简论对档案软件的几点细节要求

档案信息化开展十余年来，档案管理软件逐渐从单机版发展到c／s、b／s架构的网络版，功能也由简单的计算机辅助管理演变到文档工作一体化。但在实用性和易用性上，多数档案软件存在着不足，只有把这些看似简单，实际上严重影响用户满意度的细节处理好，才能吸引更多的档案用户。

1　通配符检索必不可少

档案软件的查询功能主要有模糊检索和精确检索，模糊检索是指检索条件为包含的查询，即查询字段中只要存在同录入条件匹配的信息，就挑选出来。模糊检索的使用频率最高，通常情况下可以满足利用要求，比如对题名、责任者等的检索。模糊检索实际上是忽略检索条件在数据字段中的位置，只求内容匹配，如果输入的内容有误，就会影响检索结果，比如将公司错录为公示，就无法查出该条信息。

在婚姻、社保、招工、下乡等包含姓名字段的专门档案数据库中，“姓名”是主要的检索用词，但由于年代久远或者著录登记错误，利用者提供的人名信息往往与数据库中记录的不符。例如：想检索姓名为“李丽华”的记录，有可能是李利华、李利花、李丽花…等多个同音不同字的待选条件，如果对每个字符做逐一替换检索，需同时输入多条表达式，即姓名包含李丽华，或包含李利华、李丽花等众多的检索条件，操作者录入麻烦还极可能漏检，严重影响了工作效率。针对这种检索用字不准确，逻辑关系不恰当，影响查全率和查准率的情况，就必须要用到通配符检索。

通配符是一类键盘字符，包括星号(*)、问号(?)和百分号(％)等，在搜索数据库中的数据时，通配符可以替代一个或多个字符。通常星号“*”匹配一个字符，问号“?”或百分号“％”匹配任意字符。使用通配符查询可以从扩检入手，采用近音词、同义词等相关词检索，准确固定检索条件的位置，有效调节检索表达式的网罗度，例如上例中的李丽华，只要输入姓名包含李*华的检索条件，数据库中诸如李丽华、李利华、李中华等均可检出，或输入李丽*的检索条件，诸如李丽华、李丽玲等均可检出，然后在一定查全率的基础上再进行缩检，最终满足利用需求。

2　自定义功能最好简单化

当前的档案管理软件基本都具有自定义功能，档案工作者经过培训后，可以根据工作需要增加新的档案门类，不用完全依赖于软件公司，真正做到随需应变。软件不再是不能改进和增强的静态系统，而是随着需求的变化而变化的动态系统。

自定义功能一般包括数据表、著录界面、打印报表等几大项。相比较来说，数据表、著录界面的自定义功能较简单，一般是在固定的模板中输入具体的字段名、字段类型、字段大小等即可实现。报表自定义功能则相对复杂，每一个特殊要求报表的生成，牵涉到表格排列、数据挂接、函数生成等技术，对操作者的软件知识水平有一定的要求。任何需要学习的功能，都只会吸引一小部分用户，软件开发商最好能够提供一个简单好用的报表设计器，采用简单的数据分组、扩展、纯拖拽等方式来进行报表设计，使得普通的档案工作者无需掌握复杂的代码编写技能，就可以随时根据需要设计符合业务要求的报表，在降低用户学习成本的同时，来满足档案工作的日常需求。

3　数据转换格式尽量通用化

信息安全的重要性告诉我们，数据不仅要备份，而且要异地、异质备份。异地、异质备份的关键环节之一是数据转换，将大量的历史数据规范成计算机系统易识别、利用的标准格式，确保在脱离原管理系统的情况下，档案信息顺畅流通和交换。数据转换功能包括数据导入和数据导出，即将不同格式的历史数据载入现有系统中或将现有数据脱离档案管理系统，两者缺一不可。很多软件该项功能操作步骤繁琐，使用起来很不方便。比如有的软件在导出时，需要首先建立数据字典，要求将数据表中的每个字段同导出文件的字段一一对应，然后才能导出。导出的数据格式也五花八门，包括dbf、.mdb、.xml、.txt等多种类型，其中的很多格式用户可能一次也没有应用过。

针对档案数据库文本型字段比较多，数值型字段较少，基本不使用数值计算功能的特点，建议将数据导出格式默认为excel格式。在日常工作中，因为office办公软件的普及，excel程序被广泛使用，作为功能强大的电子表格软件，它界面友好、使用方便，不仅在图表处理方面独领，而且在数据统计和分析上也有着数据库软件不能比拟的简单易用的特点。将数据转换为excel格式能带来三方面的好处：数据可以运行于任何平台上，数据库可以很容易地与服务器集成，用户可以很容易就整合数据。