关于电子档案管理应用的思考

[摘 要] 随着电子计算机与网络技术的普及， 信息数字化、办公自动化的快速发展，利用传统的档案管理方式已经难以满足社会发展的需要。运用计算机技术，实现档案资料电子化，势在必行。但是，在档案电子化进程中还存在着许多问题阻碍了电子档案管理的发展，现就这些问题提出建议与探讨。

[关键词] 计算机网络； 电子档案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 22. 049

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）22- 0077- 01

1 电子档案管理工作面临的问题

1.1 电子档案带来的转变

电子档案的出现给档案管理工作带来了许多转变，主要体现在：档案载体的转变、档案分类的转变及档案接收和保管的转变。比如，随着办公自动化系统的广泛应用，文书档案的归档载体发生了变化，由原来单一的纸质载体改变为目前的纸质载体和电子载体并存。但目前办公自动化尚未完全普及，电子档案使用存在一定局限性。

1.2 电子档案标准化问题

标准化是对电子档案资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理使用和检索等方面做出一个统一的规范，是档案管理的工作基础和前提。在档案信息化的过程中，使用不同的管理软件归档，就容易造成现有已录档案数据库的结构不统一、数据不规范等各种问题，给资源共享造成很大问题。

1.3 电子档案原件的真实性问题

电子档案不再是直观的纸质档案， 它是在办公自动化系统中， 由电子形式生成、由实态变为虚态的一种新型档案。因而电子档案很容易被删改， 且修改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中， 拟稿者无法留下自己的笔迹， 单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发， 日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改， 也难以发现和确定。

1.4 电子档案的安全性问题

在计算机支持下的信息网络、信息高速公路、多媒体技术、传真技术、光盘技术等方面都面临着安全防护问题。因而电子档案管理在安全方面也存在着诸多问题，如在输入、存储、传输和提供利用过程中都存在信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。

1.5 电子档案的长期存取问题

电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的，当前， 电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。随着科学技术的进步， 电子计算机系统软硬件技术的不断升级， 数字压缩、解读等技术的不断更新换代， 电子档案在现在形成时所依赖的先进技术， 在未来可能往往是时过境迁， 而且电子档案材料的多样性、结构的复杂性， 储存方式的互换性， 容易造成信息缺损，这些都影响了电子档案的长期存取。

2 电子档案管理的对策和建议

2.1 电子档案和纸质档案两手抓

虽然随着办公自动化系统的广泛应用，电子档案显示了巨大的优势，但在实际工作中，仍然要重视纸质档案的及时归档。不论档案载体发生什么变化，纸质文件的集中归档保存不仅需要，而且显得更加重要。在今后相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件必须同时归档，同时立卷，不能因为立卷方式的改变而使归档文件有所遗漏，要对纸质归档文件进行必要的整理，以便与电子文件相互呼应，更好地保存和利用。

2.2 健全电子档案的管理制度

为确保电子档案信息的安全，必须建立一整套科学、合理、严密的保管、保密和利用制度，制定适用的电子档案备份方案和应急管理机制，从电子档案形成、处理、传输、收集、整理、归档，到电子档案的保管、提供利用的全过程中，每一个环节上堵塞各种安全漏洞。具体包括：制定档案网络系统和信息安全管理制度、电子档案应用系统的安全操作制度、数据备份制度、网络安全保密制度等等。

2.3 制定科学的电子档案工作标准和规范

随着电子文件的大量产生， 迫切需要建立一整套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式， 用标准和规范确定下来， 使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范的管理。

2.4 加强电子档案的保存与维护

电子档案的有效保存与维护是一项极其重要而复杂的工作。因而，在对电子档案的保存与维护过程中，应注意以下几个问题：① 要保证电子档案的原始性。对于一些较为特殊的电子档案，必须以原始形成的格式进行还原显示。② 要保证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质载体上，所以电子档案载体应直立排放，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强磁场和有害气体等，在条件允许下，配备防磁柜等专用设施。③ 要对电子档案定期进行有效的检测与维护。电子档案载体很容易受到保存环境的影响，因此对保存的电子信息要定期进行检测与拷贝，应每半年进行一次，并将定期检验结果填写在电子档案管理登记表中，电子档案封存载体不外借。对于电子档案的检测与维护必须严格管理，必须建立相应的维护管理日志，并做好维护记录。

2.5 加强电子档案的网络安全建设

网络系统会不断受到病毒感染，互联网上的非法访问也不计其数，所以建立安全的网络体系刻不容缓。我们可以从以下两个方面入手：① 限制入网访问防线。可以设置防火墙和访问者身份验证两个防线。② 控制网络权限。网络权限控制是针对网络非法操作提出的一种安全保护措施。

2.6 提高档案人员的综合能力与素质

电子档案的管理与纸质档案的管理存在着一定的区别，对档案人员的知识结构要求有很大不同，档案管理人员应具备的基本素质是档案知识素质、计算机能力素质、信息资源开发素质。电子档案的归档、立卷、整理均在计算机上操作，因此档案人员的计算机操作能力必须要加强，在实际工作中既要严谨又要细致，要善于统计，善于利用档案的有效资源，做好专题研究。这就需要档案人员能够立足岗位，不断更新已有的知识，努力提高自身素质，以适应档案工作发展的需求。