关于建设项目工程档案管理的浅析

摘要：科技水平的提高和社会经济水平的发展壮大了建设项目工程的发展规模，进一步加剧了建设项目企业之间的竞争压力。为了提升竞争实力，寻求更广阔的发展空间，就必须加强对项目工程档案的管理。本文简要阐述了建设工程项目档案管理的重要性，指出了当前建设项目工程档案管理中的两大问题，并在此基础上提出了四个与建设项目工程档案管理相关的对策，以期为广大建设企业工程项目档案管理工作的开展提供一定的参考意见。

关键词：项目工程 档案管理 问题及对策

愈发广泛的信息化范围对企业相关工作的开展提出了更多的要求，简单化、快速化和信息化逐渐成为企业工作的特点。时间和效率在这个信息化时代也因此成为了企业的主要竞争优势，也可以说，其所提供的信息服务品质越高，时间越快，就越能够抢占市场先机。对建设企业而言，更是如此，建设项目工程的档案几乎记录了建设项目工程的所有情况。因此，对建设单位来说，加强对项目工程档案管理的重要性也就不言而喻了。

一、建设工程项目档案管理的重要性

（一）提供建设工程项目活动依据

项目工程的档案除了能够为该工程项目的投标、勘测和施工等活动提供相应依据外，还能够为建设工程的管理、维修、改建、恢复和加固等工程建设环节提供资料，进而确保整个工程项目能够安全而高效地开展，从整体上，保障该工程项目的质量。此外，项目工程档案还能够将该建设工程项目中所涉及到的施工材料与施工质量信息、隐蔽性的施工环节检查记录表以及施工标准的评价资料等信息记录在内，如果后期遇到扩建或者改建等情况时，这些资料便能够发挥巨大作用。

（二）在工程设计和产权纠纷等事件中发挥凭证作用

建设工程通常都是在城市的统一规划和安排下才能开展的建筑活动。比如，工程项目的设计必须要严格按照城市的统一规划进行，设计获批之后，所有的施工活动都必须按照获批的施工图纸来开展，工程竣工之后，也要等到验收合格了才能够正式投入使用。由此便可看出，工程方案在整个过程中充当的是一种凭证材料，为所有施工活动的开展提供相应的依据。另外，当有产权纠纷或者责任纠纷事件出现时，也能够将工程档案调出来，作为解决这些问题的凭证。

（三）为建设工程项目历史考察或经验交流活动提供资料信息

我国有不少诸如长城、故宫、恭王府和天坛等历史悠久的建设工程，这些工程所保留下来的档案信息可谓是相当珍贵的，不仅能够为其历史考察活动提供相应的历史信息，还能够为我国相关工程建设的研究者提供一定的参考意见，进而推动我国建设事业的发展。另外，相较传统的档案管理而言，现在的档案管理无论是在理念、技术还是方法上，都发生了较大的变化。通过各种经验总结交流活动的开展和不断丰富的档案管理，能够从中汲取一些优秀经验和技术等，进而从总体上提高我国的建设水平。

二、当前建设项目工程档案管理中存在的问题

（一）建设项目工程档案管理工作不完整与不规范

建设工程项目通常情况下规模都比较大，所以在对其实施管理时，还是相当困难的。大部分项目都没有设置专人对其进行档案管理，也就更不要说委托专门的机构对其进行档案管理了。一旦有记录档案形成，该工程中的各部门都自行管理本部门的相关档案，对其他部门的档案是不予理会的，这样一来，这些档案就被分散开来了，并且，部门中的很多人都不具备基本的档案管理素质和能力，在收集和整理档案时，经常都会出现收集不及时、不完整和不准确等问题。

（二）建设项目工程档案移交不规范

每一个工程当中都会有很多个部门，并且每个部门都有其各自的档案，综合起来看，整个项目工程的档案量就非常大。通常都是在项目立项之时，就开始有了档案，并且随着建设项目要求的增多，更多的工程部门将会被设立起来，随之而来的档案量也会逐渐增加。而项目的档案形成之后，就必须要将其移交给专门的档案管理人员，还要办理相应的移交手续。日益增多的档案量给档案移交工作带来了巨大压力，也可以说这是对档案管理人员的一大挑战。而当前的档案移交工作中，还存在着很多不足：部分档案在移交之后，被随处存放在相应的职能部门，有的部门甚至在移交时都是很随便的，直接省去了办理移交手续这一环节，这为档案管理工作埋下了一定隐患。

三、建设项目工程档案管理对策

（一）完善建设项目工程档案管理体系

项目工程的各利益相关方在签订承包合同之时，就应该设立一些与项目工程档案相关的要求或者条款，在其中明确各单位在档案管理中应当承担的职责。在整个项目工程建设过程当中，也必须按照国家相关的规范要求以及规定，及时收集和整理与工程建设相关的文件，将档案管理职责具体落实到各单位、各部门以及各相关的责任人。

对施工单位而言，还需要在工程建设的管理程序当中纳入工程档案管理，并建立和健全相应的工程档案管理体制，工程建设和工程档案管理工作双管齐下，同步进行。在验收工程质量时，施工单位应该自觉提供较为完整的工程档案；在工程验收备案办理过程中，也要积极对工程档案所认可的文件进行查收和检验。

（二）强化建设项目工程档案行政管理部门的职能

除了要在重点项目的领导成员中列入档案行政管理的主要负责人之外，施工单位还应该向当地的档案行政管理部门报送与省级的重点建设项目相关的业主单位信息，方便其更好地开展业务指导工作。重点建设项目的档案验收工作是不分行业、不分系统的，作为当地的档案行政管理部门，都应当积极参与到其中去。如果不能达到上述要求，就可以将其定义成为不合格的项目工程。在这一期间，作为当地的档案行政管理部门，更应当积极地和相关部门进行沟通和联系。

（三）提高建设项目工程档案管理人员的综合素质

项目工程的档案管理工作的专业性较强，所以需要专业的档案管理工作人员进行。因此，加强对项目工程的档案管理人员配备与培训，提升其基本业务素质和能力就显得尤为重要。无论是建设单位，还是施工单位，都应选择和配备一些建设业务和档案业务有一定了解的员工从事相关的档案管理工作，并且还要保证这些人员的稳定性，不能因为一些突发性的事情而中断档案管理工作。作为档案行政管理部门，也要为相关的档案管理从业人员提供一定的培训机会，尤其是那些重点项目的档案管理培训。同时，还要健全整个项目的档案管理网络，通过对项目档案管理指导人员及普通管理人员的培训，不断提高其综合素质，提升整个项目的档案管理水平。

结束语：

建设项目工程档案管理的重要性显而易见，尽管现阶段我国在建设项目工程档案管理中还存在着项目工程档案管理工作不完整和档案移交不规范等问题，但只要建设单位引起高度重视，积极采取完善建设项目工程档案管理体系、强化建设项目工程档案行政管理部门的职能、提高建设项目工程档案管理人员的综合素质以及明确建设项目工程档案管理的责权等措施，定能在一定程度上解决这些问题。

参考文献：

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