事业单位档案管理问题及优化

[摘 要]档案作为事业单位的发展历程的记载，是事业单位开展党务管理、行政管理、人事管理等活动的重要历史凭证。随着我国经济的快速发展，档案管理工作暴露了很多问题，需要进行优化，才能提高工作效率及质量。

[关键词]事业单位 档案管理 优化

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）01-0191-01

前言

事业单位档案管理是一项技术性、经济性及实践性强的工作，涉及到多个学科成果及保密性的资料。因此，事业档案管理工作人员在具备本专业的知识外，还需要具有法律法规等方面的知识以及融于经济及技术一体，当然，这种人员需要高素质的管理队伍培养。当前，针对档案管理中存在的诸多问题，提出合理的优化措施。

1、事业单位档案管理工作问题

1.1 档案管理制度不规范

有些事业单位的档案管理系统不健全，没有建立规范的管理制度，导致工作人员无法依据相关规范工作。例如，如何确定相关档案资料的范围不能确定；如何将收集到的资料归档不能确定；甚至如何分类保存都不能确定。这些都将使档案的日常管理工作陷入凌乱无序的状态。一部分事业单位尽管制定了相关的档案管理制度，但在日常工作中并没有遵照规定执行，工作人员主观性比较大。因此可以看出，工作人员对事业单位的档案管理规章制度的执行力很弱，那么规章制度的作用就很难发挥出来。再者，事业单位档案管理工作人员的任务分工不明确，相互推脱工作和责任，很多工作都被耽搁，工作效率较低。

1.2 信息技术运用较少

随着现代信息技术的普遍应用，互联网时代已经到来，人们的日常生活和互联网息息相关。那么，如何实施信息化档案管理是事业单位档案管理工作亟需解决的问题，现在很多的事业单位依然采用原先的档案管理模式，不能使档案管理工作和现代信息技术恰当融合，造成档案管理工作效率普遍较低。

1.3 缺乏专业的档案管理工作者

事I单位的档案管理工作者应该具有专业的技术知识，工作人员的技术是否扎实，和管理工作的效率是密不可分的。但是现在很多事业单位的档案管理工作人员基本不具备应具有的专业知识，有些工作者甚至不清楚档案管理工作的基本程序，一部分工作人员是从其他部门借调来的，这种比较大的人事变动，都将对档案管理工作产生不良影响。有些档案管理工作人员身兼数职，没有时间完成所有的工作，甚至有的只是做做表面工作，应付检查即可。专业的档案管理工作人员应接受严格的专业性技能培训，才能从事相关档案管理工作，并在以后的工作中不断积累工作经验，提高工作技能，不断学习掌握新的技术知识。

2、事业单位档案管理工作的优化原则

2.1 统一化与差异化兼顾

事业单位的档案管理工作在执行时，应把国家规定的一些档案管理制度作为根本依据，在进行档案管理工作过程中，切实做到不违反法律法规。但事业单位不应生搬硬套，在遵守国家规章制度的前提下，建立健全本单位的规范制度。所以，每个事业单位的规章制度并不是完全相同的。档案管理的实际工作中，要遵循国家规章制度的统一性，也应考虑到每个单位的差异性。如何把握统一性和差异性是档案管理工作者今后的工作中应注意的问题。

2.2 提高制度的执行力

事业单位具备合理完善的管理制度，这是对档案管理工作进行优化的一个前提条件，但是如果制定的管理制度没有得到有效的执行，制度就形同虚设。事业单位应提高对管理制度执行力的重视程度，对档案管理工作执行情况进行监督，在工作工程中持续改善管理制度，使它能更加规范化。

2.3 档案管理工作人员职责明确

档案管理的工作者的主要工作就是对档案进行管理，那么，工作者的工作态度将影响档案管理工作效果。工作人员的权益模糊不清和工作人员的职责划分不明确都将影响工作人员的态度，进而影响档案管理工作的效率。所以，在日常的档案管理工作中，明确划分每个工作人员的权益和职责，保障每个完成自己工作的工作人员能得到应有的权益，加强每个工作人员的工作责任感。事业单位为有效的收集各方的意见，可以建立合理的反馈机制，这样能够使他们更好的工作。

3、事业单位档案管理工作优化

3.1 创新管理理念

许多事业单位管理理念陈旧，特别是一些基层的事业单位，档案管理工作效率低的主要原因是跟不上时代的发展步伐，观念陈旧，不善于主动接触运用新科技、新理念等。想要改变这种落后的思想，必须与时俱进，对档案管理工作进行彻底改革，加强创新运用，运用现代技术进行档案管理工作，进而提高事业单位档案管理工作的效率。

3.2 加强制度管理建设

如今，大部分事业单位还在用多年前的管理制度，社会发展迅速，信息技术得到广泛运用，信息量非常庞大，目前许多文件都是以电子档的形式归档保存。那么，这些电子档文件大都存在安全问题，这种安全隐患就是新时期面临的重要问题。因此，事业单位应顺应时代潮流，加强档案的数字化管理，同时，努力完善档案管理工作的规章制度，落实贯彻管理制度，使档案管理工作能有序进行。

3.3 加强档案管理宣传工作

为了加快档案管理制度的改革，必须使事业单位对档案管理工作有一个整体的认识。第一，加强对档案管理的宣传工作，使人们意识到认识档案管理的重要性以及在人力资源开发方面发挥的至关重要的作用。第二，通过相关媒介传播档案管理的重要性，使人们能意识到，人才的竞争才是如今市场竞争的根本。

4.提高档案管理工作人员的专业技能

事业单位的档案管理工作人员要求具有专业基础知识、扎实的技能。那么，在具体的档案管理工作中，工作人员的整体素质很重要。首先，在招聘的时候，要多招收高素质的专业型人才。其次，定期对档案管理工作者进行专业培训，让他们了解行业最新动态。一方面是未来加强档案管理工作者的职业素养，对以前工作时出现的懒散、随意的工作态度加以改正，使他们具有强烈的工作责任感，不再应付工作，而是能从工作中得到快乐与成就感。另一方面，使工作人员对档案管理工作有一个系统的知识体系，不单单是局限于个人的工作之内，这样可以加强工作人员之间的相互配合，使档案管理工作能够更加融洽的进行。当然，这都需要事业单位对档案管理工作有一定的资金支持，所以，事业单位的领导层也应重视档案管理工作，并对此工作进行支持。

4、结束语

对事业单位档案管理的工作进行合理优化，就必须抛弃那些陈旧的思想理念，在现代化的管理技术下，实现现代化信息化管理，制定完善的规章制度，并遵照规章制度执行具体工作，满足社会需求，保证档案能得到合理的保存。？

参考文献：

[1] 谈亚芳.信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考[J].档案与建设，2015，（3）：88-89.