基于房屋产权档案数字化管理研究

摘 要：文章首先介绍了我国建立数字化产权档案的条件已成熟，分析房屋产权档案数字化管理的经济效益，提出做好房屋产权档案数字化工作措施。

关键词：房地产；档案；数字化管理；电子档案

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：

引言

房地产产权档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的不同形式的历史记载, 是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产产权档案具有真实性、凭证性、动态性和共享性等特征,产权档案形成于产权管理过程中,其数量大,内容涉及面广,多为文字与图表相结合,内容涉及建筑、测绘、法律等专业知识。产权档案是非常宝贵的资料, 产权档案管理的最终目的是服务于民生，它为解决群众房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。产权档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。

为了适应新时期社会各界对房屋产权档案信息资源的需求，我们必须改变原有的工作程序及内容，利用计算机技术、扫描技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、存储技术等高新技术，把各种载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

1 建立数字化产权档案的条件已成熟

目前，国内几乎所有城市的房管部门都已采用计算机系统进行登记发证，并采用局域网、数据库技术对登记信息进行管理，但真正全面实现了产权档案数字化的地方并不多，其原因除实现产权档案数字化还没有一套完整的标准和规范外，很重要的一点在于受当时技术条件的限制，例如没有成熟的大容量存储技术、高速扫描技术、模糊识别技术等。

随着科学技术的日益发展和计算机应用的普及，实现产权档案管理现代化的条件已逐步成熟。换成以磁盘、光盘或磁带为载体的档案，首先要进行数字化处理，扫描和数字照相是最常用的技术。

1.1 高速扫描技术

高速扫描仪能够实现每分钟上千页的双面扫描，是以前每分钟只能扫描几页的单面扫描技术无法比拟的。数码相机虽也可以实现档案快速成像，但对操作人员的技术要求较高，且不易实现程序控制。因此，高速扫描仪的出现，为档案数字化提供了最现实的手段。

1.2图像处理技术

要保证数字化档案图像清晰、又不能占用过多的存储空间，以提高在网络应用中的传输效率，必须对扫描图像进行分析，在不影响效果的前提下自动采用更高效的存储、压缩格式，还要实现对图像的自动识别分类，提高建库效率；对要求全文存储，全文检索的档案资料，在扫描建库时，还需用到汉字识别技术。

1.3存储技术

数字化档案必须有大容量、高效率的存储介质，以前，由于技术的限制，硬盘存储容量小、成本高，因而普遍采用容量大、成本低的光盘库作为介质。近年来，硬盘技术飞速发展，容量、可靠性均大幅提高，而成本却下降了许多。目前，专用存储克服了光盘库检索速度慢、机械故障高的缺点。另外，通过十多年的信息化建设，各地房管部门都培养了一批信息技术方面的专业人才，工作人员的计算机使用技能也大幅提高，各级领导也对本单位信息化建设前所未有地重视，把它作为提高管理服务水平和效率的重要手段，投入了大量人力、物力进行建设。

2 房屋产权档案数字化管理较之传统手工档案管理有不可替代的先进性

2.1 提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

2.2 提高办事效率

房屋产权档案数字化管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以证实房屋产权为例，产权人的首套房、二套房的证明都需要详细准确的房屋产权档案信息。

然而房屋产权档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为社会各界及领导决策提供服务。与此同时，档案数字化管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

2.3增强档案原件保护

由于保管条件的限制导致纸张发黄、易粘、易脆等。特别是长期高频率的调用，纸质记录的原始资料中已有不少字迹模糊或破损，对长期保存档案造成了很大的损害。而档案数字化管理不但能够有效地管理日益庞大的档案信息并能满足快速查询的需求，而且能有效地保护档案原件，如代替原件使用，保护档案原件。数字化副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。因此实现“数字档案”是档案保护的一种必要手段。

3 做好房屋产权档案数字化工作，我认为应从以下几个方面入手

3.1 人员培训。人员培训主要包括两个方面:一是针对选择的数据库技术,对员工进行培训;二是数字化管理的职责划分, 即分清谁是权属档案微机数字录入员、扫描员、审核员、备份员。并明确其相应的工作内容、责任后果。

3.2 录入、扫描及备份。对相应人员进行培训后,就进入了由纸质档案转化为数字化档案的生产运行程序。

第一道工作程序:房屋产权档案资料的录入。档案资料录入人员必须具有极端负责的工作态度和熟练的打字基础, 对所输入的每一卷房屋权属档案的内容不得有丝毫的疏忽和大意。确保所输产权档案内容的真实性、可靠性、完整性。

第二道工作程序:房屋产权档案资料扫描。房屋产权档案资料扫描人员在扫描过程中，不得漏扫或随个人意愿随意增减、丢失房屋产权档案中每一页材料, 不得造成因在这个工作程序中房屋产权档案资料得不到应有的完整保护而丢失或散失, 给房屋产权人造成不可弥补的损失。

第三道工作程序:对录入、扫描的全过程进行检查。房屋产权档案材料每一个信息历经录入、扫描以后, 就进入检查阶段。检查阶段是至关重要的阶段,是纸质档案转变为电子档案最后一道关键环节。检查人员要对房屋产权档案中每一个信息的真实性负总责，并对图片的歪斜程度进行必要的调整。

第四道工作程序：对形成的电子档案进行及时备份。在这一点上，工作人员必须有清醒的认识和严肃认真的工作态度，每天房屋产权档案的录入、扫描、检查全过程完毕后，都要认真做好电子档案的备份工作。备份工作不能松懈、马虎,要严格按照备份制度进行备份，把备份制度真正落到实处，以防由于不可知的破坏性，为数据丢失后的补救工作打好坚实的基础。

房屋产权档案的重要性需要我们慎之又慎。在完善数字化管理的同时，对传统的纸质档案管理方式绝不能抛弃，因为它是真实原始凭证。将纸质档案与电子档案管理结合起来，是今后房产事业发展的一个必定趋势，是服务民生的重要途径。

参考文献

[1]何晓玲.浅析房地产档案管理[J].福建建设科技,2011,6.

[2]叶磊明.档案数字化在房地产档案管理中的应用[J].华章，2008（Z3）：94-95

[3]刘佳.浅议房地产权属档案数字化管理[J].档案天地，2010（7）：55-56