大数据背景下谈提升档案管理价值

[摘 要]伴随国家信息化建设的不断深入，由云计算、云存储等新型的IT服务模式所直接催生的数字信息正在爆炸式增长，面对数量巨大、异构的文档信息，同时还要与时俱进的满足现代人类对于信息多样化、高效化、个性化、专深化的需求，传统的档案信息服务显然已经不能满足时代的需求。大数据时代已经来临，如何能够更好的利用大数据无可比拟的信息技术处理优势来提升档案管理价值？本文主要先谈档案管理的研究现状，再探讨档案管理提升的重要性，最后讨论提升档案管理的策略。

[关键词]大数据；档案管理；价值提升

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）08-0356-01

引言

作为互联网信息化之后的又一重大技术变革，大数据时代的到来业已渗透到众多领域，引发了新一轮的变革与震荡.基于此背景，档案管理就需顺应大数据时代的发展形势，抓住大数据时代所带来的良好契机，革除传统的人工管理模式，切实提升档案管理效率，优化档案管理进程，切实推动大数据时代背景下档案管理的革新。近年来互联网技术快速发展，各个社会领域和生产环节都已广泛应用大数据。大数据的应用背景下，信息技术档案工作可以为服务对象提供更加网络化，数字化的服务。因此，档案管理工作打开了广阔的发展空间，提升档案管理价值具有现实重要意义。

1、档案管理的相关概念

档案管理也被称之为档案工作，是档案室或档案馆直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

2、档案管理的研究状况

大数据时代最早是在2012年美国政府的《大数据研究和发展倡议》中被提出。在党和政府扶持下，同年11月，广东省率先制订了“大数据战略工作方案”，成为我国首个开启大数据战略的省份。业界是这样定义大数据的本质：在互联网中用于信息传递数据交流的海量数据。在网络环境中这些数据可以被自动记录，可以在撷取后用来处理、分析、引用、管理，可以帮助企业、组织提供更为全面的资讯。即大数据即随着数据类型和数据量激增而衍生出来的一种现象，它不仅包括巨量、大规模的数据采集，还包括对数据的分析和处理。也就是说，大数据时代具有数据类型多、数据量大、时效速度快、价值密度低等特点，各类网络日志、图片音频、等结构化、非结构化数据收集、处理、传播效率都实现了极大提高。各行业可根据自身需要获取即时有用信息，从而形成和传统数据管理不同的工作模式。档案管理的网络化，使得各个单位管理人员访问档案更为便利。大数据背景下档案管理工作的变化主要体现在以下几点：第一，档案管理理论的变化。以传统的纸质文献管理为主的档案管理工作开始向数字档案、信息系统数据、数据化信息转变，电子档案等，成为档案管理的新宠。第二是信息的数据服务。数据背景下的档案信息将沿着先进性社会化、开放性、多元化、发展，智慧型、网络化的服务而变化档案馆信息服务的新方向。第三是档案管理手段的变化。档案管理、分析、储存、整合、挖掘等，都可以在数字化环境中进行，档案智慧云平台、分析库的建立，可以为单位创造更有价值的信息。第四是档案管理环节的变革。档案的手工操作如采集、整理、利用等环节都可由电脑代替，档案载体及档案加工、传播、转换和开发，更是发生了天翻地覆的变化。

3、档案管理提升的重要性

3.1 有利于提高档案管理工作效率

伴随时代不断的进步，科技不断得到提高，在全球信息经济下，对档案管理的要求也有一定相应的资源共享性和开放性。为了适应时代的发展，建立开放的档案管理系统越来越重要。

3.2 能够为管理决策提供可靠的信息

在实际的档案管理中，档案作为重要的资源，详细记录着一个企业的历史以及经营状况的过程和结果。在讨论目前企业单位的状况、决策的时候，还必须结合以前单位的相关政策，就能够避免决策过程中产生错误，从而形成新的决策。除此之外，对之前的决策进行分析，设计出对应方案，选择好的方案实施。对单位而言，决策对整个单位影响重大，尤其是在生产经营方面，能够为其提供重要的指导方针。因此科学合理的决策会帮助企业单位带来更大的利益，更推进企业走向稳定发展。信息化的档案管理改变了以传统的纸质化外，还节省了档案查阅的时间，减少了出错的现象，使找到资料的途径更加便捷，信息化的档案管理给决策建立了可靠的信息。

4、档案管理提升的相关措施

4.1 大力提升工作人员的信息素养

与传统档案管理工作不同，在大数据背景下的档案管理工作是高技术工作，档案管理工作人员应具备较强的专业素质，可熟练操作信息数据及保存计算机软件等相关技术方能完成工作。因而，单位要加强人才的培养，训练与教授档案管理人员专业技能，从而建立信息技术与业务技能均优秀的档案管理队伍。单位管理人员还要考虑人力资源成本的相关问题。如果单位档案管理人员信息技术能力不强，单位可以通过加强档案管理部门和单位信息部门之间的交流来弥补档案管理人员信息技术能力的不足。

4.2 重视单位档案管理基础业务

由于某些因素的影响，导致事业单位档案相关的基础业务不可以正常开展，从而使事业单位档案产生管理水平不一致的现象，其中包括事业单位领导对档案管理工作不够重视、档案管理人员素质低以及事业单位经济效益低各方面因素。当前，一些单位采用封闭式档案管理模式，在管理中未接收政府行政部门的指导，更别说同行业之间的相互交流。单位的目的局限于保全档案，以不丢失档案为原则，而事业单位中档案管理制度中又存在较大的漏洞，使事业单位档案基础业务质量不能得到保证。所以，在大数据时代背景下，应重视单位档案管理基础业务。

4.3 将企业档案信息化建设纳入到企业信息化建设之中。

在单位的企业信息化档案建立中，必须确定每一个信息的建立都不是任何一个部门可以独立进行的，要想建设好一个企业的档案信息化，要由单位管理人员协调各部门工作，同时也需要单位其余部门彼此之间相互配合。所以，单位管理人员建设范围当中，需要将企业的档案信息化有效加入到企业单位的信息化建O中去，并需成为总体规划的一部分。在单位的企业管理中，最大化发挥档案信息资源作用，加速企业的产品研发，提高生产经营等发展，为单位创造更多的利益，使档案信息化建设得到单位的支持和重视。使档案信息化的建设合理地纳入企业的信息化建设中。

5、结束语

综上所述，在大数据背景的发展下，档案管理也出现了许多机遇和挑战，怎样有效合理的解决档案管理中存在的问题，大数据给单位带来的相关问题，已经成为目前社会一个较为关注的话题，需要大家不断地进行技术扩展和开拓。随着大数据背景下技术的不断完善和发展，档案管理的工作也在不断的得到提高，可以预测不久的未来，档案管理在大数据背景的发展下会取得更大的突破。

参考文献

[1] 荆巍.大数据时代背景下档案管理探讨[J].中国校外教育.2015（27）：45-46.

[2] 于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究[J].兰台世界.2014（S5）：79-80.