科技查新工作方法变革初探

摘要：现代社会，科技发展突飞猛进，新发明、新创造、新成果、新技术不断涌现。面对如此众多的新技术成果，如何鉴别它们的新颖和创造性以及实用性，这为查新工作提出了一项课题，如何为鉴定委员会提供高质量、高标准的查新报告，如何为评委对成果所处水平及结论提供祥实、可靠的参考，已成为查新工作的当务之急。为此，我们针对查新工作亟待提高和改进的现状及发展趋势，对国内有关省市场电力系统、大专院校、科研单位等进行了调研和咨询，现将有关查新的流程、方法，作以分析和初探。

关健词：科技查新，查新方法，检索，变革

中图分类号： F324 文献标识码： A 文章编号：

1、国内现状看改进的必要性

东三省电力系统科技成果查新工作一直沿袭几年前的老传统，妈接受用户委托后进行手工检索相关文献，近几年，由于科学技术的发展，微机技术普及度有所提高，但配套的数据为建设远没跟上，只有部分数据可以上机完成检索，这在某种程度上提高警惕了查新的查全、查准率，其所出具的查新报告，也仅只附上检出文献的篇数及大致内容（有的根本不附大致内容），但更多数的查新报告，检索结果为“零”，结论只能是简单的一句“查无类同”，为此，我们对这种不够满意的结论，或者说对目前查新的尴尬现状进行了调研。调研中发现部分省市，如江苏、四川、安徽等省电力、大专院校、科研单位，他们的查新方法与我们的类同，也沿袭传统的方法，并没有什么新闻手段和方法。

这种做法，抽出具的查新结论实际上就是查新检索结果，面对所给出的查新结论中，主要还存在着项目的点不突出，和办内外同类研究的对比不够充分，不同之处不明显的缺陷，这样就反映不出项目的真实水平和价值之所在。

2、改进查新方法的主要思路

为了切实改变传统的查新工作方法，真正体现出查新工作的必要性和重要性，为成果鉴定委员会在评定成果时提供详实可靠的依据，我们特提出了改变成果查新方法的思路：

2.1新工作为成果鉴定提供服务，先要改变工作方法。

传统方法是手检为主，过去计算机普及率不高，数据库建设不完善，现在随着大容量、高参数的计算机技术的快速发展，数据库技术的不断完善，机检完全有条件作为查新工作的重要手段，逐步取代手工检索的重要位置。为使查新更准确，资料更齐备，我们还自建并引进了多个数据库/其中图书库、资料库、国家标准库、冲毁颁标准库以及获局级以上奖励的科技成果库为自行建设、期刊文摘、六大区成果库、电力部电力科技成果库和专利库为引进的。专利库、期刊文摘和题录库、六大区成果库作为查新过程中必查数据库，其它各库将根据所查项目内容的不同特点随时增添，对数据库中没有包括的数据库采取手工检索的方式予补以充。

要使查新能为鉴定提供帮助，就要出具查新结论，而非检索结果，所出具的结论出现能简而言之“查无类同”，要在结论中体现出项目的创新点，找出与其它成果或过去的项目的异同及其优势所在，这样才能真正体现出查新工作的必要性。

2.2在充分利用计算机，发挥现有设备及数据库资源时，制定适当的检索策略主显得龙为重要。

在上机检索时，要克服过去检索的误区，即有些认为检出篇幅、数量越多越好，实践证明并非如此，其关键在于切题，要准确与全面相结合，切不可漏检，是检索员要注意检索技巧的运用。

2.3在出具检索结论时，我们认为不以只给出检索结果，重点是给出结论，这个结论一定要体现出查新项目与检出文献的异同。异，就是要找出各自的创新点；同，是要写出其共同之处在哪里，只有突出异同，特别是创新点，才能为鉴定委员会提供决策参考和可靠依据，在下评审结论时才能有所帮助，也证实了查新检索的必要性。

2.4对查新报告的格式也作了规范，参照黑龙江省情报所及电力部信息中心的报告格式，设计了我们自己的报告格式，相应地也制定了查新委托单格式，以使查新工作规范化、标准化。

3、具体实施

3.1工作流程的变革

为适应科学技术的发展，发挥计算机及数据库的作用，我们相应地调整了工作流程：在接受用户委托后和用户共同研究报告的内容，按内容确定就检索的数据库，然后确定检索词，制定检索策略，经上机检索，辅以手工检索，找到切题的文献（文献或原文），对检出的文献同查新项目进行对比分析，找出异同点，最后给出对比分析结论，形成查新报复，并请专家审核定稿。

作上述调整的目的是让用户也参与到查新工作中，以便在查新工作中对所查项目能分析得更透，检索更全面。

3.2检索技艺的变革

传统方法手工检索只能依靠检索员主观印象去检索相应的文献、目录、索引，盲目性太大，漏检几率太高，很难真实反映查新成困所处水平状况，检索过程中几乎技巧可言。

现如今利用计算机进行数据库检索，去除了主观片面性情，检索过程中技巧性和查新检索经验就显得尤重要，在查机关报检索工作中，我们采取和助用户共同研的方式，分析项目内容，制定检索词，依据这些检索词制定检索策略，并在上机检索过程中不断调整这一策略，以使检索结果达到最佳，对检索结果为零时，我们要求自己重新研究项目内容，确定新的检索词，制定新的检索策略，直到检索出相关文献为止。

对于检索文献数量不满意时，我们在工作中总结经验，制定出扩检、缩检和补检三种方法。扩检是为了扩大检索范围，提高查全率，缩检是为了缩小检索范围，提高查准率，补检是为了防止漏检，在次检索的基础上，再继续补充查找其他未知文献，扩大检索结果，提高查全率。

往往在检索结果为零或很少时，要扩检，而检出结果数量太多时，则必须要进行缩检，而对检索难度较大的课题，解决的最好办法妈补检。同时为了提高机检效率，要把这几种方法交替使用。而这几种方法的运用又因所检数据库的不同、所检项目内容专程度的差异而有所变化，这些都要在实际工作中逐步体会，灵活运用。

3.3分析方法的变革

认识事物是要有一个过程的。传统的查新结论只给检出数量，或查无类同，给人的印象是模糊的，成果所处水平及其创新点不清楚，需要评委靠自己掌握的材料去分析下结论。

鉴于传统作法无法正确反映成果所处水平，创新点体现不出来，因此我们决定借鉴人们认识事物的方法，用它来分析成果——取采取对比分析法。

在进行对比分析前，要对查新项目所属的环境善有一个基本的认识。因为任何一个项目都有它自己的学科范围，有的同类研究成果较多，说明研究比较成熟，有的研究文献较少，表明研究还处于起步阶段。因此，首先要根据项目主要研究内容，搞清它所处范围的研究概况，特别是最新成果，比如有哪些地区在研究，比较先进的地方何时开始的，进展如何，代表学者昌谁等；其次是确定同类研究范围，因为范围的大小是可变的，因此在检索过程中，如发现有大量同类研究（如在20条以上），说明相关研究较成熟，则应适当缩小检索范围，以便在深层次上比较异同，相反，如果同类研究较少，就应扩大检索范围，如果查新项目是特殊范围的专门检索，几乎不可能有相同研究，则应在整个学科范围内进行全面检索，以说明其一般相关研究的现状。

通过对上述几方面环境状况的分析，经机检与手检找出相关文献，下一步要做的工作即是将查新项目与检出结果相对比，总结出它们在技术方法、结构（配方）、技术参数（指标）、使用范围和用途等多方面的不同之处，进而体现出查新项目有无创新之处，在相关研究范围是否具有新颖性、实用性等特点，这一结缘过程是一个深加工的过程，要求查新员要熟悉掌握查新项目的报告内容，提炼出它的精髓部分，还要准确地把握检出文献的主要内容，这亲才能使对比分析的结论准确、详实、可靠。另外，对与查新项目密切相关的研究成果尽可能找到原文进行分析，一般研究项目找到文献即可。

3.4查新报告格式的变革

为使查新报告规范化、标准化，避免报告一个项目一个模式，保证每个查新人员所出具的查新报告协调统一，我们特重新制订了查新报告的撰写格式，具体要求为：

封面上标题为“科技项目查新报告“的为报局级奖励的项目，标题为”全国电力成果库查新报告“的为报告部级奖励项目。在标题下同时注明项目名称、查新委托单位、委托时间、报告完成单位及完成时间。

首页为用户委托要求，大致阐明项目主要内容、背景情况及所要查新的部分，注册依项目内容确定的检索词及依检索词制定出的检索策略。

次页主要列出根据检索策略上机检索的数据库名称，它们的库容量及起止年限，同时还要列出手工补检了哪些文献。

第三页为检索结果及查新结论，这部分应包括文献分布情况概述和查得文献的综合比较分析，并给予结论性意见。因此，依制订好的检索策略检索出文献数量有多少，分别为哪些，与本检索项目是相关（密切相关）还是无关，在第一段中要详尽表述。

在第二段中要应用检出的相关文献将同类研究成果同类产品的特征、特点、指标等清楚，它依据检索到的相关文献多少而定，一般在200字左右，目的是说清国内（外）有关该项目方面的研究状况，为确定查新项目的水平提供依据。

第三段要针对前面的叙述内容，将查新项目的技术内容与相关文献进行对比分析，确定查新基础上的创新部分，要求这段分析要透彻，结论要简明扼要，一目发然。一般对查新项目不作总体的水平结论（如国际领先、国内先进等）。

在报告的最后还要附上检索到的相关文献原文或文摘的复印件。

最后经审核领导签字，盖上查新专用章。查新报告正式生效。

3.5组成专家咨询组参与查新及审核

科技查新是科技信息与学科专业相结合的信息咨询服务工作，专家的参与是保证科技查新咨询工作质量的重要措施。为此，我们组织我院各专业总工及各室主任工程师组成专家审核机构，为查新工作进行最后把关，负责审核本专业范围的查新报告，为提高查新工作质量作坚强后盾。

4.结束语

查新工作方法变革源于实际，具体方法又要应用于实际，我们所做的这一切还都只是初步深广，得到大部分委托单位的认可，这坚定了我们将这项工作做下去并做好的决心，并期待着今后的工作中取得更大的突破。

参考文献：

[1]石颖.科技查新工作中存在的问题及对策.情报科学.2005.23

[2]王文平.科技查新工作创新发展的问题与对策.现代情报.2006.09

[3]张薇，程骏.对科技查新工作的思考.情报杂志.2003.22

[4]陈迎春.科技查新中的问题与发展对策研究.图书馆论坛.2004.01