识码：A 文章编号：

1、目前水利水电档案管理存在的问题分析

1.1 档案管理制度不健全。由于资金、条件、人员等多方面的因素影响， 有些水利水电单位没有健全或完善档案管理规章制度； 也有些单位虽然建立了相关规章制度， 但在实际工作没有严格执行。这就造成了档案归档方式随意性较大，影响了档案管理工作质量的进一步提高。特别是测绘成果衍生产品（如水利枢纽布置图）的使用与保密管理制度执行方面，问题较难解决，使水利水电档案的安全性受到了威胁。

1.2 档案管理手段落后， 管理基础工作薄弱。长期以来，多数水利水电单位没有把水利水电档案管理工作与现代化工具有机的结合起来，档案管理计算机信息化软件与档案发展不同步， 缺乏完备的目录和索引， 这样就造成了档案管理工作的周期长、工作量大、效率低。

1.3 档案归档材料不完整，质量不高。由于档案管理与水利水电科技活动相互脱节， 归档的水利档案材料缺少关键性技术材料等核心技术内容，不能体现水利水电档案的价值。如有些水利水电档案归档的计算书、设计文件修改通知书较少， 影响的档案的完整性与档案的利用；有些重要批文为复印件，没有原件，不仅影响了档案的验收，并使档案材料的真实性、可靠性、法律效力都大打折扣。

1.4 档案保管环境不能满足档案保管与发展的需求。由于受经济、技术条件的限制，使一些水利水电单位所建立的档案库房达不到相关规定标准要求， 缺乏必要的设备和安全设施（如：恒温、恒湿、防光、防尘、防虫、防火等），这将不利于水电档案的安全保管，直接影响水利水电档案的使用寿命。

2 实现水利水电档案现代化管理的对策

水利水电档案的有效管理是充分发挥水利水电档案作用的前提和重要保证， 为了适应新时期水利水电档案管理要求，提高水利水电档案现代化管理水平，必须从以下几个方面入手。

2.1 健全水利水电档案管理制度。管理制度对水利水电档案管理实施起到规范性、指导性的作用，针对目前水利水电档案管理制度建设现状，首先，加强水利水电档案的宣传。在水利水电单位内部定期开展信息咨询、讲座举办、科学普及等活动，让水利水电工作者认识到水利水电档案管理的重要性。其次，要建立岗位责任制。档案管理岗位责任制是增强档案管理人员责任心的有效方法，在整个水利水电系统和水利水电工程建设全过程中，实施按“谁主管，准负责”和“分级管理，分级负责”的原则，落实责任到人。尤其需要注意的是，要建立健全测绘成果资料的保密制度、计算机管理制度。建议水利水电勘测设计行业单位如果还没有配置计算机的，要主动与当地区国土资源厅和保密局联系，配置好设计部门所需要的计算机等系列保密产品，并在与业主签订合同时，双方签订保密协议，以防因泄密而造成的不必要损失。

2.2加强水利水电档案管理信息化建设。档案管理信息化是现代化进程的一个重要方向，也是现代技术应用的重要体现。水利水电档案管理信息化具有收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化、资源共享化等重要特征。结合以上特征在水利水电档案管理信息化建设过程中需要注意以下几个方面的问题。一是严格执行电子文件制作程序；二是统一电子文件处理格式；三是合理选用档案信息化管理软件;四是加强电子档案安全存储。

2.3 执行国家有关“同步管理规定”，把工程项目文件管理纳入质量管理体系，列入工程项目负责人的职责范围。在下达设计大纲时，就要同时明确项目文件材料的收集、整理和归档要求；并可考虑建立相应的经济手段，如对阶段性完成的工程档案，应3个月内完成归档，在年尾产值核算时，如果没有档案部门归档证明，该工程工作量不作结算；对该工程项目负责人当年奖金也暂缓发放等，目的是为了保证科技档案的完整与准确，使之能真实地记载和反映科研生产活动的过程和结果。

2.4 优化水利水电档案管理环境。水利水电档案管理环境是水利水电档案管理工作有效实施的重要条件，主要通过软硬件基础设施的建设来优化。首先是改善硬件设施， 然后逐步建立起档案专用库房，配备必需的气体自动灭火装置、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌装置等设备。另外，还应加强档案信息化硬件的配置，要补配电脑、复印机、扫描仪、电子档案防磁柜以及专业档案管理软件等信息化软硬件设施，以促进档案管理信息化发展。

3 创新水利水电档案管理，服务水利水电事业发展

3.1充分认识档案在水利水电事业发展中的作用。为了使水利水电档案管理更加规范化、标准化，我们必须提高认识，转变观念，充分认识水利水电档案是关系国计民生和社会进步发展的重要事业，进一步提高水利部门职工及档案从业人员的档案意识。要制定一系列措施，对水利水电档案进行科学管理，并根据水利水电档案的特点，拓宽档案收集渠道。水利水电部门在实际工作中，要重视档案法律法规、部门规章制度以及档案利用实例的宣传。同时，要采用多种宣传形式，让工作人员明白档案不是个人的财富，而是整个集体的财富，为完善水利水电档案工作网络，建立水利水电数字档案室贡献自己的一份力量。

3.2加强对档案从业人员的业务培训及业务指导，提高其专业素质。随着科学技术的快速发展，水利水电工程建设的技术含量也越来越高。为此，培养高素质、高水平和爱岗敬业、脚踏实地工作的档案人员，是提高档案管理质量和应用活力的基础。要通过加强人才培养和思想作风建设，不断提高档案人员的整体素质。而很多水利水电档案从业人员都不是专业的档案工作者，对档案管理知识和技能知之不多，而且受培训和指导的机会也不多，致使很多人只能做到简单的档案保存，做不到更合理科学的管理。所以，档案主管部门要及时给予业务指导，发现问题及时指导改正。要加强档案业务培训，提高一线档案责任领导和专兼职档案员的档案意识和档案管理的业务水平。档案管理人员参加工程竣工验收特别是竣工初验时，对竣工验收的档案要提出具体要求，严格把好竣工档案的质量关，以确保整个工程档案的齐全、完整、准确。

3.3创新水利档案管理方式、方法，使档案管理真正科学化、规范化。首先，应加快档案管理文档一体化的进程。文档一体化管理要求每一个单位的文件、档案类目设置和划分要准确，文件转换格式要规范和标准，使各类文件管理系统都能和档案管理系统的数据接口紧密衔接起来。水利水电档案部门应改变传统档案工作方式，建立电子文件自动上传的工作窗口，让本单位工作人员足不出户，就将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，从而大大提高工作效率和管理水平。其次，加快水利水电档案数字信息化工作。要集中力量把水利水电档案进行扫描转换成数字文件，再利用高级管理软件保存到单位数据库。从而达到档案信息资源方便、快捷共享的目的。要加快档案管理现代化基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档；要力求达到档案信息资源管理的规范化，使电子文件的归档、保管、利用等工作实现有序化、标准化；要加强信息技术人才的培养，为确保档案信息交换与实现档案信息资源共享创造条件。

4 结语

总之，水利水电档案现代化管理是一个综合性的过程，在实践过程中，除了制度、方法、技术、设备等需要考虑的因素外， 最重要的还是人的因素， 这就需要档案管理人员不断提升自身的思想政治素质和业务素质， 为提高水利水电档案管理质量打下基础。

参考文献

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[2] 向雪梅. 水利水电工程施工阶段科技档案管理分析[J]. 广东科技. 2013(08)

[3] 宝利远. 水利水电施工管理中存在的问题和对策探讨[J]. 广东科技.2013(08)