搭云计算高铁 优化档案管理与服务

【摘 要】在信息化全方位创新的时代，云计算实现了新时期信息化理论、技术和实践上的重大突破。本文将就档案信息化过程中发现的问题，以及如何运用先进的云计算技术管理好这些海量档案数据，为社会提供优质的档案服务，充分体现档案的社会价值进行简单的研讨。

【关键词】档案；档案信息化；档案服务；云计算

十报告中指出：“坚持走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路，推动信息化和工业化深度融合、工业化和城镇化良性互动、城镇化和农业现代化相互协调，促进工业化、信息化、城镇化、农业现代化同步发展。”信息化，渗入工业化、城镇化和农业现代化，以推动工业化、城镇化和农业现代化发展。可见，以中国特色信息化道路来实现社会信息化、促进社会高度发展，信息化已提升为一个战略目标。

那么，起着凭证作用的档案管理，因档案对社会的发展具有重大的参考价值，其信息化水平对社会的发展十分重要。但是目前档案信息化建设仍处于初级阶段，信息化水平不高，而随着社会的发展，档案信息量在极速膨胀，这给档案管理服务工作带来了极大的挑战。档案信息化建设涉及对档案信息资源收集、整理、管理并提供利用服务等工作内容，是一项复杂的、长期的信息系统工程。虽然在《全国档案信息化建设实施纲要》的指导下，档案信息化建设工作取得了一定的成效，但是由于客观原因，档案信息化建设工作还面临着许多问题。

一、缺少统一的档案规范化、标准化管理制度。

目前各级档案部门的信息化建设基本上都是根据自身的业务需求进行基础建设、数据建库、系统开发、档案数字化等工作，没有统一的规范和标准，导致档案信息多样化，档案的字段信息、存储格式、存储方式都有较大的区别，这给日后进行档案资源优化、资源整合、信息共享带来极大的困难。

二、缺少档案数据共享接口。

由于各级档案部门网络软硬件水平参差不齐，信息化水平不一致，档案层次保管的技术问题未能得到较好的处理，导致各档案管理系统之间缺少数据交换、数据共享接口，以致出现 “信息孤岛”，不利于档案信息资源的集中化管理。

三、误把档案信息化等同于档案信息电子化保管。

目前很多档案部门的信息化建设还停留在基础数据电子化的管理阶段，只是进行档案目录、内容录入，实物数字化扫描等基础工作，即是只注重档案信息的存储方式，对于档案利用网络化、开放化方面的建设较少，导致档案管理信息未能实现与相关业务衔接，档案查询、档案利用未能实现快捷化、多元化、便民化。

四、缺乏周密的信息安全保障措施。

在档案信息化建设方面，档案部门缺乏安全可靠的网络与通讯技术，缺乏周密的信息安全保障措施，档案信息资源的安全遭受到各种攻击以及病毒的威胁。同时没有真正实施有效的档案信息数据备份和灾难恢复机制，以抵御自然灾害和危及档案安全的突发性事件，确保档案信息的绝对安全。

五、信息技术人才缺乏，信息管理水平有待提高。

许多档案部门都缺乏现代高技术人才，大部分档案人员虽然具有扎实的纸质档案管理能力，但是现代化管理技术水平偏低，信息管理业务水平有待提高。

随着社会的不断发展，各种信息的不断膨胀，人类对信息的管理进行全方位的创新，创造出一种新兴的高技术――云计算。云计算具有强大的计算功能、先进的虚拟化技术、可靠的存储技术、良好的交互性能和丰富的终端设备，实现了信息化理论、技术和实践上的重大突破，为新时期的信息化展现了美好的前景。目前，正处于中国云计算发展的起飞阶段，做为社会发展凭证记录的档案管理，若能采用先进的云计算技术，将大大加快档案信息化建设的脚步。那么，如何运用先进的云计算技术进行档案管理呢？笔者认为可以从以下几方面开展：

一、建立完善的档案规范化、标准化管理制度，建设“档案云”平台。

档案部门想通过云计算优化档案信息化建设，首先要结合档案信息与云计算特点，建立一套完善的档案规范化、标准化管理制度，建设“档案云”平台，通过“档案云”平台真正实现档案信息资源共享，解决“信息孤岛”问题。同时根据管理制度与云计算服务提供商协商制定档案管理、利用所需要的应用服务，根据档案的安全、保密级别确定“公有云”和“私有云”的服务对象及内容。

二、运用“私有云”实现档案信息资源共享，提高档案信息资源利用效率。

云计算具有强大的服务功能，能提供可靠安全的数据存储方式，实现数据共享，同时屏蔽数据来源，为用户提供跨多数据库一站式检索访问。利用云计算的智能共享性，可将不同区域、不同部门的不同数据结构的档案数据集合成为一个整体，实现各级档案部门、不同领域之间的档案信息的相互共享，提供统一的访问接口，完成用户的档案检索需求。

三、利用云计算优化档案信息资源处理，提供开放式档案服务。

随着社会的不断发展，档案部门需要处理的档案数据将越来越多，管理将越来越困难，数据处理速度将会遇到极大的挑战。利用云计算超强的计算、分析能力，可以智能地分配和优化档案信息资源，加快档案数据的处理和检索利用速度，从而以更快、更经济的方式解决海量档案数据处理问题。同时利用云计算通过互联网、3G网络为社会提供统一的开放式档案信息资源平台，档案利用者不仅可以随时随地的查阅档案资料，而且还可以通过不同的终端设备进行查阅，比如智能手机、平板电脑等，大大地提高了档案的利用效率。

四、利用云计算提高系统安全性能，保障档案信息资源的安全。

利用云计算将档案数据集中存储，通过云数据中心对数据进行统一管理、分配资源、控制安全，执行数据安全实时监控，有效的保证网络安全，保证档案信息资源的安全访问。同时严格管理各级用户权限，确保满足不同权限用户的访问需求。同时利用云存储实现档案数据异地备份，做好灾备工作，保障档案信息资源的安全。

五、利用云计算降低档案信息基础设施的维护成本。

档案信息基础设施是档案信息系统能稳定运行、持续发展的支撑。计算机硬件、软件技术的不断发展、创新，档案数据量的不断增加，为了跟上信息时代的步伐，提高档案信息资源的访问速度，改进管理方式，档案部门经常被迫升级各种数字化设备、档案信息管理系统、服务器、数据库系统等基础设施，这都是一笔不小的开销。通过购买云服务，这些基础设施的维护都将由云计算服务提供商代为解决，从而降低档案部门信息化设施的维护成本。

六、利用云计算提高档案工作人员的信息技术管理水平。

利用云计算加强档案信息化建设，将会给档案部门带来一种全新的档案管理工作方式和服务理念。这种全新的工作方式需要相关的信息技术要求，需要档案工作人员提升自身的信息技术知识，提高网络认知能力和计算机操作能力，才能更好的使用云计算服务社会。

实现信息资源集中化管理、智能化共享、分布式利用是信息化的发展趋势。为提高凭证作用，促进社会的发展，让档案管理信息化搭上云计算这趟高铁，集中管理好日益膨胀的档案信息，拓展及优化档案的服务，实现档案管理的社会价值。

【参考文献】

[1]王萍，张际平.云计算与网络学习.现代教育技术，2008.

[2]胡亚南.云计算在档案信息资源管理中的应用. 数字兰台，2011.

[3]田雷.云在档案领域的应用.2011.