探析办公自动化中的文书档案管理工作

摘 要：现代社会发展大环境下，经济与科技飞速发展，文书档案作为重要的史料，在社会发展中占据着重要的地位，因此加强文书档案管理是一项重要工作内容。传统纸质档案管理方式已经无法满足社会发展进步下的档案管理需求，为提高文书档案管理的有效性，应当对办公自动化进行合理应用，以切实提高文书档案管理效率和质量。本文基于办公自动化在文书档案管理中的应用情况进行简要分析，并提出可行的运用策略，仅供相关人员参考。

关键词：文书档案 管理 办公自动化 应用

文书档案管理是一项复杂的工作内容，传统档案管理模式下耗费了大量的人力资源，并且档案管理效果并不理想，往往出现差错，严重影响办公效率。而办公自动化在文书档案管理工作中的应用，实现了人力资源的优化配置，在一定程度上提高了文书档案管理工作效率，但相关工作实践表明，办公自动化在文书档案管理中的应用也存在一定不足，此种情况下，加大力度探讨文书档案管理的办公自动化应用具有一定重要性和必要性。

1、 办公自动化应用于文书档案管理中的优势

1.1能够有效的提高办公效率

采用办公自动化系统后，由于计算机对于文字信息的处理能力十分强大，文书档案管理工作在计算机的帮助下，也就得到了有效的改善。文件资料的收集、分类、统计也就变得简单易行，办公效率也得到了极大的提高。

1.2能够确保相关文件的稳定性

相对于纸质档案而言，电子文件档案材料能够保存的时间更长。纸张的寿命都是相对的，而且还受到外部客观环境的影响，一旦纸张受损，纸质档案相关文字信息丢失，将带来不可挽回的损失。但是电子文件档案材料则不同，可以选用的载体丰富多样，包括VCD、DVD、U盘、移动硬盘等等。而这些载体的优越性显著，使得保存资料不仅不易损坏，而且方便阅读，查看，稳定性显著。

1.3有利于信息资源共享与交流

在原始文书档案管理中，大量的文书档案都被手工操作者置入文件柜中，不仅不方便查阅，造成查找困难，使得资源共享与交流困难，而大量的文件储存柜存放文件，也一定程度上造成了资金的浪费。运动办公自动化系统后，文书档案管理也变得更加体系化，不再受到空间的限制，而且通过便捷的互联网，文书档案的查询也变得简单、快捷，大大的提高了资源的利用率，有利于资源的共享与交流。

2、 办公自动化应用于文书档案管理中的不足

2.1电子文件保密性变弱

电子文化和纸质文件最大的区别在于，电子文件没有了固定的形式，易于变化，即便是被修改后，也可以不留下痕迹。而纸质文件则是一旦被修改，痕迹十分明显。因此在一定程度上，电子文件的保密性就不如纸质文件，电子文件还使得一些需要被高度保密的文件保密性变弱，这样不利于文件信息的安全管理。目前虽然有一些相关的技术能够防止他人在“原稿”上增、删、改，对原文进行伪造等，但是没法有效地鉴定文件的原稿。它不像纸质稿可以通过印章或署名进行判断。这些都是电子文化在保密性方面遭受的严峻的考验，电子文化的保密性存在隐患。

2.2对文书档案管理人员的要求高

办公自动化系统在文书档案管理中的运用，就需要加强文书档案管理工作人员的素质要求。仅仅懂得相关档案管理的理论、方法和技术是不够的，还需要有过硬的电子计算机技术水平。因此文书档案管理工作人员不仅需要达到一定的知识层次，还需要掌握一定的现代高技术，拥有处理相关问题的综合能力。当前大部分档案管理人员的技术水平不够，相关理论知识跟不上，在办公自动化设备的使用上缺乏一定的主动性，不利于档案信息管理的电子化。

3 、文书档案管理中办公自动化的应用策略

3.1规范文书档案管理体制

为确保办公自动化在文书档案管理中的实际应用价值得到最大程度的发挥，应当结合文书档案管理的实际情况，规范文书档案管理制度，为办公自动化的应用以及文书档案管理工作的顺利开展提供可靠的制度支持。当前大部分单位在文书档案管理工作中主要采取分部门管理的方式，此种情况下部门之间的交流有限，导致文书档案管理工作的协调性不足，严重影响文书档案统一化管理的顺利实现。因此在文书档案管理工作中应当对管理体制加以规范，实现文书与档案的统一规划与管理，从而全面提高文书档案管理质量和效率。

3.2加强硬件建设

在文书档案管理工作中，为促进办公自动化的合理应用，应当基于计算机技术的基础上，加强硬件建设，改善硬件环境，为文书档案现代化管理提供可靠的技术支持。也就是说，应当促进文书档案管理技术手段和设备的先进化合现代化，对现代化设备进行合理应用，保证文书档案管理工作的高效开展。

3.3制定业务流程标准

在明确文书档案管理制度的基础上，应当结合工作实际情况，制定规范化的业务流程标准，对文书档案管理工作中文件的处理、归档以及电子文件格式等相关操作程序进行规范，促进文书档案管理工作的顺利规范开展，全面提高文书档案管理工作中办公自动化的应用效率。

3.4实现档案工作人员专业化与现代化的有机结合

文书档案管理的办公自动化的实现，应当严格遵循人的主体地位，并积极运用现代科学技术开展文书档案管理工作，坚持与时俱进，准确把握社会经济发展趋势，基于传统档案管理理论、原则及技术的基础上，将其与现代计算机技术和数据通信技术进行协调配合，促进专业化与现代化的有机结合，从而全面提高文书档案管理工作质量。

4 、结束语

总而言之，办公自动化在文书档案管理工作中发挥着重要的作用，能够实现人力物力资源的优化配置，提高文书档案管理工作效率，提高工作质量，并合理控制文书档案管理资金，推进文书档案管理工作的高效开展。因此在文书档案管理工作中应用办公自动化系统的过程中，应当结合档案工作实际情况，制定规范化的文书档案管理体制，明确相关管理流程和标准，并对现代科学技术进行合理应用，实现档案工作人员专业化与现代化的有机融合，推进文书档案管理工作的不断进步。

参考文献：

[1]张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].黑龙江档案，2011（01）.

[2]兰水涛.办公自动化在文书档案管理中的应用浅析[J].《教育界》， 2012（14）：124-124.