论新时期市政档案管理信息化探讨

摘要：随着科技的迅猛发展，市政档案管理信息化越来越普及，信息化为市政档案提供便利的同时，也存在着一些传统市政档案管理不存在的问题，本文就新时期市政档案管理信息化所遭遇的挑战，以及如何将信息化运用于市政档案管理，做了调查研究。

关键词：新时期；市政档案管理；信息化

中图分类号： TU99 文献标识码： A

引言

随着科学技术的不断发展，计算机被越来越广泛的应用到人们的工作生活中。传统的市政档案管理工作，工作内容繁琐，流程复杂，大大降低了其档案管理工作的效率与质量。对其信息化建设，不仅可以简化工作流程，减轻工作负担，同时也极大的提高了工作效率，因此，进行市政档案管理的信息化建设具有十分重要的意义。

一、档案管理信息化的含义

档案管理信息化是为加速实现档案管理现代化，把实体化的档案管理模式，通过现代化的手段，向数字化信息管理为重心的转变过程。在这样的转变过程中，要实现档案信息的现代化，要实现信息接收、传递、存储和利用一体化，要实现档案信息的共享，必须利用数据库技术，数据压缩技术、高速扫描技术，将纸质的文件、声像文件等系统组织具有有序结构的档案信息库，用以提高检索速度，提高工作效率。

二、档案管理信息化的内容

1、基础设施和信息资源建设。

基础设施建设是档案信息资源开发和技术应用的基础，建立完整的档案信息网络系统和数字化管理手段，是档案信息资源共享的基础条件。只有实现资源共享建立完善的档案信息网络，才能体现档案信息化管理的整体效益。这是一项长期的工作，以采集和接收档案数字化和电子文件为主要内容，建设档案目录中心数据库，各种档案数字化全文以及专门的数据库建设。指派专人管理、维护。

2、应用系统及标准化建设。

档案信息的开发与利用是档案信息的核心，包括电子文献收集、整理、利用、安全等方面，从形成到归档，从标准到描述，从存储到查询，从交换到网上传输，从制定标准到规范化管理，都集中体现了档案信息化建设到实施的过程，体现了档案管理信息化建设的效果。这些对档案管理信息化及网络安全运行都起到极大的作用。

3、合理配备人员，提高档案队伍素质。

从目前档案管理人员现状来看，年龄结构趋于老化状态，年轻的管理人员极少，大都是40岁以上人员。思想观念老化，接受新知识、新技术的能力较差，墨守成规。阻碍了档案管理信息化的推广使用。由于档案信息化，其设备和手段都迫使档案管理人员要懂得档案管理专业知识的人才，还需要计算机专业的人才，更需要既懂档案又懂计算机技术的复合型人才。因此，档案部门必须加大人才培养力度，提高档案人员的素质。

三、市政档案信息化现状

1、计算机软硬件配置情况

近年来，绝大部分设计单位已经“甩掉图板”，采用计算机软件进行设计与绘图，绝大部分施工单位和监理单位已使用资料管理软件，利用计算机填写各种施工管理表格。信息化的发展大大方便了设计、施工、监理等单位，但在向市政档案馆移交档案时，这些单位却一点也没有感到方便，甚至更加麻烦，因为尽管他们形成的文件资料是电子形式，但向市政档案馆移交时，必须以纸质形式提交，而且要求双套制――纸质档案、电子档案各提交一套，这样，工程档案形成单位不仅没有减轻负担，反而增加了负担。

2、信息资源建设薄弱

（1）纸质档案数字化情况

有相当一批市政档案馆开展了纸质档案数字化工作，天津、上海、杭州、武汉等市市政档案馆的档案信息数字化工作已达到相当规模。目前各地纸质档案数字化基本上有两种做法，一是全部馆藏档案数字化，典型代表是武汉市市政档案馆，该馆是全部馆藏档案数字化的第一家；二是仅对馆藏重要档案、利用率高的档案进行数字化，大部分市政档案馆采用的是此种做法。从实际效果看，全部馆藏档案数字化资金投入大，但相当一部分档案数字化后没有实际用途。

（2）市政档案信息数据库建设情况

从市政档案专题数据库建设情况看，绝大多数市政档案馆基本上只建立了竣工工程档案数据库，其他各类数据库，如：市政工程档案信息数据库、地下综合管线信息数据库、城市基础地理信息数据库、建设工程规划审批档案数据库、建设用地规划审批档案数据库、城市规划成果数据库等，只有很少的市政档案馆开展了这些建设。

3、信息资源开发利用不力

信息化对档案信息资源开发利用的作用，目前主要表现在通过档案目录数据库实现了快捷方便的计算机检索，提高了查阅效率，但从全文检索、图文声像一体化检索等方面还远远不够，查全率、查准率还有待提高。在利用网站开展档案信息服务方面，各地基本上尚未开展网上查询和利用服务，就连档案目录都没有上网，更不用说具有专业特色的市政档案原文信息了。至于利用信息化手段对市政档案资源进行深度开发方面更是路途遥远。

4、人才缺乏

信息化建设需要大量既懂得计算机技术、又掌握档案管理知识的复合型人才，但这样的复合型人员在市政档案行业非常稀缺。一方面市政档案馆福利待遇不高，难以招来这样的高素质人才，另一方面，即使招来了，受到传统用人观念的局限，人才竞争难以开展，优秀人才难以走上管理与领导岗位。由于既不能给予福利待遇，又不能给予政治前途，优秀人才最终还是难以留住。

四、档案信息化建设措施

1、建立档案利用制度，整合各类档案资源

首先要求我们要不断完善档案应用制度，即在档案的使用上，建立一套严格的审批制度，有关工作人员在进行档案查阅时，要汇报，要得到审批才能查阅档案。同时，在档案的搜集与管理工作上，我们要大量采用现代化技术开展工作。其次，电子档案信息要及时得到更新，来满足广大档案使用者查阅的需求。虽说电子档案具有传统纸质档案所无可比拟的优势，但这并不意味着传统纸质档案就真的没有了用武之地，因此，在对电子档案进行管理时，应对各类档案资源进行整合，充分发挥各类档案资源的优势，以此来提高电子档案的质量。

2、档案工作人员参与自动化软件的开发

只有亲自的积极参与，才能了解全过程和档案专业管理的全部内容，并及时征求各部门的意见，在研究基础上形成各种文件管理软件的功能，并及时与开发部门和软件设计师沟通，选择最合理的设计，旨在满足单位管理需要，真正的实现档案管理自动化和信息管理的实际需求的完美契合。

3、提高现代化管理手段，管理方式从传统的管理转向现代化管理

要应用现代化管理手段来开展档案管理工作，要求档案有关工作人员采用先进的技术手段来组织信息、提供信息。随着我国经济社会的快速发展，信息技术已经融入到生产生活的方方面面，网络已经成为人们生活、工作、学习所离不开的重要资源。所以，我们档案工作的管理、建设必须立足于信息网络环境下，实现信息化、数字化的管理，并逐步将其规范化、通用化，发挥出档案资源的最大效益。

4、加强工作人员管理，提高档案保护意识

虽说电子档案信息化有利于满足档案使用者的多样化需求，但电子档案的有效运行却要依靠多项技术，这就使得档案管理工作在无形中变得复杂，档案管理工作人员也面临着挑战。因此，对于档案管理工作者而言，应努力学习，不断提高自身档案管理业务素质。在档案管理信息化背景下，档案管理工作人员不仅要从思想上认识到档案管理工作的重要性，还应对档案管理信息化所涉及的各项技术有所涉猎，不仅要满足档案使用者对于档案资源的使用，还要使得档案资源得到有效的保护。

结束语

综上所述，在现代档案管理工作的发展中，我们必须要正确认识档案管理信息化的积极含义与作用，了解实现档案管理信息化的条件与其需要做到的主要内容，并认清其局限，加强档案管理改革，促进新时期档案管理信息化的快速发展。

参考文献

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