半小时轻松走进Word 2007新天地(下)

办公篇―Word 2007

办公007课堂之 Word 2007篇

Word新版本中的另一个重大更改是采用了一种改进的文件格式。新文件格式有助于减小文件大小和提高文件安全性，此外还有其他优点。在本课中，你还会了解到打开未采用新格式的文件时会发生什么情况。

一、采用新格式的充分理由

新的Word文档文件格式基于新的Office Open XML Formats，其中XML是可扩展标记语言的缩写。不过不必担心，你无需了解XML，它完全隐藏在后台。你只需记住基于XML的新格式具有下列特点：

1. 通过分隔包含脚本或宏的文件，更便于识别和阻止不需要的代码或宏，从而有助于提高文档的安全性。

2. 有助于减小文档文件的大小。

3. 有助于保护文档免遭损坏。

二、新格式带来更多新功能

通过新文件格式，你还能够使用仅在Word 2007中提供的功能。新的SmartArt图形就是此类功能的一个示例。

此处的插图显示了如何在Word中开始使用这样的图形。请注意，有许多SmartArt图形设计可供选择。

这里列举的只是一个例子，其实新文件格式还支持其他许多新功能，如数学公式、主题和内容控件。

三、是否采用新格式一存便知

如果在Word 2007中创建新文档，然后保存该文档，它将自动为你选择新文件格式。

通过认真查看“另存为”对话框，你可以确认所采用的文件格式。请注意，“保存类型”框显示“Word 文档”，这表示采用的是新文件格式。

四、四种文件格式更安全可靠

对于新Word文件格式，你可能看到的唯一外在差异在于你是否使用宏或代码。在以前的Word版本中，只有两种Word文件类型：文档和模板（.doc和.dot）。Word 2007提供四种文件类型：.docx、.dotx、.docm和.dotm（“x”表示XML，“m”表示宏）。

基本文档和模板（.docx和.dotx）不再包含宏或代码，这就是它们在日常使用中更加安全的原因――在文档中无法嵌入隐藏代码。但是，由于有时宏很有用，所以提供了另外两个文件类型来支持包含代码的文档和模板：.docm和.dotm。

五、兼容模式开启早期文档

你可能很想知道，如果用新版本的Word打开旧文档，会发生什么情况？对于这个问题，你可以一试便知。

对于在任何Word早期版本（从1.0到2003）中创建的文件，Word 2007都能够以兼容模式打开它们。此时，文档顶部文件名的旁边将出现“(兼容模式)”字样。

六、兼容模式使用需要留意

兼容模式的意义是什么？简而言之，Word告诉你文档使用的是旧文件格式。由于该文件格式不支持新版本Word中的某些新功能，这些功能会被关闭或修改，以便接近于Word的早期版本。

在此处显示的示例中，用新版本Word打开了旧版Word 2003文档。请注意，标题栏包括“Compatibility Mode（兼容模式）”。你可以看到，根本不显示“选择SmartArt图形”对话框，而是显示“图示库”。实际上，此“图示库”与Word 2003中的一样，所包含的各种功能也相同。

如果你知道自己的文档将与许多使用Word早期版本的人共享，最好保持兼容模式。这样，你和对方才会看到相同的内容，并且知道他们在其Word版本中可以执行哪些操作，不可以执行哪些操作。

七、转换旧文件其实很方便

既然新文件格式有许多优点，那你一定会想：可以将旧文档转换为新文件格式吗？当然可以。在Word 2007中打开文档后，只需单击“Office按钮”，然后单击菜单上的“转换”命令，即可进行转换。

这种转换使你可以尽享新格式的优点，例如有助于减小文件大小、提高安全性等，还可以为你提供完整的新功能。例如，你可以使用在“选择SmartArt图形”框中看到所有的选项，而不是其中的一部分。

如果将Windows配置为显示文件扩展名，你会看到，文件名将从My Document更改为My Document.docx。其中的“x”表示XML。

八、用转换器实现文档共享

如果你将与许多人共享文档，则需要知道几种方法。让我们了解一下使用Word新版本时可能发生的几种情况。

假设你采用的是新文件格式，你的朋友张三使用Office 2000中的Word早期版本。你要通过电子邮件向他发送最新的文档。他可以打开该文档吗？

答案是：可以。当张三单击该文档时，如果他的Office 2000安装更新了最新的修补程序和Service Pack，系统将询问他是否要下载转换器来打开你的文档。

张三打开的文档与你创建的文档看起来也许并不完全相同，因为Word新版本中的许多功能在他的版本中不存在。不过，他仍可以打开该文档，对文档进行处理并发回给你。

转换器仅适用于Office 2000 SP3、Office XP SP3和Office 2003 SP1。它仅在以下操作系统上运行：Windows 2000 SP4、Windows XP SP1和Windows Server 2003。

九、存为旧格式使用更保险

如果你担心张三没有完全更新他的Office 2000安装，就需要在发送文档之前将其保存为旧文件格式。操作步骤如下：

1. 单击“Office按钮”，指向该菜单上的“另存为”命令末尾的箭头。

2. 在选项列表上单击“Word 97-2003文档”。

你可能会收到一个警告，指出以旧文件格式保存文档会导致丢失或修改某些功能。例如，如果文档包含新图表，Word将通知你该图表将被合并到一个不可编辑的对象。这样你至少可以看到该图表，但不能对该图表进行编辑，因为你现用的Word版本不支持此新功能。