由OA协同管理系统引起的关于数字化校园建设的思考

随着信息技术的飞速发展，教育信息化成为必然趋势。作为教育信息化的重要组成部分，数字化校园建设也日渐引起高校的重视。数字化校园是以网络为基础，利用先进的信息手段和工具，将学校的各个方面，从环境、资源到活动数字化，形成一个数字化的空间，从而使学校在时间和空间上都实现延伸。中国石油大学（北京）一直十分关注教育信息化技术的发展，并在实践中不断探索推进数字化校园建设。本文以办公自动化系统，即OA（Office Automation）协同管理系统的开发使用为例，来谈谈数字化校园建设。

关于数字化校园建设的认识

1.建设数字化校园是顺应时展和提高质量的需要

21世纪是信息化的时代。教育信息化已经成为教育现代化的重要标志。教育信息化拓展了教育的时空，把学校教育延伸到围墙之外，促进社会经济活动服务于教育。《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》明确指出，到2020年，要基本建成覆盖城乡各级各类学校的教育信息化体系。高等教育在国民教育体系中处于高端，其教育信息化技术水平也处于绝对领先地位，加快教育信息化进程，高校首当其冲。同时，在信息化的浪潮中，高校的人才培养也应顺应信息化的趋势，着力培养符合时代需要的优秀人才。所以，数字化校园建设必须遵循教育教学与管理规律，既要顺应时展需要，又要着力服务学校人才培养和办学质量的提升。

2.加强数字化校园建设必须选好切入点和合适的软件平台

数字化校园主要包括管理信息系统、办公自动化系统、数字图书系统、教学管理系统、网络服务系统等子系统。其中，办公自动化系统对学校的影响最大，也是推广起来较难的部分，所以学校在开展数字化校园建设的过程中，应把办公自动化系统的建设作为重中之重。就办公自动化系统来说，当前最为流行的就是OA协同管理系统，这是一个在理论与技术上相对比较成熟，在企业中有过很多成功案例的应用领域。因此，学校选择了OA协同管理系统作为数字化校园建设的突破口。OA协同管理系统不同于传统的OA系统，它更多地强调跨地域、跨部门之间的协同工作，而且加入了新的协作工具，如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等。

OA协同管理系统的使用及效果

数字化校园建设是一项系统而复杂的工程，必须进行科学规划、精心组织，不然就会顾此失彼、费时费力。

第一，在系统开发使用前坚持实用性原则、先进性原则、安全性原则和扩展性原则。

第二，在系统开发使用过程中做好前期准备和调研工作；在试用后再推广使用；加强运行中的管理与维护，重点是加强使用方面的培训。

第三，系统投入使用后促进了管理理念的转变，特别增强了平等、开放等管理理念；促进了工作效率的提高；推进了信息资源建设，特别是有效地推动了数据的规范化、标准化建设；增进了员工之间的沟通交流。

关于数字化校园建设的体会和思考

1.关于数字化校园建设的体会

学校以OA系统的推广使用为切入点和突破口，积极推进校园数字化建设，虽然取得了一些成效，但在实施过程中，也遇到了一些问题，如使用上的不平衡，机关教辅使用得多、院系教师使用得少；对系统的功能挖掘利用还不够，自由协同、信息交流使用较多，而定制表单、公文流转等使用较少，知识管理与积累有待于进一步加强。经过两年多的实践，我们有如下几方面的体会：

第一，领导的重视和支持是前提。数字化校园建设的成功与否，与单位领导的重视和参与程度密切相关。数字化校园建设是伴随现代信息技术的发展而兴起的，是一种新生事物，在实施过程中往往会遇到这样或那样的问题，如果领导不重视，或者不参与，当遇到问题或困难时，就可能推行不下去。学校为此成立了专门领导组和工作组，分管信息工作的校领导亲自抓，并且校领导在处理文件（非保密文件）时，也主要通过OA系统来处理，这样就有力地推进了系统的使用。

第二，做好整体规划和系统设计是关键。数字化校园建设是一项系统工程，会涉及到全校师生员工。在建设之初，就要进行整体的规划，包括长期规划和短期规划，制订规划时要全校各单位、各部门广泛参与，收集各方面的意见和看法，并咨询相关专家的意见和建议，形成完整的具有权威性的总体规划。同时在实施过程中，注意与传统办公系统的衔接，不搞“一刀切”，由点及面逐步推广使用，这种“渗透性推广”取得了较好的效果。

第三，加强沟通协调是重要方面。就OA系统的使用来说，关键在各个单位和部门，所以加强与他们的沟通协调十分重要。在系统开发之初的系统需求分析过程中，就组织各部门负责人在一起进行深入研讨，提出有效可行的方案；在实施过程中，也注意加强沟通协调，在推广OA系统的时候，及时了解他们的需求以及反映的问题，在改进后再推广，取得的效果也比较好。

2.推动数字化校园建设应重点注意的几个方面

信息化是教育未来的发展趋势。如何进一步发挥信息技术的巨大优势和潜力，推动教育改革，提高办学质量，是新时期高校面临的重要课题。

第一，要进一步增强认识，转变观念。要深刻认识教育信息化建设对教育事业的重要影响。要认识到，没有教育的信息化，就难以实现教育的现代化。学校要将教育信息化作为学校事业发展的一项重要基础性工作来抓，制定明确的建设规划、建立有力的组织机构、出台配套的政策以及给予相应的投入。随着信息技术的进一步发展，要坚持与时俱进，不断用新的技术和方法来改进学校的管理方式、教学模式以及服务质量，特别是要培育信息化的理念，以此来指导工作。

第二，要坚持统一规划、逐步推进的原则。在信息化建设的初期，常因信息化建设缺乏统一规划，各单位、各部门在信息化建设方面各自为战，开发软件不一致、数据标准不统一，从而人为地造成很多信息“孤岛”，不但导致了校内大量低水平重复建设和资金浪费，而且还给学校的管理等工作带来很大的麻烦，所以在进行信息化建设的起始阶段，一定要注意整体规划、统筹安排。同时，信息化建设因信息技术的发展而需要不断地引入新的技术，会面临很多新的挑战，也需要巨大的资金投入，所以要坚持分期建设、逐步实施，不要集中上很多项目，而应一步一步地往前推进。

第三，要加强信息资源及软件建设。在信息化建设的过程中，除了硬件设施建设外，要更加注意信息资源及软件建设。硬件的投入虽大，但只要有了资金，就可以很快建立起来。信息资源和软件则不行，如果没有长时间的积累以及系统的规划，信息资源和软件建设就难以跟上，也会直接影响硬件的使用。信息资源建设最主要的有两个方面：一是信息资源的积累，就是要形成大量数字化的信息资源；二是信息资源的规范，包括数据标准的统一、数据归口的统一等。软件建设除了软件系统的开发外，还要加强信息化人才的培养。可以说，在信息化建设的过程中，从事信息工作的人员素质直接决定了信息技术应用的成效，所以要通过加强培训等方式，建立一支高素质的信息化人才队伍，确保信息系统正常稳定运行。

第四，要结合实际，因地制宜，建立符合学校实际的数字化校园。信息化建设是提高办学质量和办学水平的一种手段，它不能包打天下，也没有固定的模式。建设什么样的数字化校园，既取决于学校的发展历史、发展理念等，也受办学定位、办学实力等方面的影响。所以，要本着实事求是的态度，结合学校自身实际，特别是学校的办学实力、办学水平，有针对性地开展建设，走出一条适合自身发展的道路。

〔作者单位：中国石油大学（北京）〕