院校手机图书馆建设项目管理探析

1手机图书馆建设引入项目管理的意义

项目管理理论以其管理方法的先进性与实用性已经在诸多大型、特大型项目上获得了成功，在手机图书馆建设项目中引入项目管理具有重大的意义：第一，缩短了项目建设时间，节约了资金，控制了项目的质量，降低了整个手机图书馆建设项目的风险。第二，在手机图书建设项目中引用项目管理，可以对项目组的各成员进行详尽的任务指派、分解以及责任明晰，有助于任务的落实，使得手机图书馆系统可以快速为读者服务。第三，项目团队按照项目管理方法进行组织构架构制，有利于组织之间的紧密联系以及方便的管理，使得任务从下达到实施在最短时间内完成，提高了手机图书馆建设项目的整体效率。第四，参与项目组的成员不仅是团队成员，更是图书馆的工作人员，通过一个整体项目的协作，不仅得到了锻炼，提高了素质，更有效地培养了大家的团队意识。第五，引进项目管理，使得项目经费的使用效率提高，节约了资金。第六，能够有效地整合图书馆资源，通过项目组可以使不同的业务部门成为项目组成员，互通有无，进行项目有效沟通，建立起符合本校特色的手机图书馆系统，实现读者服务的个性化、专业化、特色化。

2手机图书馆建设项目管理的特点

（1）项目的相对性。相对于高校图书馆而言，同一个项目有两个方面：图书馆自身人员构成图书馆业主的一个项目，而供货商或运营商成为另一个项目。

（2）项目的独特性。手机图书馆建设是具有独特性的，是高校前期的数字图书馆建设的延续与补充，因为读者资源各高校不尽相同，所以建立的系统都各自具有自身的特点，作为其中的手机图书馆建设也会因自身内部、外部条件，在时间和地点等方面区别于其他项目，项目过程也总是独一无二的。

（3）项目的临时性。在手机图书馆建设实施项目的全过程里，人数以及成员及其职责是不断变化的，参与的人员不一定限定于数字图书馆建设部门，有可能还会加入其他部门的成员，如采编、期刊、流通等部门人员，项目组织没有很严格的界定，当手机图书馆建设项目完成，其他部门的成员可能会回到其部门工作，手机图书馆建设项目团队解散。

（4）项目的目标性。手机图书馆建设项目必须有确定的目标，有明确的时间限定，什么时候开始项目建设，什么时候结束；达到何种服务要求，学生和教师在手机图书馆系统里可以得到什么样的服务，获取到什么样的信息以及知识。手机图书馆建设项目在一定的条件下（如现有的数字图书馆建设资源）完成项目建设，不要溢出现有的数字图书馆系统。

（5）项目的约束性。手机图书馆建设项目受到前期图书馆数字化建设的约束，前期图书馆在数字化建设过程中建立了哪些数字化信息模块等都是制约手机图书馆建设项目达到何种结果的约束条件。

（6）项目的一次性。手机图书馆建设项目是一次性完成的，绝不能推倒重来，否则不仅浪费了宝贵的资金，也造成了数字化图书馆资源的浪费。因此，对于手机图书馆项目运作而言，有较大的风险和不确定性。

（7）项目的系统性和整体性。手机图书馆建设项目是独立的，但是作为图书馆数字化系统中的一个重要组成部分，手机图书馆建设项目必须与图书馆数字化建设形成一个系统工程。手机图书馆建设项目中的所有活动都是一个整体，而这些活动彼此之间都是相互关联的，如果某些活动缺失则会影响甚至损害到手机建设项目的最终实现，而与其无关的活动是不需要的。

（8）项目的相对独立性。在数字化图书馆整体建设过程中，手机图书馆建设项目是相对独立的。因为各高校的学科建设以及学校特色的不同，针对于类似的项目只能是借鉴，没有完全可照搬与复制的可能性。

（9）项目的生命周期性。手机图书馆建设项目有项目周期，即计划、实施、结束，但手机图书馆建设项目与其他重复性工作又有一定的区别，即手机图书馆建设项目有明确的起点和终点。

（10）项目的多变性。外部条件及阶段结果的不确定性和多变，使项目具有多变性。

（11）项目的相对重要性。与图书馆业务不同，手机图书馆不是一般性工作，而是图书馆服务一个很重要的组成部分，项目需要学校领导以及图书馆领导的重视及重点保证。

3手机图书馆建设项目中的核心点管理

从项目管理学来说，项目范围、时间、成本和质量是项目管理的四大核心要素,它们形成了具体的项目目标；人力资源、沟通、风险和采购则是项目管理的辅助要素,项目目标是通过这些辅助要素来实现的。而在手机图书馆建设项目中的关键点为费用、质量以及风险控制，相对应于项目管理来说即是项目费用管理（ProjectCostManagement）、项目质量管理（ProjectQualityManagement）以及项目风险管理（ProjectRiskManagement）。

3.1项目费用管理

手机图书馆建设项目的费用管理主要是在学校批准预算的条件下，保证手机图书馆建设项目的保质保量按期完成，其中包含：费用估计、费用预算以及费用控制。在手机图书馆建设项目中，要改变传统的费用管理模式，从被动核算管理转变为主动的效益型经费管理，进行系统的经费运算与动静相结合的管理模式，把费用管理模式贯穿于整个手机图书馆建设项目之中。有效地与上级沟通使得相关领导认识到手机图书馆是当前技术发展趋势下数字图书建设中必不可少的一部分，从而获得资金以及其他方面的支持。

3.2项目质量管理

在手机图书建设过程中质量管理的好坏影响到最终结果的实现，利用质量控制来监督整个项目运作以及最终的实施结果，将最终结果与最初的制订计划标准进行比较，看是否形成差距，如果形成差距，则需要分析造成这种差距的主要原因在哪里，并加以修正。在手机图书馆建设项目中应采取的方法主要有如下几点：（1）质量的控制。质量控制由以下7点构成：选择手机建设项目中的核心技术点，即就是选用质量监控的对象；选择哪些资源进入手机图书馆，即需要检测的质量特性值；确定技术标准，采取什么样的技术手段，达到什么样的标准与特性；确定哪些技术标准适合本校的手机图书馆的测试手段；在试运行阶段进行系统测试，并记录测试数据以及结果；分析实际与前期制定标准之间存在差异的原因；采取什么样的技术手段对导致结果与初期不符的原因进行纠错。（2）质量控制技术的选用。利用各种方法对调查的质量进行控制，保证调查结果的可靠性。（3）合同管理。在与某些服务商签订合同过程中，需要对提品的质量作出规定，如提供时间、期限、技术服务内容、服务时长、响应时间、技术更新时间等，都要做详细规范的规定。（4）自建手机图书馆系统电子资源质量的管理。对自建数据库的一些录入规范、图文要求等也要进行确定，并进行实时控制。（5）人员质量的控制。对系统管理人员、操作人员需要进行专业的培训，确保人员具备相关的知识水平，对所服务的对象也要进行相关培训，如操作培训、使用技巧以及自身客户端故障判断等。（6）质量反馈。及时对手机图书使用用户满意度以及适用性等进行调查、走访，针对于系统运行质量问题，及时地改正与修复。

3.3项目风险管理

风险管理在项目管理中是综合性的管理工作，是针对各种不确定因素影响项目整体的管理方法。在手机图书馆建设项目中，一般会存在以下一些风险：（1）资金风险。高校项目的特点往往是先规划，申报资金，获取资金，项目实施。如果资金获取时间过长就会影响项目的实施。除此之外，在项目实施过程中，经常会出现追加资金的现象，如何合理地利用资金也是一个很重要的问题，处理不好就会导致项目资金风险。（2）质量风险。由于手机图书馆不仅仅依靠前期图书馆自己的数字资源建设，还要依靠ISP服务提供商在其网络实现手机图书馆的功能，因为无线网络的好坏、通信信号的好坏等，都决定着项目的质量（3）技术手段的风险。手机图书馆在我国还是一个新兴的系统，如果利用高校图书馆自身的电子资源来完成本校的手机图书馆建设，则要看本馆是否采用最先进的计算机技术和网络技术。技术手段的先进与否，将直接影响手机图书馆建设的质量。（4）安全风险。主要来源于网络与软件病毒风险。（5）知识产权风险。手机图书馆建设工程中随意下载转发文献，可能会导致知识产权问题。

作者：翟玲单位：西安科技大学图书馆