简论业主方建设项目资料管理

【摘 要】 针对目前业主方建设项目资料管理存在的问题,本文分析了问题的原因并对业主方建设项目资料管理提出了自己的建议,为今后业主方的建设项目资料管理提供参考。

【关键词】 业主建设项目资料管理

中图分类号：C816 文献标识码：A 文章编号：

建设项目资料是项目建设过程中形成的，以文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是项目交工验收、维护、改建、扩建的依据。业主作为项目的组织者和最终使用者,是重要责任主体，应对建设项目资料和竣工备案做好管理。但现在业主方的建设项目资料管理不容乐观。有的资料严重缺失，有的项目管理资料不实、不全；有的资料较混乱、遗失或资料不准确现象屡见不鲜。

建设项目资料的及时、真实、准确、完整都是非常重要。无论哪一方面出现问题，都有可能给企业甚至给社会造成一定的损失。那么，这些现象为什么又会经常发生呢? 这主要是因为，建设项目不像一般制造业产品那样常态化。业主的建设项目管理组织往往是临时机构，这直接导致了建设项目资料管理不足问题。

一、建设项目管理资料存在的主要问题

建设项目管理资料存在的问题主要有如下几个方面:

（一）建设项目资料的管理重要性认识不足。业主的管理者比较重视建设项目进度、造价等比较形象的硬件管理，而对建设项目软件——资料管理往往认识不足，对建设项目资料的形成、收集、整理、归档等不够重视。

缺乏一个系统负责项目资料的责任人，资料分散在各专业人员手中，并且在项目建设过程中人员也不断变化，造成资料管理人员职责不清，缺少责任心。

（二）缺乏规范的建设项目资料管理制度和操作流程。业主缺乏规范的工程资料管理制度和操作流程，缺乏统一的标准，使得同类型的问题采用不同的文件处理，导致资料混乱，不便于归类和以后的统计汇总、结算等工作，而且资料重复、缺失等现象比比皆是。

资料管理和监督制度不健全，没有在过程中进行有效的跟踪和监督，资料收集及使用的及时性、完整性、真实性得不到保障，导致工程保修困难和后期的责任界定缺乏有效的证据。

（三）业主方建设项目管理人员的专业知识不足。业主方不具有自行项目管理的专门机构与人才，建设项目管理人员许多都是行政管理人员，对建设项目管理虽然有所了解，但并不精通。这些人员缺少建设项目相应的专业基础知识，同时也没有建设项目管理的知识和经验。特别是对当前发展中的建设项目管理的科学方法、经验、手段和新信息等所知不多。

（四）各参建单位对业主方资料管理配合问题。在建筑业专业化程度愈来愈高的过程中，行业内部的分割也在不断加剧，使得整个建设项目过程更加支离破碎，参与组织也越来越多。由于参建各方具有不同的任务、目标和利益，尤其是隶属于不同组织，这导致在建设工程资料管理上存在着很大的难度。

二、业主方建设项目资料管理的几点建议

（一）树立正确的建设项目资料管理观念。建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况，它对工程质量的评定，工程竣工后的收尾工作，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。从某种意义上讲，管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值。它可以被继承和积累，但建设项目形成的文件资料涉及面广，内容繁杂，经历的时间长，稍有疏忽就可能遗漏。加之施工组织是临时机构，往往是工程任务一完成，临时机构解散，而资料也随之消失。因此，树立正确的建设项目资料管理观念，是做好建设项目资料管理的前提。

（二）建立健全建设项目资料管理责任制。任何一个成功的机构、组织、企业的背后，一定有它们规范性与创新性的管理制度做为支撑。建设项目资料是在项目建设过程中逐步形成的。而整个项目建设过程环节繁杂，专业各异，不论是各专业工程师，还是专职资料员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据建设项目资料产生于建设过程的特点，制定“谁管理、验收，谁负责”的建设资料管理原则是适宜的。因此，建设机构内部必须明确分工，划分工作范围，建立制约性、制裁性的建设项目管理制度内部责任制。必要时可建立相应的责任追究制度。工作范围清楚了，资料管理的责任也就明确了。建立健全建设项目资料管理责任制，是做好建设项目资料管理的制度保障。

（三）制定详细的建设项目资料管理操作流程。制度建立之后，就应该对相应的操作流程进行梳理和完善。为了保护建设资料管理工作的有序进行，项目管理机构应结合工作实践，制定一系列业务流程规范，确定工程程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及管理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，确保建设项目资料的连续性、完整性。而制定详细的建设项目资料管理操作流程,是做好建设项目资料管理的基石。

（四）强化业主方建设项目参建人员的组织培训工作。业主方建设项目管理人员的素质参差不齐,企业可以通过对员工进行在职培训，提高员工的业务素质,调整和改进员工的思想观念以及工作态度,从而为建设项目管理提供强有力的支持。

业主方的建设项目管理人员应勤练“内功”，巧借培训的东风，做好项目的资料管理工作，为建设项目圆满完成建设任务添砖添瓦。业主方建设项目参建人员的组织培训工作，是建设项目资料管理又一有力的支撑。同时也是企业可持续发展的持续发展的重要途径。

（五）协调管理建设项目参建各方有关资料。业主是建设项目的发起者和最终结果的承担者，应本着对项目负责的态度建设项目资料，进行全面指导和综合管理。而建设资料管理工作与其他建设工作一样，需要加强建设中与各方的沟通，争取各方的理解和支持。建设资料中的施工合同、勘察设计文件、施工图纸、设计变更、工程定位及标高资料、地下障碍物资料；平时工作的来往信函、会议纪要、工作联系单位；工程计量和工程款支付、工期的延期、费用索赔等工作，均需要和参建各方沟通，取得参建各方理解和支持。否则工作很难开展,工作效果难以保证。协调管理建设项目参建各方有关资料，是建设项目资料管理落实的最基本要求。

实践证明,要做好建设项目资料的管理，应在提高管理人员素质的基础上予以重视，完善制度，落实责任，加强沟通，勤于检查督促。这样，建设项目资料的及时性、真实性、准确性、完整性才能得到保证，才能为建设项目交工验收、维护、改建、扩建提供可靠的依据。也为城市规划、设计、施工、管理、抗灾和战备提供有力的支持。

参考文献

1李义杰.建设单位在工程竣工备案、资料管理工作中应注意的几个问题[J].城建档案,2006:11～10

2曹萍.业主方建设项目管理的核心职能研究.同济大学博士学位论文[D],2008