鸡笼山金矿Excel共享工作簿应用详解

[摘 要]鸡笼山金矿计划与验收的报表数据汇总、统计繁琐，各数据间关联性强，人工统计易出错。针对此种情况，作者详细的介绍了如何使用Excel共享工作簿功能，提高数据的归纳整理速度，发挥资源共享、讨论交流等作用。

[关键词]Excel；共享工作簿；数据统计；资源共享

中图分类号：TP391.13 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）16-0114-02

0 引言

矿山企业的生产作业计划编制、储量报表统计工作等复杂、繁琐，数据在人工汇总时会出现各种各样的错误，而检查修改等工作又耗时、耗力。

而Microsoft Excel表格共享提供了一种简单而灵活的方式，使一组人可以就列表或其他数据驱动项目进行合作。使用excel共享工作簿，操作者可以使用熟悉的 Excel 功能设计工作流；管理者可以根据实时更新的动态数据做出正确的决策；计划员可以更快、更准确的汇总计划、数据统计分析等。

本文介绍了如何共享Excel表格、使用Excel共享工作簿，概述了共享工作簿的准备和管理方式。

1 如何共享Excel表格

1.1 建立局域网工作组

1.1.1 设置IP地址

在桌面的“网上邻居”用鼠标点击右键打开属性，可以看到一个“本地链接”的图标，接着用鼠标点击右键打开属性，点击“常规”下的“TCP/IP”的属性，将IP地址人工写进去。切记IP最后一位数字每台电脑应当不一样，IP：192.168.100.×，子网掩码：255.255.255.0，网关：192.168.100.1，DNS：202.99.160.68。其中IP和网关其余数字一样但最后一位不能一样，其中DNS各个地区不一样[1]。

1.1.2 设置工作组

桌面右键属性“我的电脑”，找到“计算机名”中点击“更改”，“工作组”中设置你需要的工作组名（如生产技术部的缩写SCJSB等），即可成功。

1.1.3 修改guest属性。

“我的电脑”用鼠标点击右键打开“管理”，点开“本地用户和组”，点开“用户”，其中有guest应该是有红叉的，接着用鼠标双击，将“帐户以停用”前的小钩钩去掉，然后保存关闭。

1.1.3 设置安全性能。

打开“控制面板”中的“管理工具”（如果是“分类视图”下，先点击“性能和维护”），打开“本地安全策略”，再开“本地策略”、接着“用户权利指派”，在右侧找到“拒绝本地登录”和“解决从网络访问这台计算机”，双击打开，将其中的“guest”删除，保存。

打开“控制面板”中的“管理工具”（如果是“分类视图”下，先点击“性能和维护”），打开“本地安全策略”，再开“本地策略”（和上面一样），打开“安全选项”，找到“帐户：使用空白密码的……”，双击打开，将其改为“已禁用”，保存，即可。

1.2 如何在局域网内共享EXCEL工作表[2]

1.2.1 打开EXCEL如图所示，在“工具”菜单下选择“共享工作簿”。

1.2.2 在“共享工作簿”中，点击“编辑”选项卡，在其窗口中勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”。

1.2.3 这个时候会有警告对话框弹出，不要管它，点击“确定”按钮即可。

1.2.4 这个时候，会在EXCEL窗口标题栏中看到“共享”字样。

1.2.5 在“共享工作簿”中，点击“编辑”选项卡，在其窗口中勾去“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”可以取消共享工作簿。

完成以上步骤后，工作组内的计算机均可进入共享的Excel工作薄，进入后就可以输入资料（生产计划、指标统计等各类资料）。各表之间完全透明，一个管理者可以检视其他部门或单位的各类数据最新的指标或进度，也可以检查当前谁正在编制共享的工作薄，并可以使用自动更新来保持数据监控。

2 实时使用共享工作簿

对于跟踪状态、收集和汇总信息以及编译列表，共享工作簿是行之有效的解决方案。当使用者需要为每个用户指定一个实时维护的工作表区域，并且每个人都需要看见其他人所做的工作时，请使用共享工作簿。使用者也可以允许在列表的结尾添加用户。

以下共享工作簿示例是鸡笼山金矿生产技术部的计划员为月度生产作业计划汇总而设计的。

打开工作薄，建立工作表并共享在工作组中，按分类命名“一矿”、“天城公司”、“二矿”等，创建此工作簿的管理员（计划员）将不同的管片技术员分配到不同区域的计划表格中。每个人都可以在工作簿中添加行或列。如果某个技术员负责一矿的采掘充计划，该技术员可以在一矿的表中更新自己的作业计划，天城公司的技术员则可以在天城公司的表中更新自己的作业计划（见图1）。每个人都可以输入注释（红色三角形表示）以提供状态信息。计划员（管理员）在屏幕上保持显示工作簿，并且通过每隔几分钟自动更新一次每个人的更改来监视进度。

对于某些统计，共享工作簿可能并不是最好的解决办法，例如，大型而复杂的工作表模式，因为随着时间的延续，其中的结构和公式将频繁地发生变化或变形。如果由单个所有者进行管理或者由用户轮流编辑和更新信息，此类工作簿将更易于维护。

3 使用共享工作簿功能时的注意事项

如果使用者围绕共享工作簿设计了一个项目，则在创建或设置要共享的工作簿时，需考虑以下几个问题。

3.1 设置共享后不能更改的功能

共享工作簿后，某些Excel命令和功能将变为部分可用或完全不可用。例如，如果工作簿中包含数据透视表，则在共享工作簿之前，需要对报表进行所有布局更改和自定义。共享工作簿后，使用者能够查看报表但不能进行更改。同样，在共享工作簿之前设置的所有条件格式或数据有效性验证规则将继续有效，但是不能更改这些设置。

3.2 确定跟踪要保持的数据的更改量

Excel 可以记录使用者对共享工作簿更改过的信息，包括使用者和他更改的内容，同时会记录已删除的数据或信息，Excel会默认保留历史记录30天，如管理员或使用者关闭了共享工作博，则更改的所有信息均会被删除。

同时由于数据量的逐渐增多，共享的工作簿可能会由100Kb增大为100Mb，导致共享工作簿的运行缓慢。建议不需要跟踪修改信息的使用者，将该功能关闭，避免Excel工作薄无限变大影响使用。

点击修订，在窗口“突出显示修订”中，取消勾选“在屏幕上显示修订信息一览”，即可取消更改跟踪。

3.3 决定是否限制用户访问权

管理员可以使用Excel的保护功能来决定哪些人可以访问共享工作簿的哪些区域，以及哪些功能可以访问。

工作表保护使管理员（计划员）可以按名称为每个用户授予不同的访问权。并可以只允许用户编辑指定的区域，或者只允许用户执行某些类型的命令而不能执行其他命令（见图2）。工作簿保护将影响所有的用户并决定是否可以插入、删除、隐藏和取消隐藏工作表（见图3）。保护共享可以避免工作簿的共享被删除，还可以避免更改历史记录被删除。

3.4 为使用者提供说明

使用者可以直接在工作表中输入有关如何使用共享工作簿的信息，以便于用户查找。可以使用注释、文本框或数据有效性验证等功能，指导用户应输入何种数据以及在什么地方输入。

以下是一个在注释中提供说明的示例。

选择具有足够空间的可访问位置，共享工作簿时，需要将工作簿保存到网络服务器或授权用户可以打开的其他位置。不要将共享工作簿保存在 Web 服务器上，因为在那里用户不能对工作簿进行编辑（共享工作簿应以 Excel 格式保存，而不是HTML）。如果打算跟踪更改，请确保有足够的可用空间，以满足文件随更改历史记录的累积而不断增长的需要。

计划保持备份副本，虽然更改跟踪有助于防止数据丢失，但它并不能取代备份工作簿。请确保创建共享工作簿的副本（如同为常规使用的工作簿创建副本一样）。

4 管理共享工作簿

要管理共享工作簿，首先应培训工作组如何在工作簿中协同工作，然后监视和管理与冲突性更改或断开连接相关的所有问题。

4.1 告知有关使用工作簿的信息

使用共享工作簿必须保存，以便其他人查看他们的更改并且他们也能看到别人的更改。每个使用者均可以自定义共享工作簿的某些部分：可以在设置的时间间隔内自动保存和更新；可以保留自己的筛选和打印设置或使用共享工作簿时建立时的设置；可以显示或隐藏标识他们自己以及他人的更改的突出显示。

如果矿山内部门或单位的计算机具有几个版本的Excel，请确保计划使用共享工作簿的所有用户都装有Microsoft Windows的Excel 2003或更高版本，推荐使用最新的WPS。

4.2 处理冲突和不必要的更改

当两个同时更新计划的技术员（使用者）尝试保存影响同一个单元格的更改时，其中一个技术员将看到“解决冲突”对话框并且必须选择要在工作簿中保留的更改。可能需要事先为其他技术员提供一些有关如何避免这些冲突或如何解决这些冲突的信息。

共享工作簿的所有使用者都享有解决冲突的平等权利。如果使用者正在跟踪更改，则可以通过显示“历史记录”工作表检查冲突的结果。有关查找冲突的选项的信息，请参阅Excel中相关帮助。

也可以使用更改跟踪来标识和收回错误的更改或您不想保留的更改。例如，-440m黄涛技术员在更新天城公司-440m计划时勿删掉了-390m中段的计划项，作为黄涛的管理员，可以使用更改跟踪来恢复已删除的条目。显示“历史记录”工作表，对其进行筛选以查找由该技术员在更新计划当日所做的全部更改，并寻找删除的内容：？找到已删除的数据后，管理员便可以将其从“旧值”列复制回您的工作表。

4.3 处理断开连接的用户

任何管理员或使用者都可以随时断开其他用户与共享工作簿的连接。使用者也可能会因为服务器或网络访问问题而断开连接。断开连接的使用者无法将正在进行的更改保存到共享工作簿中。但是，如果打开了更改跟踪，使用者可以使用新名称保存工作簿，然后将更改合并到原始共享工作簿中。如果使用者要在脱机状态下使用共享工作簿的副本进行处理，则可以使用同样的方法将更改合并到原始工作簿中。

4.4 监视进度

管理员可以检查当前谁正在编辑共享工作簿，并使用自动更新来保持更改监视。对于正在使用的共享工作簿，如果显示“共享工作簿”对话框（“工具”菜单的“共享工作簿”命令），“编辑”选项卡中将列出当前打开该工作簿的所有用户。请使用“高级”选项卡的“更新”区域来获取定期更新（可根据需要选择更新频率）。请记住，管理员将只能看到用户已保存的更改；Excel 不会显示用户尚未保存的更改。

4.5 使工作簿脱机以进行维护

有时，管理员可能需要取消工作簿的共享，以便重新设计工作簿结构，对设置进行更改并使用只有在工作簿未共享时才可用的命令，或者更改保护设置以为新使用者授权。当管理员停止共享工作簿时，也就断开了当前正在使用工作簿的所有用户的连接，同时永久性地放弃了更改历史记录。由于更改历史记录已被删除，断开连接的使用者将无法把他们的更改合并到工作簿，即使管理员重新共享工作簿。

由于这些后果，管理员可以计划和安排维护以避免为用户带来不便。在停止共享工作簿之前，管理员应当确保所有使用者已合并更改并已关闭工作簿，并且复制或打印更改历史纪录（如果使用者正在跟踪更改）。

5 如果表格超出了共享工作簿的大小怎么办

如果一直连续保存更改历史记录，共享工作簿将变得非常庞大，从而降低加载速度。出现下列情况时，请考虑将工作簿转换为Microsoft Access数据库（或Wps Access数据库）：工作簿过大导致无法有效使用、查找信息和进行维护；对于工作簿的许多使用者来说，管理用户访问变得十分耗时；或者，管理员或使用者必须不停地解决冲突。对于那些变得过于庞大和复杂以至于难以进行维护的工作表，Access是一个很好的选择，因为Access为管理员提供了真正的多用户功能和安全功能，以及可以帮助管理员维护数据准确性和完整性的选项。Access 允许管理员组织大量的数据以进行有效的存储和检索。

6 结语

共享工作簿很容易适应任何需要数据的团队、部门或单位。与数据库不同，Excel 共享工作簿不要求单个用户承担所有的管理工作。管理员（计划员）可以选择是否希望负责授权和管理项目，或者可以和工作组成员一起平等管理工作簿。

Microsoft Excel 是计算机技术中的基本内容，其操作简单易学，作为office的组件之一，在计算机中都默认安装。此外，共享工作簿功能在目前矿山的很多领域都可以得到应用，如行政、财务和设备动态跟踪等，利用Excel共享工作簿功能来协同办公，能大大提高效率和准确率，且上手简单易懂值得同类矿山或企业推广。

参考文献

[1] 倪文志，《局域网组建、配置与管理：入门与提高》，清华大学出版社，2003.

[2] 王建发、李术彬、黄朝阳，《Excel 2010操作与技巧》，电子工业出版社，2011.

作者简介

刘超（1990―），男，汉，湖北武汉人，采矿工程师，现从事矿山采矿工程技术管理工作；