巡回项目的监控管理

巡回活动是按照一定路线到各地进行的系列性、持续性项目,具有投资大、时间短、场次多、风险高等特点。巡回活动的监控管理应该以目的为导向,强调全局统筹以及严谨的操作步骤。笔者认为,一个成功的巡回活动应该严格遵循明确范围目标、设定时间推进、统一执行标准、预估项目风险、完善汇报体系、坚持评估总结六个步骤,缺一不可。

>明确范围目标

巡回项目的筹备必须精准确定范围和目标,此环节是成功监管的第一步,能够帮助项目管理者锁定客户需求,抓住项目主次,避免功亏一篑。

确定范围

确定范围是指对项目的时间、地点、规模、内容、受众进行清晰界定,通过对各方面影响因素进行多维度分析与考量,以判断这些因素对项目范围的要求和可能的影响。大致来说,我们对一个巡回活动的范围界定,需要明确和分析的因素主要有客户需求、商业目标、资源能力、资金预算、竞争形势、地域特点和受众习惯等等。

以每年一度的NBA大篷车为例,它分南线北线24个城市巡回,4-6月在南方执行。在项目头脑风暴会上,项目组要对气候、节庆、场地、行业、安全等相关因素进行综合考虑:4月左右刚好是华南地区的梅雨季节,项目在户外举行是否会遭遇雷雨天气?是否会影响物料材质的选择?是否会影响参与人数,甚至造成安全隐患?另外,这一时期是举行活动的高峰期,是否能预订到场地?是否有竞争对手的活动?是否会影响参与人数?

确定目标

确定目标要使用换位思考的方式分别对客户、受众两方面进行考虑。通常,巡回项目的目标为提高销售、信息、强化沟通、提升形象、塑造品牌,它们是层层递进、相辅相成的。

例如,周大福从2005年就一直坚持打造完美爱情(Perfect Love)婚嫁品牌,每年的情人节都斥资在不同城市同时举办时尚的绝配爱情主题活动。对于周大福而言,其直接目标在于VIP客户的成功维护;对于周大福的VIP客户而言,参与活动要感受到尊尚、重视和愉悦。综合客户和受众的需求,就能分清主次,抓住重点。

>设定时间推进

周密的时间推进计划可以说是项目管理者最得力的左右手。制定一份完善的计划要对项目所需的物料、人员、设计、视频、音频、文案、运输等诸多工作细节烂熟于胸。在此环节可以借助“重要/紧急坐标”来安排工作主次先后,并及时追踪项目进度。

制定推进计划

项目推进计划要根据时间合理预设每项工作的内容、时间、人员等,即明确工作内容,明确工作期限,明确人员分工,明确工作重点。此计划在筹备期就应人手一份,作为每日工作提醒。

安排工作主次

项目管理者要根据重要/紧急坐标对工作进行安排,完美状态下的工作安排为既紧急又重要不紧急但重要紧急但不重要不紧急不重要(图1)。

不过项目过程多有变数,执行团队往往会将精力放在处理紧急但不重要的工作内容,而忽略不紧急但重要的工作,这是项目管理者必须及时对执行团队进行有效指导和管理的方面。

>统一执行标准

巡回项目的难度在于异地执行的标准化、一致性。执行团队往往是一个脉动型组织,人数时多时少,人员更替更是家常便饭,因此项目管理者必须为项目制定统一标准,让执行团队有标准可循,利于意见的统一,最大限度地增强项目可行性,降低风险性。

标准的制定应满足以下三个要求:一是符合项目定位,能解决时间、地点、规模、内容、受众等相关问题;二是覆盖主要工作领域,如场地、物料(制作/音响/灯光/视频等)、人员、交通、后勤、设计(平面/3D/音乐/影像等)、文案等,并以文字、样板(Demo)两种方式呈现;三是经过客户认可,能成为项目验收的标准。

标准制定后,项目管理者应对执行团队进行系统培训,并进行模拟彩排,确保标准被理解、被执行、被贯彻。各地执行人员在筹备期间,则可根据项目标准进行供应商、资源的审核,并通过文本、视频、音频、图像等向项目管理者及时汇报。

>预估项目风险

在筹备充分的前提下,巡回项目还要面对两大不可控制的风险:一是天气、交通、意外等不可抗因素;二是地域差异导致的水平差异。

不可抗因素

对于不可抗因素,无绝对解决的方法,只能防范于未然,并制定紧急应急计划。应急计划的制定有三大依据:一是过往经验总结;二是发散性思考;三是专业顾问协助。

地域差异

对于地域差异导致的水平差异解决之道是抓大放小,就近解决,客我协商。抓大放小,就是抓住项目成败的重点,如玛花纤体全国新店开业盛典的卖点是钟丽缇出席带来的名人效应,成本控制就应该倾向于人而适当减少制作投入;就近解决,即遇到举办城市资源稀缺,如演出形式或制作工艺无法达到要求,就要按照就近解决原则,从最近的城市调运资源解决问题;客我协商,即必须提前告知客户地域差异的情况,让其有足够心理准备,要么适当调整标准,要么提高费用。必须注意地域差异带来的水平差异,这是很难通过人力解决的。因此,要根据项目成本、要求等选择供应商和执行方式。一般的巡回活动的预算有限,可以安排专业人员提前到执行城市进行物料和人员的培训、指导和监督。这种情况下,执行团队必须有两个以上的备份供应商,以防意外发生,部分工艺要求高的物料,可直接从大城市统一发运。如此一来,不仅保证质量,而且还省时省力,将地域差异导致水平差异的风险减到最低。

>完善汇报体系

巡回项目涉及的团队成员较多,极容易造成信息传达的不及时或失真的情况发生,所以还需要有完善的汇报体系。

图2是项目汇报体系建立的基本方法,在建立的时候要遵循实用、便捷的原则,注意点、线、面的结合。同时,邮箱、邮件、短信、电话、会议等是项目执行过程中必不可少的沟通工具,在某些巡回项目中可能还会使用SNS、blog等交流平台。

在整个沟通汇报过程中,项目管理者要特别注意以下三点:

1. 提醒执行团队可能出现的风险或问题;

2. 鼓励团队成员进行经验分享。这对于分场次非同时进行的巡回项目尤为重要,“前车之辙,后车之鉴”,先完成者的总结和提醒,有利于后执行者避免同类问题的发生;

3. 鼓舞执行团队的士气。漫长繁琐的巡回项目往往很容易消磨团队自信和激情。

>坚持评估总结

评估和总结,要秉持公平、公正、公开的态度,分别从客户、公司、自我三方面对个人、团队、项目进行综合的评定。

项目评估

项目的评估,要立足于全局性、开放性、远瞻性,主要对质量、时间、费用、团队协作、沟通管理五个方面进行评估。

・质量:是否达到客户要求?是否达到公司标准?

・时间:总体项目时间提前或延后?阶段时间提前或延后?加班是否频繁?

・费用:总体预算超支或节约?

・团队协作:项目团队合作是否紧密?团队是否如期完成项目?

・沟通管理:客户是否投诉或表扬?是否与客户建立持续性合作关系?供应商选择正确与否?是否与供应商建立良好合作关系?

通过上述五个方面的评估,召开项目总结会议,对项目筹备执行期间的经验、教训进行剖析。

项目总结

项目管理者应从属性、规模、类型、内容等进一步分析此巡回项目是否具有普遍性,若是,则可将其相关文件、执行步骤、操作方式等编撰成经典个案,一来可以用于专业培训,二来再执行类似项目时则可套用此模式进行管理,有效地节省时间和精力。

作者系温迪传播机构活动经理