物联网技术对档案库房管理的影响分析

[摘 要]物联网技术的普及对档案管理领域影响深远，不仅促进了档案库房管理水平的提高，还推动了档案管理事业的发展与进步。本文从物联网技术自身的特点出发，分析了物联网技术对档案库房管理的影响，旨在加强档案管理人员对物联网技术的了解，扩大物联网技术的渗透范围，促进档案管理工作效率及质量的提高。

[关键词]物联网；档案库房；档案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.135

[中图分类号]TP391.44；TN929.5；G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）06-0-01

所谓的物联网是指将射频识别（RFID）装置、红外感应器、全球定位系统以及激光扫描器等各种信息传感设备与互联网结合起来而形成的一个巨大网络，其能对被监测物品进行智能化的识别、定位、跟踪、监控和管理。物联网可以称之为互联网基础上的业务与应用，它作为新一代信息技术的高度集成与综合运用，影响着档案管理事业的进步与发展，推动了档案库房管理工作的开展。

1 物联网技术的特点

1.1 互通性

物联网的互通性主要包括在任意时间上的互通、任意地点上的互通以及任意物体上的互通这3个方面，即物联网的使用不受时间、空间、物体的限制。它在档案管理领域中的使用能够帮助受众从海量的信息中快捷检索出所需要的信息，让世界的万事万物都处在一种互联共享的状态。

1.2 智能性

物联网是通过云计算、模糊识别等各种智能化计算技术的运用，来实现对海量数据的智能化处理的工具，其能有效获取物体的物理化学性质、温湿度、体积、质量、密度等信息，从而实现物质世界的数字化与网络化。因此，物联网具备全面感知的能力，通过智能化的感知性，实现了人与物体、物体与物体之间的信息交流，实现了信息技术的完善。

1.3 可靠性

物联网由于具备互通性与智能性的特点，让其能够对物体进行实时跟踪与监控，这就使物体的安全性及可靠性得到了保障，与档案库房管理的要求相一致。并且，物联网的使用让人与物体之间的信息交流成为了可能，这极大地方便了管理者对物体状态及所处位置的实时监控与了解，就算物体所处的状态发生了改变，那么物联网也能对物体进行实时跟踪监控，并将监控的相关信息及时准确地传递给管理者，这有效地保障了物体的安全。

2 物联网技术对档案库房管理的影响

2.1 物联网推动了档案库房管理技术的升级

在档案管理领域尚未普及物联网技术时，常规计算机和局域网技术的使用推动着档案库房管理工作的开展。但在物联网技术应用之后，档案库房管理工作的开展不仅有常规计算机和局域网技术的支持，还有RFID传感技术和Zigbee协议技术的辅助。其中，RFID技术是一种通过无线电信号来实现阅读器和标签之间进行非接触双向数据传输的技术，其能有效达到目标识别和数据交换的目的，为管理者获取档案信息提供了方便。Zigbee作为一种无线网络协议技术，其具有低功耗、低成本、支持大量节点等优势。除此之外，Zigbee协议技术的使用能够将无线传感器网络与RFID技术科学地结合起来，在有效解决了RFID技术通信距离存在局限性问题的同时，促进了RFID技术应用范围的扩大。

2.2 物联网促进了档案库房管理平台的优化

物联网技术的发展影响着档案管理平台的深度与广度，让档案管理平台不仅能够在档案机构的内部开展工作，还能借助于互联网或其他通信网络技术的使用，为远程管理者、档案资料的使用者提供更为便捷、高效的服务。在档案管理平台的构建中，档案管理系统和RFID数据管理系统是其重要的组成部分。其中，档案管理系统运用在库房的日常管理工作中，对档案资料的借查询、库房的消防监控以及库房的温湿度监控等方面进行管理。RFID数据管理系统的使用为档案管理系统的开展提供了数据上的支持，这不仅有利于档案的精确存储以及借阅人员权限设置等数据的存储，方便了档案管理人员工作的开展，还有利于档案实体与档案管理系统之间实现物联，为管理人员对档案信息做到全面、双向、实时的管理提供了极大的便利。

2.3 物联网促进了档案管理可实现功能的突破

储位管理功能。储位管理功能的存在主要借助于RFID数据管理系统，其能够自动识别即将入库的档案信息资料，并通过标签的存在将档案信息资料与库藏资料之间进行一定的数据联系，根据已有的档案资料的类型，来为管理者提供即将入库的档案资料的排架参考。当档案管理人员将档案资料存储入库后，下达入库储位的指令，RFID数据管理系统会将该位置存储在信息中。在之后的管理工作中，当工作人员根据存放记忆将档案资料放入正确的位置时，RFID数据管理系统就会有所感应，并将数据反馈给档案管理系统，在档案管理系统中显示“入库成功”的指令。但如果管理人员将档案资料存放错误，档案管理信息系统就会发出警报，令管理者意识到错误，及时更正存放位置。

3 远程功能

远程功能体现在档案库房管理工作中的方方面面，它的存在能够帮助档案管理人员随时随地通过各种终端设备的使用来对档案库房的存放状态进行掌控，并能在档案库房发生异常情况时，管理人员也能通过终端对其进行远程处理。对于档案利用者来说，远程功能的存在能让其通过多种渠道来获取权限范围之内的档案信息，方便了他们的查询与使用。

4 跟踪功能

跟踪功能的存在能够帮助档案管理人员对需要库藏的档案资料进行全面、科学、系统的统计，并让档案管理人员熟悉了解和掌握档案资料的总体数量、有效调查卷以及档案资料的利用率等方面，令管理人员及时发现管理工作中所存在的不足。

主要参考文献

[1]刘绯.物联网技术对档案管理的深远影响[J].山东档案，2013（4）.

[2]陈勇.物联网在档案管理中的应用研究[J].档案学研究，2015（5）.