DPWMS的开发与整合

摘要：本文主要探讨DPWMS图文数字化系统的开发与解决方案，如何整合并设计系统中各组块的功能、DPW工作流程及实现方法等。

关键词：Multimedia Database；Digitized Management；DPWMS

中图分类号：TP311.52 文献标识码：A

1 简述

1.1 DPWMS的技术优势

DPWMS图文数字化管理有以下优势：

（1）计算机技术及网络技术的发展使电子化办公成为趋势，图文数字化管理可加快与国际接轨的步伐，同时形成企事业单位的电子信息资源中心[1]。

（2）单位图文资料管理的水平及相关办公环节的效率将被提高。

（3）图文数字化系统必然会促使相关工作人员提高自身的素质，以适应更为高效的办公要求。

（4）高管理水平、高效率工作、高素质员工带来的直接结果就是提高了企业的核心竞争力。

1.2 图文数字化管理运用的相关技术

图文数字化系统采用了光盘存储技术、图像压缩技术、网络技术及数据库信息技术来建立高效的信息管理与服务网络。在系统将图文资料通过计算机存入光盘，并建成电子数据索引信息库和图像资料光盘后，即可通过计算机和通信网络向用户提供图文资料的网上检索、查询、阅读服务，及对图文资料原文的复制和转储服务。这样，在提高了图文资料管理现代化程度的同时，也提高了图文资料的利用率。

1.3 图文数字化系统的实现原理及作用

图文数字化系统的基本原理利用计算机对图文资料进行管理，主要包括：自动检索、自动编目、自动立卷等。图文数字化系统利用数据库对办公室的收发文件和图文资料进行一体化管理，实现从文件收发登记录入、标记索引，并通过立卷归档形成图文资料，自动形成各种编目，整个处理过程是自动进行的。

与手工管理图文资料相比较，图文数字化系统主要优点有：检索速度快，准确率高，检索方式灵活多样，能够满足各类用户对图文资料的利用要求。计算机自动检索要求图文资料数据规范化，对图文资料管理的基础要求高。计算机编目的速度快、项目全，所编制的检索工具可以按卡片式或书本式等多种形式打印输出，并且可以多次重复输出，字体与格式都可由用户自己选择，目录更加规范化、标准化。计算机立卷，大大提高了立卷速度，使卷内目录和案卷封面格式统一，也节省了大量人力。

图文数字化系统主要有以下功能：图文资料工作人员将图文资料信息以输入或扫描的方式录入计算机、自动检索、自动编目、自动统计、自动立卷、图文资料查借阅、图文资料保管、网络查询、光盘制作、数据转换、图文资料编研自动管理等。

2 图文的数字化管理

图文数字化系统所解决的核心需求是使人们可对各种类型的图文资料信息资料进行电子化、网络化的集中管理，并提供实时应用，具体包括：

（1）对大量的图文资料信息资料进行电子化、网络化集中、有序的管理，提高对图文资料信息资料的管理水平。

（2）使图文资料信息资料在局域网或互联网上按照一定的授权机制进行有序的，提高对图文资料信息资料的利用水平。

（3）对各种类型电子化资料的流转过程进行实时监控，提高以文件为基础的办公工作效率。

根据图文数字化系统所解决的用户需求，其适用的用户类型包括以下两类：以纸质图文资料管理为主的、并对办公自动化处理有迫切需求的单位。如政府部门、事业单位；有大量文件、工程图纸、科技资料需要进行集中管理和在网络上进行的客户。如企业、工厂、工程设计院以及企业内部的工程设计部门等。

3 DPWMS的组成

3.1 硬件组成

数据维护系统主要负责图文资料信息的录入、图文资料原件的扫描输入、日常的图文资料管理和图文资料查询、打印；网络的日常维护、数据库的维护及备份等。

需配置的硬件有：

1.输入设备

（1）根据图文资料情况，可配置一台大幅面扫描仪，用于大幅面图纸的扫描输入。

（2）高速扫描仪一台，用于文件、图文资料的扫描录入。

2.输出设备

（1）可配置喷墨绘图仪一台，用于大幅面图纸的打印输出。

（2）配置打印机一台，用于图文资料目录的打印输出。

3.存储设备

（1）配置光盘刻录机一台，用于将永久性图文资料刻录到只读光盘上。

（2）光盘库是大容量、安全性高的存储设备，可以解决大量数据量的存储问题。

4.配置网络服务器和计算机

（1）服务器用于提供整个网络的服务及管理，并与存储设备相连，并配备高速网卡。

（2）图文资料管理用计算机一台或多台，用于日常的图文资料管理工作，如图文资料数据库的建立、用户管理和日常的图文资料管理工作，所操作的数据全部存储于服务器或与其相连的存储设备上，并可直接连接扫描仪，用于图档、文档的扫描录入。

3.2 软件组成

3.2.1管理端

利用客户/服务器（Client/Server）模式制作管理端系统，它主要负责图文资料信息的录入、图文资料原件的扫描输入、日常的图文资料管理和图文资料查询、打印；网络的日常维护、数据库的维护及备份。

3.2.2查询端

利用浏览器/服务器（Browser/Server）模式制作WEB查询系统，可不受地区和时间的限制，直接通过IE浏览器访问系统，进行各种图文资料的网上查询及利用[2]。

4 系统功能整合

4.1 图文资料的归档

归档过程是图文资料与文件的接口，是实现文件与图文资料一体化管理的主要环节。利用此模块可将用户录入的文件信息按照用户自行定义的立卷规则，自动形成案卷信息，同时自动生成档号、案卷号及卷内顺序号等相关案卷信息。

本模块包含归档及编卷功能，既可按传统的方式组卷，也按改革后的简化方式立卷，除可对收、发文进行立卷外，还可对用户自定义的文件库或科技图文资料库进行组卷。在立卷的过程中提供与用户的互动，大大提高了用户的工作效率，使用户摆脱手工劳动的繁琐。

在立卷过程中，用户可以按问题、机构、保管期限等进行归类生成临时库，并可进行手工的调整，未归档的文件、资料通过编目后由临时库转入正式的图文资料库，供检索、编研等利用。

对文件库的记录按照事先设置好的立卷规则、文件库与图文资料库的字段对应关系，将文件库中的数据转入到图文资料库，并自动形成相关的信息，如案卷号、卷内顺序号及其归档号等。

进行立卷之前，先将相应年度的图文资料库建好，立卷时由用户指定目标图文资料库。

4.2 资料管理

在本模块中，用户可进行图文资料库模板的定义、图文资料条目的著录、输出相关的报表、图文资料案卷或卷内信息的统计及图文资料编研工作等。

4.2.1定义图文资料模板

本模板主要实现定义图文资料模板的树形结构、定义及维护所有图文资料库著录项（增加或是删除字段）以及其它相关功能，是图文资料管理的核心功能及基础。用户可根据本单位图文资料管理的实际情况进行图文资料类型、各图文资料类型的著录项、录入界面、录入字段、相关需要输出的报表、著录项显示排序规则等的定义工作。

4.2.2图文资料库管理

在此模块中，可根据建立的图文资料树形结构及图文资料库模板，建立年度图文资料库或删除已有的图文资料库。

4.2.3图文资料著录

对各种类型图文资料的信息进行录入登记，并可同时进行所对应的原文的扫描录入，此处的工作将为日后进行图文资料的信息统计、检索及相关报表的输出打下基础。

4.2.4批量上传扫描文件

扫描文件上传到服务器上进行WEB有两种方式：一种是在图文资料条目信息录入的同时，进行相关文件的扫描，并将扫描完的文件直接上传到FTP服务器[3]；另一种是将条目信息的录入工作与原文的扫描工作分开进行，当条信息录入完成且原文信息扫描完成后，可通过此功能批量选择本地硬盘需要上传的电子文件上传到FTP服务器中。

4.2.5字段代码维护

用户在进行数据录入时，会发现有些著录项的内容输入重复性较高，如密级、保管期限、责任者等，系统可对此类著录项的输入内容进行定义，使其在录入时显示为下接菜单供用户选择，提高录入速度。

4.2.6定义图文资料查、借阅模板

本功能类似于定义图文资料模板，即用户可以自定义查阅库及借阅库的库结构，并且可以由用户建立年度查阅库及年度借阅库，即查、借阅的数据按照年度分开。

4.2.7查、借阅登记

图文资料的价值在于利用，图文资料人员不仅要管好图文资料，更要用好图文资料，为领导决策提供及时准确的依据，最大限度地发挥好图文资料的作用，只有这样，图文资料工作才人受到足够的重视和支持。

本系统将图文资料的借阅功能形成一个独立的功能模块，这就为图文资料利用提供了更为灵活高效的途径，利用者向图文资料员借阅纸质文件，在提高效率的同时也减轻了图文资料人员的负担。

系统可对检索的数据定位后（当然也可以不通过检索直接定位），可对其进行借阅登记。系统可对借阅时间进行监控，当图文资料借阅出去，借阅人未按时送回，这时系统会自动弹出提示，并可打印出催还单，还可适时监控当前借阅人数及超期人数。

系统可对查阅图文资料的人员进行相关登记，系统可以自动对图文资料的查阅情况进行统计，并可形成图文资料利用情况统计表。

4.2.8查借阅管理

用于管理图文资料查、借阅记录，对超期的借阅记录进行催还管理，对借阅记录进行归还管理；并且可以将网上预约的图文资料查、借阅申请数据转入图文资料的查、借阅库，用户通过拖动操作即可将网上预约数据转入图文资料查借阅库。

4.2.9跨库检索

用户利用此功能，可对多个库进行一次性的检索查询，大大提高了检索的效率及速度，对于检索出的记录，可以查看其所关联的扫描文件，对检索出的图文资料记录，系统可进行查、借阅登记。检索出的记录可以转出成Excel文件。

4.2.10跨类检索

如果当用户不知道要检索的图文资料数据是哪一年度的图文资料，甚至不知道属于哪一种图文资料类型的图文资料数据，用户可以通过跨类检索实现。用户可以在多个全宗之间、多个图文资料类型之间、或者多个图文资料库之间选择多个节点。然后输入要检索的关键字，即可检索了所需要的图文资料数据。此功能涵盖了跨库检索功能，检索的范围比跨库检索还要大。

5 结语

本系统提供完善的年报录入、管理等功能，所形成的年报报表完全符合国家标准，并可形成上报文件上报给上级主管单位或上交当地图文资料馆，同地可接受下级单位上报来的数据，并可对报上来的数据进行数据汇总。系统还能自动对录入系统的图文资料库内的各种数据进行统计，并可根据用户定制的统计方案形成各种统计图表，如打印直方图、饼图、柱状图等，可以完全替代以往由图文资料人员手工进行的统计工作。

参考文献

[1]邵洋，谷宇，何旭洪. Visual FoxPro数据库系统开发实例导航（第二版）[M].北京：人民邮电出版社，2003.[2]刘韬，骆娟.DBS开发指南[M].北京：人民邮电出版社，2004.

[3]宣小平，但正刚，张文毅.Database System开发实例教程[M].北京：人民邮电出版社，2002.